Perehdytys yhtenäistää ja tehostaa isännöintiyrityksen toimintaa. Henkilöstö on tärkeä perehdyttää toimistokäytäntöjen ohella myös uusien asiakkuuksien vastaanottamiseen.
Perehdytyksessä työntekijä oppii hoitamaan työtehtävänsä ja työskentelemään yrityksen yhteisen sapluunan mukaisesti. Perehdytyksen merkitys on oivallettu esimerkiksi Realia Isännöinnissä.
Herttoniemen toimipisteen yksikönpäällikkö Hanna Latvalan mukaan jokainen konsernin uusi työntekijä suorittaa esimiehensä johdolla puolitoista työpäivää kestävän perehdytyksen. Sen aikana tutustutaan muun muassa yrityksen toimintatapoihin, tietojärjestelmiin, viikkopalaverikäytäntöön ja terveydenhuoltopalveluihin.
Latvala on vetänyt omassa yksikössään useita perehdytyksiä viimeisten parin vuoden aikana. Samalla hän on havainnut, että Realian perehdyttämissuunnitelmasta puuttuu osio, jossa paneuduttaisiin syvällisemmin uuden asiakkuuden vastaanottamiseen. Vastaavan puutteen Latvala on havainnut myös isännöintialan koulutusohjelmissa.
– Olen toiminut isännöintialalla vuodesta 2005 lähtien, ja minulle on kertynyt runsaasti omakohtaista kokemusta ja esimerkkejä uusien asiakkuuksien vastaanottamisesta. Päätin koostaa kokemukseni pohjalta oman yksikköni hallinnollisille ja toimistoisännöitsijöille käytännönläheisen Powerpoint-koulutuksen, jossa perehdytään tähän tematiikkaan käytännönläheisten työelämäesimerkkien kautta, Latvala kertoo.
Uusi asiakkuus vaatii perehtymistä
Latvala vetää kehittämäänsä koulutusta konsernin yhteisen perehdyttämiskoulutuksen jatkeena. Kolmetuntiseen koulutukseen ovat osallistuneet uusien työntekijöiden ja harjoittelijoiden ohella myös Herttoniemen toimiston isännöitsijät.
– Minusta on tärkeää, että yksikkömme isännöitsijät aloittavat yhteistyön uuden taloyhtiön kanssa aina samalla tavalla. Asiakastaloyhtiön edustajien kanssa käydään tietyt asiat systemaattisesti läpi, tutustutaan yhtiön asiakirjoihin ja sopimuksiin sekä kirjataan taloyhtiöiden tiedot järjestelmiin tietyllä tavalla, Latvala sanoo.
Jämptisti ja systemaattisesti toimimalla isännöitsijät rakentavat luottamussuhdetta asiakkaaseen ja tutustuvat huolellisesti taloyhtiöön. Samalla tulee tarkastetuksi, että taloyhtiön toiminta on kustannustehokasta sekä lainmukaista ja sopimukset ajan tasalla.
– Asiakkuuden alussa on hyvä tarkistaa, että taloyhtiössä on huomioitu lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja päivitetty sopimukset vastaamaan todellista tarvetta. Onko esimerkiksi porraskäytävissä savunpoistoluukut, joille tulee suorittaa vuosihuolto? Onko turhat kuluerät karsittu ja sopimukset kilpailutettu? Monet yhtiöt eivät ole huomanneet kilpailuttaa tilintarkastajia.
– Olemme saaneet asiakastaloyhtiöille säästöä myös korvaamalla väestönsuojan vanhan lakisääteisen VSS-liittymän gsm-passiivitoistimella. Kun toistimen noin tuhannen euron asennuskulu on kuoletettu, ei taloyhtiön tarvitse maksaa enää 30–40 euron kuukausiliittymäkulua, Latvala kertoo.
Kiinteistökäynti täydentää kirjallista tietoa
Latvala suosittelee, että isännöitsijä käy lävitse uuden taloyhtiön kirjanpidon pääkirjan ja viimeisimmän tilinpäätöksen, talousarvion, energian kulutustiedot, yhtiöjärjestyksen, pelastussuunnitelman ja voimassa olevat sopimukset.
Myös toteutetut huoltotoimenpiteet, mahdolliset kuntoarviot, lakisääteiset tarkastukset sekä tehdyt peruskorjausremontit ja kunnossapitotarveselvitys kannattaa tarkastaa.
