Kun isännöitsijä saa hoitoonsa juuri valmistuneen taloyhtiön, hoidettavien asioiden lista on pitkä. Rakentaja on tärkeä yhteistyökumppani.
On kaikkien etu, että uudiskohteen isännöitsijä valitaan hyvissä ajoin. Silloin hän ehtii perehtyä yhtiöön ja valmistella kaiken. Näin asuintalon arki alkaa helposti ja luontevasti, isännöintipäällikkö Tuomo Lainimo toteaa.
Lainimo työskentelee FinCap Kiinteistövarainhoidon Seinäjoen toimipisteessä. Yhtiö on erikoistunut uudiskohteiden ja suurten kerrostalojen isännöintiin.
Tavoite on, että uuteen kotiinsa muuttava tuntee olonsa heti tervetulleeksi. Oman asunnon kotikansiosta löytyy isännöintiyrityksen laatima perusteellinen infokirje. Mahdolliset eteisnäyttötaulut ja muut sähköiset kanavat täydentävät tiedotusta.
Sujuva startti vaatii laajat ennakkovalmistelut, joten isännöitsijä kannattaa poimia junaan ajoissa. Kolme kuukautta ennen luovutuspäivää on parempi kuin kuukautta ennen. Tällöin kaikki ehditään tehdä huolellisesti. Uudiskohteen etuna on, että siinä ei ole perinteiden painolastia. Toimintatavat voidaan optimoida juuri tälle yhtiölle.
Lue ensin yhtiöjärjestys
Uudiskohteen isännöitsijän kannattaa ensimmäiseksi tutustua yhtiöjärjestykseen. Se paljastaa yhtiön rakenteen ja omistukset.
Kohteeseen tutustutaan yhteistyössä rakentajan ja taloyhtiön hallituksen kanssa. Jälkimmäisen mielipiteitä kuunnellaan herkällä korvalla, sillä isännöitsijän päätehtävä on tukea hallitusta. Samalla tuodaan esille, että isännöitsijä ja yhtiö ovat samalla puolella.
Luovutuspäivän lähestyessä tarkistetaan kiinteistön turvallisuus. On tärkeää, että paloilmoitinjärjestelmät ja hätäkeskuksen linjayhteydet toimivat. Katsotaan, että turvallisuuteen liittyvät sopimukset ja taloyhtiön vakuutus ovat voimassa.
Postinjakelu, jätehuolto ja nettiyhteys täytyy aktivoida, vesimittarit lukea, taloautomaatio ja moninaiset sähköiset järjestelmät testata ja kytkeä. Yhtiölle avataan oma tili, joka liitetään isännöintijärjestelmään ja sen kirjanpitoon. Huollon pitää pyöriä alusta asti. Kun toimitaan ajoissa, huolto ja muut palvelut ehditään kilpailuttaa.
Lainimon mukaan uudiskohteiden hoito vaatii oman ammattitaitonsa. Hän suosittelee lämpimästi koulutuksia, joissa opetellaan uuden taloyhtiön isännöintiä. Myös ammattikirjallisuus auttaa. Uudiskohteen käynnistämistä käsittelevistä kirjoista löytyy kattava hoidettavien asioiden lista. Tämä on arvokas paperi kokeneemmallekin, sillä tehtäväluettelo on pitkä.
Uudella yhtiöllä on lähes aina mittava yhtiölaina. Suurten summien vuoksi kirjanpito pitää tehdä huolellisesti. Vastikevelvollisuuden aloituspäivä on kirjanpidon ja yhtiölainan kannalta tärkeä merkkipaalu. Lähes kaikki uudet isännöitävät asuinkiinteistöt ovat RS-kohteita, joten RS-taloussuunnitelma ja tarvittaessa muut sopimusmuodot pitää hallita.
Myös vakuusjärjestelmä on tunnettava. Taloyhtiö vapauttaa rakentajan asettamat vakuudet vasta, kun velvoitteet on täytetty, esimerkiksi rakennusvirheet korjattu. Vakuuksia on prosessin aikana kolme erilaista, ja ne kannustavat sekä virheiden oikaisuun että suojaavat yhtiötä rakentajan konkurssin varalta.
