Rekisteriseloste

Jäsen- ja asiakasrekisteri

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä

Isännöintiliiton Palvelu Oy (0782831-0)

Suomen Isännöintiliitto ry (1929895-1)

Yhteystiedot

Lapinlahdenkatu 1 C, 5. krs (PL 1370), 00100 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kati Vankka, toimisto@isannointiliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Jäsensuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä jäsenyhteydenpito; jäsenmarkkinointi
  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä rekisterinpitäjän tarjoamien palvelujen tuottaminen, kehittäminen, tarjoaminen ja ylläpitäminen
  • jäsentietojen rekisteröinti, jäsenien osoitteenmuutosten ja muiden jäsentietojen muutosten (esim. yhteyshenkilöiden muutokset) rekisteröinti
  • jäsenmaksujen laskutus, laskusuoritusten käsittely ja perintä
  • suoramarkkinointi ja tietojen luovutus suoramarkkinointitarkoituksiin
  • henkilötietolain 30 §:ssä tarkoitettujen suoramarkkinointikieltojen kirjaaminen ja toteuttaminen
  • luonnollisten henkilöiden automaattisilla järjestelmillä toteutettavaan suoramarkkinointiin antamien suostumusten käsittely
  • mielipide- ja markkinatutkimukset ja kyselyt
  • liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakas- ja jäsenpalvelun kehittäminen
  • Suomen Isännöintiliitto ry:n ja Isännöintiliiton Palvelu Oy:n tavaroiden ja palveluiden markkinointi.

Tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot voidaan tallentaa rekisterinpitäjän erilliseen suoramarkkinointirekisteriin, ellei asiakas ole sitä erikseen kieltänyt. Tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tiedot saattavat fyysisesti sijaita ulkopuolisten yhteistyökumppanien tai alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat Suomen Isännöintiliitto ry:n jäseniä tai Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsenyhdistysten jäseniä.

Jäseninä voivat olla sekä yhteisöt että yhteisöjen edustajina toimivat henkilöt (esimerkiksi asunto-osakeyhtiöiden isännöitsijöinä toimivat henkilöt).

Jäsenistä kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot (jäsentiedot):

Jäsennumero, jäsenyhdistyksen nimi, yhteisön nimi ja y-tunnus, yhteisön edustajan nimi, ammattinimike tai asema yhteisössä, koulutustiedot, yhteystiedot (postiosoite ja sähköpostiosoite tai muu sähköinen osoitetieto, puhelinnumero), laskutusyhteystiedot, yhteisön liikevaihtotiedot, suostumus sähköposti- tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinointikiellot, asiakaspalautetiedot (esim. tyytyväisyystiedot, mielipidekyselyt, kommentit rekisterinpitäjän tuotteista ja palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot); laskutustiedot, maksutapatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, reklamaatiotiedot, asiakkaan suostumuksella saatavat mahdolliset muut tiedot.

Edellisten lisäksi asiakkaista on rekisterissä:

Tunnistetun käyttäjän palvelun käyttötiedot (esim. viimeisen kirjautumisen aikaleima ja IP-osoite, kyselyiden ja kyselyelementtien määrä, käyttöön liittyviä tilastotietoja), evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättyjä tietoja käyttäjästä (esim. kielivalinta, mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle, ladatut sivut, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, ajankohta, IP-osoite).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan päivittää myös osoitepäivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmannelle osapuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, jos jäsen/asiakas ei ole sitä kieltänyt. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: Tilauslomakkeet ja muut mahdollisesti manuaalisesti käsiteltävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa, johon vain tietyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy. Kiinteistössä on kulunvalvonta.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot:

Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään tai rekisterin ylläpitotehtävissä. Kyseessä olevilla henkilöillä on käyttäjätunnukset ja salasanat. Työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot ovat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla ja muiden teknisten keinojen avulla.

Henkilöt, jotka käsittelevät tietoja, ovat henkilötietolain 33 §:n mukaan vaitiolovelvollisia.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisterinpitäjän jäsenrekisterissä olevat tiedot. Kun rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu kirjallinen tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen Isännöintiliitto, PL 1370, 00101 Helsinki tai käydä osoitteessa Lapinlahdenkatu 1 C, 5. kerros henkilökohtaisesti henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan.

Tarkastuspyynnössä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimensä, yhteisön nimi, osoite ja puhelinnumero.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää henkilötietolain 29 §:n mukaisesti virheen korjaamista koskevan pyynnön. Virheen oikaisemista koskeva pyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen Isännöintiliitto, Lapinlahdenkatu 1 C, 5. kerros (PL 1370), 00101 Helsinki tai käydä edellä mainitussa osoitteessa henkilökohtaisesti henkilöllisyyden todentava asiakirja mukanaan.

11. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 §:n mukainen oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröity voi käyttää kielto-oikeuttaan lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun kirjeen osoitteeseen, sähköpostia osoitteeseen toimisto @isannointiliitto.fi.

12. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.