– Taloyhtiöön tutustumisen yhteydessä nousee usein esiin asioita, jotka ovat jääneet taloyhtiössä hoitamatta. Esimerkiksi syväkeräyssäiliöiden vuosihuollot, kymmenen vuoden välein tehtävä väestönsuojan tiiveyskoe sekä kylmäkellarin ja savunpoistoluukkujen vuosihuollot unohtuvat helposti, Latvala toteaa.
– Lisäksi pelastussuunnitelmasta voi puuttua asioita ja yhtiöjärjestykseen on saattanut jäädä kohtia, jotka eivät enää ole nykyisen lainsäädännön mukaisia.
Taloyhtiön hallituksen kanssa käytävien keskustelujen ja asiakirjoihin tutustumisen ohella Latvala painottaa kiinteistökäyntien merkitystä.
– Uutta asiakkuutta vastaanotettaessa kiinteistökäynti on ehdoton. Olen laatinut kiinteistökäyntejä varten 27 kohdan tarkastuslistan, jonka käyn koulutuksessa lävitse. Jos taloyhtiöön tehdään kuntoarvio, on hyvä lähteä kuntokartoittajan mukana myös huoneistokäynneille. Kiinteistö- ja huoneistokäynneillä voi huomata korjaamisen tarvetta sekä havaita arjen asioita, joista on tärkeä ohjeistaa asukkaita ja osakkaita, Latvala sanoo.
Jäsenohje perehdyttämiseen
Monet isännöintiyritykset ovat havainneet perehdytyksen haasteet ja toivoneet Isännöintiliitolta jäsenohjetta perehdytyksen tueksi. Maaliskuussa Isännöintiliitto julkaisikin jäsenyritysten kanssa yhteistyössä toteutetun ohjeen.
Isännöintiliiton jäsenpalvelupäällikkö Anne Murtomäen mukaan perehdytys jää monissa isännöintiyrityksissä liian vähälle. Syynä tähän on työn hektisyys ja pirstaleisuus. Usein esimiehet ja johtajat toimivat itsekin isännöitsijöinä, eikä aikaa perehdyttämiselle ja toimintamallien kehittämiselle ole.
– Perehdytys on kuitenkin ehdottoman tärkeää, sillä esimerkiksi yritysten toimintatavat voivat olla kovinkin erilaisia, Murtomäki sanoo.
Hyödynnä perehdytyssuunnitelmaa
Yrityksen asiakkaisiin perehtymisen lisäksi uudelle työntekijälle jaetaan paljon muutakin tietoa. Jotta kaikki tarvittavat asiat tulee käytyä läpi, ne kannattaa kirjata perehdytyssuunnitelmaan. Suunnitelma auttaa myös jaksottamaan perehdyttämistä ja välttämään infoähkyä. Voisiko joihinkin kokonaisuuksiin paneutua vasta esimerkiksi viikon tai kuukauden päästä?
Isännöintiliiton julkaisemaan jäsenohjeeseen on kerätty tietoa muun muassa perehdytyssuunnitelman tekemisestä, perehdyttäjän ja perehdytettävän rooleista sekä perehdyttämisen työkaluista. Voit ladata mallipohjan, johon on listattu valmiiksi asiakokonaisuuksia ja jätetty tilaa aikatauluihin ja vastuuhenkilöihin liittyville merkinnöille. Mallipohjaa voi käyttää perehdytyksen apuna sellaisenaan tai yrityksen tarpeisiin räätälöitynä.
Perehdytys alkaa jo työpaikkailmoituksesta ja jatkuu myös ensimmäisten päivien ja viikkojen jälkeen. Sen vuoksi perehdytyssuunnitelmaan voi olla tarpeen listata myös perehdytysjakson keskustelujen ajankohdat pidemmällä aikavälillä.
Kun keskustelut on aikataulutettu osaksi perehdytyssuunnitelmaa, ne eivät unohdu ja ovat samalla hyviä tarkistuspisteitä myös sen osalta, että millaisia perehdytykseen liittyviä lisätarpeita työsuhteen aikana on tullut esiin.
Jäsenohje Mapissa: Uuden työntekijän perehdyttäminen isännöintiyrityksessä
Teksti: Tuomas Lehtonen Kuva: Jarkko Mikkonen