Asukastyytyväisyyden kannalta taloyhtiön viestinnän onnistuminen on ratkaisevaa. Kun aikaisemmin satunnaiset postiluukusta toimitetut tiedotteet saattoivat riittää, kaipaa paljon liikkuva nykyasukas mahdollisuutta päästä tarvittaviin tietoihin käsiksi myös kesämökiltä tai vaikka autosta käsin. Lue alta neljä hyvää syytä miksi isännöitsijän ja taloyhtiön tulisi panostaa sähköiseen asukasviestintään.
1. Kasvata luottamusta läpinäkyvyydellä
Taloyhtiön hallinnon tulisi olla läpinäkyvää. Kun osakkailla on pääsy sähköiseen järjestelmään, jonne kaikki kokouspöytäkirjat ja muut tarvittavat asiakirjat on koottu esille, parantaa se osakkaiden luottamusta omaan isännöitsijään ja taloyhtiön toimintaan sekä tekee isännöinnin ylipäätään näkyvämmäksi osakkaille. Läpinäkyvyys parantaa sekä asukastyytyväisyyttä että asukkaiden osallistumisastetta yhteiseen päätöksentekoon.
2. Säästä kaikkien aikaa ja resursseja
Erilaisten asukastiedotteiden, yhtiökokouskutsujen ja vastikemaksujen postitus vie isännöintitoimiston henkilökunnan aikaa ja kokouksiin matkustaminen osakkaiden aikaa. Molempiin on olemassa sähköinen vaihtoehto, joka säästää niin aikaa kuin kulujakin. Kun taloyhtiön asiakirjat, ilmoitukset ja muu viestintä on koottu yhteen palveluun, säästyy valtavasti aikaa myös silloin, kun on tarve palata ajassa taaksepäin tarkistamaan mitä on yhdessä sovittu.
Etäkokouksissa ääniluettelon koostaminen ja äänestäminen onnistuvat vaivattomasti Domus Portaalin kokoustoiminnoilla. Kokousten jälkeen kokouspöytäkirja on helppo lisätä palveluun luettavaksi ja lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi.
Palvelusta hyötyminen ei edellytä kaikkien osakkaiden aktiivista palvelun käyttöä, sillä kokouskutsut ja muut tärkeät tiedotteet voidaan lähettää osakkaille sähköpostiin tai kirjeitse.
3. Tuo palvelusi tähän päivään
Yhä useammat palvelut ovat saatavilla sähköisesti 24/7 paikasta riippumatta. Vaatimus, että rutiiniasiointi pitäisi hoitaa puhelimitse arkena toimistoaikojen puitteissa, koetaan vanhanaikaisena ja kankeana. 2020-luvun kuluttaja odottaa palveluilta joustavuutta ja se heijastuu myös asumisen palveluihin.
Huoneistotieto.fissä osakas voi hoitaa huoneistoonsa liittyviä asioita silloin, kun hänelle parhaiten sopii. Esimerkiksi muutto- tai remontti-ilmoituksen teko sekä vastikemaksujen tarkistus onnistuu kellonaikaan katsomatta kotisohvalta.
4. Pysy ajan tasalla asukkaiden tilanteesta
Asukkaiden muutto- tai vikailmoitusten teko paperilla tai puhelimitse aiheuttaa helposti viiveitä kiireisen arjen keskellä. Kun asukas voi tehdä saman ilmoituksen palvelun kautta parissa minuutissa, saavuttaa tieto isännöitsijän ja huoltoyhtiön nopeammin. Isännöitsijä voi myös tehdä palvelun kautta lisätietopyyntöjä asiakkaalle ja pitää asiakkaan ajan tasalla ilmoituksen käsittelyn tilanteesta. Ilmoitusten tekeminen sähköisesti vähentää myös riskiä tietojen katoamisesta ja joutumisesta vääriin käsiin.
