Esimerkki etäosallistumisesta postin tai sähköpostin välityksellä varsinaiseen yhtiökokoukseen

Tämä on Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton yhdessä laatima, havainnollistava esimerkki etäosallistumisesta postin tai sähköpostin välityksellä varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Esimerkkiliitteen hyödyntäminen tapahtuu käyttäjän vastuulla. Liitteen yhteensopivuus yhtiön tilanteeseen kannattaa varmistaa asiantuntijalta.

Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 § sääntelee varsinaisessa yhtiökokouksessa esitettäviä ja päätettäviä asioita.

Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 17 § sääntelee etäosallistumisen mahdollisuuksia.

Hallitus voi määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta postin tai sähköpostin välityksellä, jos yhtiöjärjestys ei tätä estä. Edellytyksenä menettelyn käyttämiselle on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.

Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen postin välityksellä on mainittava yhtiökokouskutsussa.

Huomioitavia asioita

Esimerkki muodostuu kahdesta osasta; kokouskutsusta ja osakkaan täytettävästä vastausosasta, jolla osakas ilmoittaa kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin ennen yhtiökokousta.

Osakkaita kannattaa ohjeistaa palauttamaan vastausosa, jossa osakas ilmoittaa etukäteen kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä tiettyyn kellonaikaan mennessä. Ohjeistukseen tulee ilmoittaa osoite, johon vastausosat tulee palauttaa.

Minimoidakseen käyntejä mm. isännöitsijätoimistolla koronaepidemian aikana on suositeltavaa, että kaikki AOYL:n 6 luvun 22 §:n mukaiset kokousasiakirjat sekä muut yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat toimitetaan osakkaille yhtiökokouskutsun liitteinä.

Työkalut postilla pidettävään yhtiökokoukseen

Lataa alta työkalut postilla pidettävään yhtiökokoukseen tulostettavassa muodossa:

Word-tiedosto

PDF

 

Yhtiökokous postilla työkalut

Saatesanat (tämän sivun teksti) Word tai PDF

Yhtiökokouskutsu ja esityslista Word tai PDF

Valtakirjamalli Word tai PDF

Varsinaisen yhtiökokouksen kirjallinen malli Word tai PDF