Postilakko päättyy, mutta postin toimituksessa voi edelleen olla viivettä. Postilakon aikana moni ehti miettiä erilaisia vaihtoehtoja yhtiökokouskutsujen toimittamiseen. Perinteisen kirjepostin lisäksi kannattaa käyttää muitakin viestintäkanavia.
– Laittaisin kokouskutsun normaalisti postitse, mutta sen lisäksi varmuuden vuoksi esimerkiksi sähköpostilla niille, joiden meiliosoitteet ovat tiedossa. Voisin myös soittaa osakkaille, joiden puhelinnumero löytyy. Jos osakkaisiin on vaikea saada yhteyttä, voisivat hallituksen jäsenet tai huoltoyhtiö käydä jakamassa kokousmateriaalit naapurien postilaatikkoihin, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén vinkkaa.
Postilakko antaa oivan syyn hankkia osakkaiden sähköpostiosoitteita. Moni ottaa muutenkin kokousmateriaalin mielellään sähköisessä muodossa. Sähköpostiosoitteiden eteen kannattaa nähdä hieman vaivaa, sillä ne ovat kaikenlaisessa asumiseen liittyvässä viestinnässä välttämättömiä.
Yksi vaihtoehto on myös siirtää yhtiökokouksen ajankohtaa eteenpäin, jos se on mahdollista eikä esityslistalla ole kiireellisesti päätettäviä asioita.
Tärkeintä on saada päättäjät paikalle
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokouskutsu pitää toimittaa kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse osakkaan ilmoittamaan osoitteeseen. Vaikkei yhtiöjärjestyksessä olisi mainittu sähköpostia toimitustapana, osakkaalla on lain mukaan oikeus saada kutsu halutessaan meiliinsä.
Kun yhtiökokouskutsut laitetaan kirjepostina osakkaiden postiosoitteisiin, kutsut on toimitettu lain vaatimalla tavalla.
– Postilakko on ylivoimainen este eli force majeure, ja silloin mahdollisen moitekanteen ei pitäisi menestyä, sanoo Sallmén.
Lain minimiin ei kuitenkaan pitää tyytyä, sillä tavoitteena on saada osakkaat kokoukseen päättämään yhteisistä asioista. Sallménin mukaan erityisen ongelmallista on, jos postin lakon takia kokouksessa on isoa päätöstä tekemässä vain kourallinen osakkaita. Riksi moitekanteesta on tällöin suuri.
– Vaikka moitekanne ei lopulta menestyisikään, on moiteprosessikin yhtiön kannalta huono asia, sillä se aiheuttaa kustannuksia ja viivästyttää päätöksen täytäntöönpanoa.