Epäjärjestys ja loputon kiire vievät kaiken ilon arjesta. Jäsenistä koottu työryhmä etsi keinoja isännöitsijän työpöydän tehokkaaseen hallintaan.
Isännöintiliiton jäsenistä koostuvassa Isännöinnin toiminnanohjaus -työryhmässä etsittiin vuonna 2021 uusia näkökulmia toimintatapojen ja isännöintiyritysten prosessien kehittämiseen.
Kehitystyössä lähdettiin siitä, että toiminnanohjaus on käytännössä isännöinnin työpöydän hallintaa, joka parhaimmillaan lisää arjen hyvinvointia. Kun yrityksessä on yhteiset toimintatavat, osaamista ja tehokkaat työkalut, asiantuntijuus saa ansaitsemansa tilan. Hyvä ajanhallinta auttaa tekemään työtä paremmin, mikä näkyy myös ulospäin.
− On tärkeää, että perinteistä ajattelua ja työtapoja ravistellaan, jotta alalle saadaan nuoria tekijöitä. Tehokkaasti organisoitu työpäivä mahdollistaa sen, että aikaa jää työn kehittämiseen ja henkilökunnan yhteiseen toimintaan, työryhmän puheenjohtaja, isännöitsijä Ari Perälä kertoo.
Isännöitsijän työpäivään kuuluu tyypillisesti niin tulipalojen sammuttelua kuin lukemattomia pieniä juoksevia tehtäviä. Suuri työmäärä ja monimutkaiset järjestelmät johtavat helposti siihen, että energia kuluu lopulta lähinnä päivistä ja viikoista selviämiseen.
Työryhmässä onkin pohdittu tarkasti mistä elementeistä isännöitsijän työpöytä tarkalleen ottaen koostuu ja miten palettia voisi järkeistää.
− Yhtenä suurimpana tavoitteenamme on ollut nykytilan määrittely ja suurempien haasteiden nimeäminen. Näiden tietojen pohjalta olemme ryhtyneet pohtimaan ihan konkreettisia keinoja ajan hallintaan, Perälä sanoo.
Ryhmäläiset testaavat esimerkiksi ajatusta, jossa isännöinnin työpöytä koostuu taloyhtiön ja isännöinnin vuosikellosta sekä juoksevista asioista.
Kokonaisuuden johtamiseen etsitään samalla toimivia työkaluja. Pohdinnan tuloksia hyödynnetään tulevaisuudessa Isännöintiliiton vaikuttamistyössä ja koulutustarjonnan suunnittelussa.
− Mainio työryhmämme on tehnyt töitä aktiivisesti ja saanut aikaan hyviä tuloksia, Perälä kiittää.
Visuaalisuus helpottaa hahmottamaan tehtäväkenttää
Ari Perälä muistuttaa, että arjen hallinnointiin ei välttämättä tarvita suuria ja kalliita järjestelmäuudistuksia, vaan suunnitelmallisuutta voidaan toteuttaa myös pienemmin askelin.
Käteviä ohjelmia työpöydän siistimiseen on tarjolla monia aina Evernotesta Trelloon eli työhön paremman arjen puolesta voi ryhtyä saman tien.
− Pelkillä perinteisillä muistilapuilla ei pärjää, kun päivät ovat täynnä pientä tietosilppua. Stressi syntyy jo siitä, kun unohtaa asioita. Digitaalisen ohjelman avulla muistilaput saa jäsenneltyä helposti hahmotettavaan visuaaliseen muotoon. Kun tietää, että tehtävät ovat hyvässä hallinnassa, voi lounaankin nauttia rauhassa, Perälä sanoo.
Teksti: Maria Rautio
Kuva: Pekka Hannila