Henkilötietojen käsittely voi taloyhtiössä perustua lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten osakeluettelon pito, tai asukkaan ja taloyhtiön väliseen sopimukseen, kuten vuokrasopimus. Tyypillisin peruste on oikeutettu etu: taloyhtiöllä on oikeus kerätä ja käyttää henkilötietoja, joita tarvitaan taloyhtiön hallinnon eli osakkaiden ja asukkaiden asioiden hoitamisessa.
– Tarvitaan esimerkiksi asukasrekisteri, jossa on asukkaan nimi ja huoneistonumero, syntymäaika ja taloyhtiöltä tilatut palvelut, kuten autopaikka- ja saunavuorotiedot. Epäolennaisia tietoja, kuten asukkaan koulutusta tai ammattia, ei saa rekisteröidä, kertoo Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén.
Henkilötunnusten käsittely on Tietosuojavaltuutetun mukaan perusteltua, kun tarjotaan myöhemmin laskutettavia palveluita. Taloyhtiö voi siis kerätä asukkaiden ja osakkaiden henkilötunnukset yksilöidäkseen vastikkeiden ja vuokrien maksajat.
Käyttötarkoitus sanoo, mitä voi antaa
Tietojen tallentamista taloyhtiön rekistereihin ohjaavat tietosuoja-asetus ja uusi tietosuojalaki, mutta asunto-osakeyhtiölaki menee erityislakina näiden yleisten normien edelle.
– Kuka vain voi saada otteen osakasluettelosta, sillä asunto-osakeyhtiölain mukaan osakeluettelo on julkinen. Osakkaiden osoitteita ja syntymäaikoja ei voi luovuttaa kuin saman taloyhtiön osakkaille.
Se miten tietoja luovutetaan taloyhtiön kumppaneille, kuten kiinteistönhuoltoon, urakoitsijalle tai turvapalveluyrityskselle, riippuu käyttötarkoituksesta.
– Jos henkilötietoja, kuten osakkaan yhteystietoja, annetaan lyhytaikaiseen tarkoitukseen, kuten vahinkokorjausta varten, on hyvä mainita sopimuksessa tai tilauksessa, että urakoitsija huolehtii tietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Pitkässä sopimussuhteessa, kuten huoltosopimus, laaditaan varsinainen käsittelysopimus, Sallmén sanoo.
Hallituksen jäsenellä on tehtävänsä hoitamiseksi osakasta laajemmat oikeudet saada tietoa myös talon asukkaista. Hallitusta kannattaa muistuttaa, että henkilötietoja saa käyttää vain hallinnon hoitoon ja niitä on käsiteltävä tietoturvallisesti. Tulosteita ei saa jättää pöydille lojumaan, ja ne tulee tiedon käytyä tarpeettomaksi hävittää siten, ettei kukaan kaiva niitä roskalaatikoista vääriin käyttötarkoituksiin. Tietojen luovuttamisen pääsäännöt kannattaa kertoa osakkaille ja asukkaille taloyhtiön tietosuojaselosteessa.
Perehdy aiheeseen jäsenohjeesta, joka löytyy Mapista.
Teksti: Meri Siippainen