Kaupallinen yhteistyö: Huoneistotietojärjestelmä tulee – oletko valmis?

Siirtymään kannattaa varautua hyvissä ajoin. Etukäteen suunniteltu prosessi helpottaa manuaalista työtä ja mahdollistaa vaivattoman digiloikan.

Huoneistotietojärjestelmän siirtymä häämöttää vuoden 2023 lopussa. Vaikka määräaika tuntuu vielä armolliselta, liittyy osakasluettelon siirtämiseen paljon työtä – monilla myös manuaalista tietojen keräämistä ja kopioimista eri järjestelmien välillä.

Tämä tilanne on edessä esimerkiksi silloin, kun käytössä ei ole minkäänlaista isännöintijärjestelmää tai nykyinen järjestelmä ei palvelua tue.

Jos taas käytössä olevat järjestelmät juttelevat huonetietojärjestelmää ylläpitävän Maanmittauslaitoksen rajapintojen kanssa, saa uusien osakkaiden tiedot jatkossa haettua ilman manuaalista paperi- tai sähköpostiruljanssia.

Jos isännöintijärjestelmän vaihtaminen tai sellaisen käyttöönotto on ollut mielessä, kannattaa se hoitaa samassa rytäkässä huoneistotietojärjestelmän kanssa.

Nykyaikainen isännöintijärjestelmä auttaa myös tiedon tarkastamisessa ja siirtämisessä huoneistotietojärjestelmään, mikä nopeuttaa merkittävästi siirtoprosessia.

Siirtymään voi ja kannattaa varautua jo nyt. Näillä vinkeillä varmistat, ettei määräaika pääse yllättämään.

1. Hae taloyhtiön hallituksen päätös osakerekisteriin siirtymisestä hyvissä ajoin valmiiksi. Varsinaista siirtymäaikaa ei vielä tarvitse tietää, jotta päätös voidaan tehdä.
2. Tarkasta, että taloyhtiön tiedot ovat kauppa­rekisterissä ajan tasalla.
3. Myös osakerekisterin tiedot kannattaa tarkistaa ennen kuin niitä lähtee viemään huoneistotieto­järjestelmään. Tarkasta jokainen yhtiö mahdollisten puutteiden varalta, jotta ehdit huomioida puutteet hyvissä ajoin.
4. Ainoastaan kaupparekisteriin merkitty vastuuhenkilö on oikeutettu hakemaan ja viemään tietoa huoneistotietorekisteriin. Usein tietoja käsittelee vastuuhenkilön lisäksi esimerkiksi toimistoassistentti, jolle kannattaa antaa tarvittavat valtuudet ajoissa suomi.fi-palvelun kautta.
5. Suunnittele sisäiset prosessit sekä osakasviestintä kuntoon etukäteen. Näin laajassa kokonaisuudessa moni asia unohtuu, jos kokonaisvaltaista suunnittelua ei tule tehneeksi.

Petri Harjula
Head of Sales
Visma Real Estate Oy

Visma Real Estate on kiinteistöalan johtava ohjelmistotuottaja, jonka modernit tuotteet Hausvise ja Tampuuri auttavat tekemään isännöintitoimiston arjesta entistä sujuvampaa.

Tällä palstalla kirjoittavat isännöinti- ja kiinteistöalan palveluntarjoajien asiantuntijat. Teksti on osa Isännöintiliiton ja Visma Real Estate Oy:n kaupallista yhteistyötä. Tiedustelut: henrika.palin@isannointiliitto.fi tai janne.tiitta@isannointiliitto.fi