Tiedot huoneistotietojärjestelmään

Sähköiseen huoneistietojärjestelmään siirtyminen on ponnistus, jota ei kannata jättää viime metreille. 

Isännöintiohjelmiston kautta osakeluetteloiden siirto käy kätevästi, mutta työlle täytyy silti varata tarpeeksi aikaa. 

Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirron takaraja on siirtynyt useaan otteeseen viime vuosina, mutta lisää aikaa ei enää anneta. Vuoden 2024 alusta alkaen osakeluettelon siirroista aletaan todennäköisesti perimään maksua. 

Vielä viime vuonna suurten tietomassojen siirtämisessä oli teknisiä haasteita, mutta tämänkin osalta valmiudet ovat jo hyvällä tasolla. Nyt onkin aika ryhtyä valmistelutyöhön ja aikatauluttaa projekti. Ennen kuin varsinaisiin siirtoihin päästään, isännöitsijän on huolehdittava perusasiat kuntoon aina hallituksen päätöksenteosta osakkaille suunnattuun viestintään.  

− Asia kannattaa ottaa keskusteluun taloyhtiöiden hallitusten kanssa välittömästi. Kun päätös siirrosta saadaan, myös muihin tarvittaviin alkuvalmisteluihin on varattava aikaa, Visma Real Estate Oy:n myyntipäällikkö Teija Lounasaho painottaa. 

Hän kehottaa tarkastamaan ajoissa, että taloyhtiön tiedot ovat kaupparekisterissä oikein. Lisäksi siirtojen tekemiseen osallistuvilla henkilöillä tulee olla valtuudet kunnossa.  

Hyvä isännöintijärjestelmä tehostaa työtä  

VINKIT SUJUVAAN SIIRTOON

  1. Laadi projektisuunnitelma.
  2. Hae taloyhtiön hallituksen päätös HTJ:hin siirtymisestä.
  3. Huolehdi valtuudet kuntoon Suomi.fi-palvelussa.
  4. Tarkasta taloyhtiön tietojen ajantasaisuus kaupparekisteristä.
  5. Tarkasta myös taloyhtiön tiedot osakerekisterissä.

Sähköiseen huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on odotettu uudistus kiinteistöalalla. Kun kaikki asunto-osakkeita koskeva informaatio omistus- ja panttaustietoineen keskitetään yhteen sähköiseen tietokantaan, paperiset osakekirjat jäävät historiaan. Tämä sujuvoittaa taloyhtiön johtamista, asuntokauppaa ja luotonantoa. Huoneistotietojärjestelmästä säädetään laissa, ja sen toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa Maanmittauslaitos. 

Jos isännöintijärjestelmän vaihtaminen tai sellaisen käyttöönotto on ollut mielessä, muutos kannattaa ajoittaa yhteen huoneistotietojärjestelmään siirtymisen kanssa. Nykyaikaiset järjestelmät vapauttavat isännöitsijän työaikaa monin tavoin. Ne vastaavat myös asukkaiden toiveisiin sähköisestä asioinnista. Isännöintijärjestelmässä, kuten Hausvisessa tai Tampuurissa, tiedon tarkastaminen ja siirtoprosessi sujuvat nopeasti ja vaivattomasti ilman aikaa vieviä manuaalivaiheita. 

− Isojen massojen siirtoa ei siltikään kannata hoitaa kertarysäyksenä, vaan työ on hyvä jakaa osiin. Näin laajassa kokonaisuudessa moni asia helposti unohtuu, jos kokonaisvaltaista suunnittelua ei tehdä. Ryhtymällä toimeen nyt vältät töiden ruuhkautumisen syksyllä. 

Teksti ja kuva Visma Real Estate


Artikkeli on julkaistu Isännöinti-lehden numerossa 2/2023.

Tämä artikkeli on osa Isännöintiliiton ja kotimaisten pihakivivalmistajien kaupallista yhteistyötä. Tiedustelut: henrika.palin@isannointiliitto.fi tai janne.tiitta@isannointiliitto.fi.