Alta löydät vinkkimme siihen, mitä uutta isännöintijärjestelmää hankittaessa kannattaa huomioida.
Miksi nykyaikainen isännöintijärjestelmä?
Modernin isännöintijärjestelmän hankinta mahdollistaa isännöintiyritykselle monia asioita ja hyötyjä.
- Säästä aikaa: Helpota työtäsi automatisoimalla arjen rutiinit. Nykyaikainen isännöintijärjestelmä tarjoaa sinulle työkalut tehokkaaseen kiinteistönhallintaan.
- Paranna asiakastyytyväisyyttä: Nykypäivänä monet asiakkaat vaativat mobiilipalveluita. Nykyaikainen isännöintijärjestelmä mahdollistaa päivittäisten asumiseen liittyvien asioiden hoitamisen myös mobiilisti.
- Säästä kustannuksissa ja kasvata asiakasvolyymia: Nykyaikainen isännöintijärjestelmä tarjoaa sinulle työkalut tehokkaaseen kiinteistönhallintaan. Kun arjen aikaa vievät rutiinit voidaan automatisoida järjestelmän avulla, voit ottaa enemmän kohteita yrityksellesi hoidettavaksi.
Mitä asioita on otettava huomioon, kun harkitset isännöintijärjestelmän hankintaa tai vaihtamista?
1. Millaisiin haasteisiin uudella järjestelmällä haetaan ratkaisua?
Ennen uuden isännöintijärjestelmän hankintaa kannattaa järjestelmää hankkivan yrityksen pohtia sisäisesti, millaisiin haasteisiin uudella isännöintijärjestelmällä haetaan ratkaisua. Halutaanko vapauttaa aikaa, kasvattaa volyymia, parantaa asiakastyytyväisyyttä tai kenties vain säästää rahaa. Kun haasteet ovat tiedossa, on niihin vastaavan järjestelmän valitseminen paljon helpompaa.
Esimerkkejä mahdollisista haasteista:
- Haaste: Asukkaille viestimiseen kuluu paljon aikaa, sillä viestintäkanavina toimivat perinteiset paperiset tiedotteet, puhelin, staattinen verkkosivu tai sähköposti.
- Ratkaisu: Festum Softwaren Hausvise-isännöintijärjestelmä mahdollistaa tiedon jakamisen ja sähköisen asioinnin taloyhtiön ja isännöinnin välillä saumattomasti ja läpinäkyvästi. Hausvisen ansiosta hoidat asukasviestinnän vaivattomasti yhden palvelun kautta niin sähköisesti kuin paperisesti.
- Haaste: Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmät eivät kommunikoi keskenään, mikä vaikeuttaa ja hidastaa työntekoa.
- Ratkaisu: Hausvise on isännöinnin kokonaisjärjestelmä, jossa hoituvat helposti niin kiinteistönhallinnan kuin taloushallinnonkin toimet.
- Haaste: Jokaisen yhteistyökumppanin kanssa käytetään eri järjestelmää, eivätkä järjestelmät keskustele keskenään.
- Ratkaisu: Hausvisessa on avoimet rajapinnat, jotka mahdollistavat tiedon sulavan käsittelyn taloyhtiön ja isännöinnin yhteistyökumppaneiden (kuten esimerkiksi huoltoyhtiöiden) käyttämien järjestelmien ja Hausvisen välillä. Lisäksi Hausvisessa on myös mahdollisuus hyödyntää avointa yleistä dataa ja automaatiota.
2. Uuden järjestelmän kustannukset ja niiden määräytyminen
Kun vertailet eri järjestelmävaihtoehtojen kustannuksia, huomioi seuraavat asiat:
- Mistä kokonaishinta muodostuu: Mitkä ominaisuudet ja palvelut kuuluvat pyydettävään hintaan?
- Lisäpalvelut ja yllättävät kulut: Pitääkö joitakin tarvitsemiasi toiminnallisuuksia vielä ostaa erikseen?
- Mitkä kustannukset tulevat järjestelmän ulkopuolelta: Tällaisiä ovat esimerkiksi transaktiomaksut.
– Hausvisen kiinteä kuukausihinta sisältää kaikki järjestelmän ominaisuudet ja palvelut: toiminnanohjaus, viestintä, taloushallinto ja asukaspalvelut. Ei siis yllättäviä kuluja tai erikseen ostettavia moduuleja.
3. Käyttöönottoprojektin sujuvuus ja käyttökoulutus
Uuden isännöintijärjestelmän hankinnassa usein yhtenä kriittisimmistä hankintakriteereistä on uuden järjestelmän hinta ja käytön kustannukset.
Sisältääkö järjestelmän käyttöönottoprosessi koulutuksen ja onko prosessi sujuva ja suunnitelmallinen?
– Hausvise-järjestelmän käyttöönottoprosessiin sisältyvät aina käyttökoulutukset ja jokainen käyttöönotto suunnitellaan yrityskohtaisesti.
Auttaako järjestelmätoimittaja tietojen siirtämisessä vanhasta järjestelmästä uuteen?
– Tietojen siirto vanhasta järjestelmästä Hausviseen käydään aina tapauskohtaisesti läpi asiakkaan kanssa.
4. Miten järjestelmätoimittaja hoitaa asiat ja palvelee isännöintiyritystä
Onko uudelle järjestelmälle olemassa palvelevaa asiakastukea? Kuunnellaanko asiakkaan toiveita järjestelmän kehittämisessä?
– Festum Softwaren asiakastuki palvelee asiakasta kaikissa Hausviseen liittyvissä ongelmatilanteissa. Asiakkaan tarpeet otetaan Festumilla huomioon jokapäiväisessä toiminnassa aina kehitystyöstä lähtien.
5. Millainen järjestelmä on käyttää arjessa
Onko järjestelmää mahdollista käyttää eri päätelaitteilla?
– Hausvisea voi käyttää helposti eri päätelaitteilla (tietokone, tabletti, älypuhelin.)
Onko järjestelmä käyttäjälle visuaalisesti selkeä ja helposti hahmotettava?
– Hausvisessa eri laitteiden käyttöliittymien ulkoasuun ja käytettävyyteen on panostettu.
Onko järjestelmä nykyvaatimusten mukainen ja miten järjestelmätoimittaja on varautunut tulevaisuuden tuomiin muutoksiin?
– Järjestelmän jatkuva kehitystyö varmistaa sen, että Hausvise vastaa tehokkaasti tulevaisuuden tuomiin haasteisiin. Näin muutokset kuten ASREK (osakehuoneistorekisteri) eivät aiheuta käyttäjälle ylimääräistä päänvaivaa.
