Kiire ja keskeytykset ovat isännöinnin arkea. Joka päivään kannattaa varata myös omaa ajatteluaikaa.
Isännöintiala vaatii jatkuvaa ideointia ja ajattelua. Samaan aikaan olosuhteet saattavat olla aivotyön kannalta surkeat.
Kiireessä tehdään lukuisia tehtäviä päällekkäin, muistettavaa on paljon. Työ keskeytyy jatkuvasti esimerkiksi puhelinsoittoihin. Ympäristö voi olla rauhaton ja hälyinen. Jatkuva stressi altistaa myös unihäiriöille ja terveysongelmille.
Työterveyslaitoksen tutkimuspäällikön Virpi Kalakosken mukaan samat aivotyön piirteet saattavat olla eri tilanteissa joko innostuksen lähde tai rasite. Esimerkiksi uuden oppiminen innostaa useimpia, mutta jos siihen ei ole varattu aikaa, opettelu on stressaavaa.
Toimiva yhteisö helpottaa myös aivotyötä. Hyvät työtoverit, yhdessä tekeminen ja esihenkilöiden tuki parantavat työn laatua ja tuottavuutta.
Hallitse keskeytyksiä ja varaa aikaa ajattelutyölle
Virpi Kalakosken mukaan jatkuvat keskeytykset ovat erityisen pahaksi ajattelutyölle.
– On luovuttava siitä ajatuksesta, että ihmisen pitää olla koko ajan tavoitettavissa. Aikaa on hallittava niin, että varataan erikseen aikaa ajatteluun ja keskittymiseen. Silloin ei esimerkiksi vastata puheluihin tai sähköposteihin, Kalakoski sanoo.
Tutkimuspäällikön mielestä arkeen kannattaa luoda rytmi, jolloin aikaa varataan kolmeen asiaan: keskeytystyöhön, keskittymistyöhön ja työtovereiden tapaamisiin.
Usein valtaosa päivästä varataan keskeytystyöhön eli puhelimeen ja sähköpostiin vastaamiseen, matkoihin ja vastaaviin tehtäviin. Osa ajasta kalenteroidaan keskittymistä vaativaan omaan työhön. Jako lisää sekä hyvinvointia että tuottavuutta.
Joissakin yrityksissä viikon yksi päivä käytetään pelkkään omaan työhön tai jokaiseen päivään on varattu tunti, jolloin puhelin suljetaan. Kalakoski pitää vastaavia ratkaisuja suositeltavina.
Oman rauhan hetket ovat tärkeitä myös jaksamisen kannalta. Jos palautuminen jää viikonloppujen ja lomien varaan, ihminen joutuu liian koville.
Kun päivään sovitetaan lyhyitä mikrotaukoja, työntekijä jaksaa paremmin ja työskentelee tehokkaammin.
Työkaveri tukee aina
Ajattelutyössä muiden tuki on tärkeää. Virpi Kalakoski kehottaakin aikatauluttamaan työpaikan lounas- ja kahvitauot sellaisiksi, että työkavereita pystyy näkemään säännöllisesti. Kun ajatuksia voi pohtia yhdessä, ratkaisun löytäminen usein helpottuu.
Jos yritys on pieni, puhekumppaneita ei aina löydy omasta väestä. Tällöin ideoita voi pallotella muiden kollegojen kanssa tai mikäli löytyy sopiva sähköinen alusta, mietteitä voi purkaa siellä.
Ajattelutyön tehostamiseen löytyytietoa Työterveyslaitoksen sivuilta. Sujuvan aivotyön tietopankki antaa käytännön ohjeita siitä, miten järki juoksee sujuvammin.
Teksti Kimmo Luukkonen
Kuva Adobe Stock