Sovi kaikki kirjallisesti
Uusi kohde vaatii paljon kirjallista sopimista. Hallinnanjakosopimukset vaativat erityistä huolellisuutta. Suurissa korttelihankkeissa hallitaan usein yhdessä tontin lisäksi autohallia ja muita yhteisiä tiloja. Niistä pitää selvittää kustannusvastuut ja huoltokulujen jako.
Pienellä painettu voi yllättää: ensimmäinen kiinteistö saattaa joutua maksamaan yhteistilojen kuluja, jos muut hankkeet ovat kesken.
Raskaat hallinnonjakosopimukset lisäävät yhtiöiden menoja. Yksi keino tukkia rahareikiä on yhdistää asunto-osakeyhtiöitä.
Asunto Oy Seinäjoen Konduktöörinkatu 2 syntyi kolmen samalla tontilla sijainneen yhtiön fuusion myötä. Sama rakentaja oli
pystyttänyt kiinteistöt 2010-luvun puolivälissä ja ne jakoivat tontin lisäksi autohallin.
Yhtiöt yhdistyivät huhtikuussa 2019 yli vuoden valmistelun jälkeen. Fuusio yksinkertaisti hallintoa ja huoltoa, rahaakin säästyi.
– Etuja syntyi paljon. Yksi suuri yksikkö sai edullisemmat palvelut kuin kolme pientä. Byrokratiaa katosi ja asukasaktiivien työtaakka keveni. Nyt tarvitaan yksi yhtiökokous, ei enää kolmea, Lainimo mainitsee.
Isännöitsijä valmistelee, hallitus päättää
Isännöitsijä tukee tuoretta hallitusta valmistelemalla yhteiset kokoukset huolellisesti. Aineisto lähetetään aina etukäteen, mikä nopeuttaa kokouksia ja päätöksiä.
– Meillä uudiskohteisiin on ollut helppo saada hyviä hallituksia ja dynaamista päätöksentekoa. Isännöitsijän on hyvä olla helposti lähestyttävä, huolellinen ja osata käyttäytyä diplomaattisesti, Lainimo sanoo.
Rakentaja on tärkeä yhteistyökumppani. Yhteydenpito hoidetaan kirjallisesti, jotta kaikesta löytyy dokumentti. Alussa sovitaan selkeästi, miten takuukorjaukset hoidetaan. Yhteyshenkilön pitää olla helposti tavoitettavissa.
– Puhelin ei saa olla rikki rakentajan päässä, Lainimo muotoilee.
Seinäjoella monet tuoreiden asuintalojen tekniset pulmat ovat liittyneet ilmastointiin ja lämmitykseen. Nämä voidaan yleensä säätää kohdalleen nopeasti. Suurempia murheita ovat tuottaneet vuotavat pihakannet esimerkiksi autohallien päällä. Vuotojen selvittely on hidasta ja hankalaa.
Uusiin kiinteistöihin tehdään ensimmäinen vuositarkastus 12–15 kuukauden iässä. Lainimo suosittelee yhtiöille täydellistä ennakkotarkastusta ennen sitä. Toimivaksi osoittautunut tapa on, että puutteista teetetään asukaskysely ja sen päälle kolmen asiantuntijan eli rakennustekniikan, LVI-alan ja sähköalan ammattilaisen tekemä tarkastus. Perusteellinen tietopaketti helpottaa merkittävästi tuoreen taloyhtiön päättäjien työtä.
Kuntotarkastus auttaa virheiden havaitsemisessa
Isännöintipäällikkö Tuomo Lainimon mukaan asuinkiinteistöön kannattaa teettää perusteellinen kuntotutkimus hyvissä ajoin ennen tasavuosia. Tällöin rakennusvirheet havaitaan luotettavasti, ja niistä voi reklamoida.
Tieto myös auttaa yhtiötä katsomaan tulevaan. Tarkastuksen perusteella talolle laaditaan seuraavan kymmenen vuoden kunnossapitosuunnitelma. Taloyhtiön hallituksen on vaivatonta tehdä päätöksiä, kun tiedetään tarkasti, mitä pitää korjata ja milloin.
Teksti Kimmo Luukkonen Kuvat Krista Luoma