Tietosuoja Isännöintimittarissa
Henkilötietojen huolellinen käsittely on meille Isännöintiliitossa tärkeää. Käsittelemme henkilötietoja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sekä huomioiden hyvät käytännöt tiedonhallinnassa sekä tietojen käsittelyssä. Meille on tärkeintä, ettei rekisteröityjen yksityisyys vaarannu.
Tässä selosteessa kerromme, kuinka käsittelemme henkilötietoja Isännöintimittari-palvelussa. Tarkemmissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Jenni Valkamaan, toimisto@isannointiliitto.fi.
Isännöintimittarin tarkoituksena on asukkaiden ja osakkaiden näkemysten ja tarpeiden sekä huoneistojen kunnon selvittäminen taloyhtiössä. Palvelun avulla isännöintiyritys saa kartoitettua arvokasta tietoa myös asiakaspalvelun tasosta sekä henkilöstön tyytyväisyydestä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on isännöintiyrityksen ja taloyhtiön välinen asiakassuhde (oikeutettu etu) tai vastaajan antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Kerättäviä henkilötietoja käytetään isännöintiyrityksen asiakassuhteen hoitoon, ylläpitoon ja kehittämiseen tai yrityksen henkilöstökokemuksen mittaamiseen ja kehittämiseen.
Isännöintimittari-palvelussa kerättävät henkilötiedot vaihtelevat riippuen kyselyn tarkoituksesta. Kaikissa kyselyissä ei välttämättä kerätä henkilötietoja. Henkilötietoa kerätään kyselyissä, joissa vastaaminen edellyttää huoneistokohtaisen tiedon antamista (esim. huoneiston kuntokyselyssä kysytään huoneistonumero ja yhteystiedot). Tämä henkilötieto on isännöintiyrityksessä yhdistettävissä isännöintiyrityksen muuhun henkilötietoon. Tästä syystä isännöintiyrityksellä tulee olla ajantasainen tietosuojaseloste.
Pääosin Isännöintipulssin vastauksista kertyy anonyymiä dataa, joka ei ole yhdistettävissä yksittäiseen vastaajaan.
Palveluun kertyvät henkilötiedot kerätään kyselyjen vastaajilta (joko sähköisellä vastauslomakkeella tai paperilomakkeilla). Kaiken henkilötietojen käsittelyn tulee tapahtua kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. Vastauslomakkeella (Huoneiston kuntokysely) vastaajille kerrotaan, että kerättävä yksilöivä tieto (huoneistotunniste) on yhdistettävissä isännöintiyrityksen muuhun henkilötietoon.
Kyselyssä kerättyjä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.
Kyselyyn vastaaminen tapahtuu salattua tietoliikenneyhteyttä pitkin. Kyselyn tiedot tallentuvat palvelun järjestelmätoimittajan palvelimelle, joka varmistaa tietojen käsittelyn tietoturvan. Kyselyaineistoon on pääsy vain niillä, joille on myönnetty siihen käyttöoikeus käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Isännöintipulssi toimii verkkoselaimessa, joka kerää tietoja esimerkiksi palvelun käyttötiedoista sekä ip-osoitteet. Lisäksi selain voi kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättyjä tietoja käyttäjistä. Edellä mainittuihin tietoihin ei ole pääsyä kuin palvelun järjestelmätoimittajalla (Surveypal Oy) ja verkko-operaattorilla.
Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä tietoja siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kyselytyökalun palveluntarjoaja saattaa poikkeustilanteissa (ohjelmistoon liittyvän ongelman selvittäminen) siirtää ja käsitellä tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisen tilanteen varalta palveluntarjoaja on huomioinut tarvittavat lisäturvatoimenpiteet.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.