Yhtiökokouskutsujen lähettäminen on monissa isännöintiyrityksissä käsillä ja yrityksissä pohditaan, missä muodossa kokouskutsuihin liittyvät materiaalit pitäisi digiaikana toimittaa.
Yhtiökokouskutsu tulee asunto-osakeyhtiölain mukaan toimittaa kirjallisesti niille osakkaille, joiden postiosoite on yhtiön tiedossa. Mikäli osakas on ilmoittanut kokouskutsun toimittamista varten sähköpostiosoitteen, yhtiökokouskutsun voi toimittaa myös sähköpostitse.
Yhtiökokouskutsuun liittyvien dokumenttien osalta ei sen sijaan ole tarkkoja säädöksiä, miten ne tulisi osakkaille toimittaa. Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 22 pykälässä säädetään, että hallituksen päätösehdotukset ja tilinpäätösasiakirjat on pidettävä osakkaiden nähtävänä 2 viikkoa ennen kokousta. Lisäksi asiakirjoista on pyynnöstä annettava osakkaille jäljennöksiä kohtuullisia korvauksia vastaan.
– Laki ei anna tässä kohtaa suoria vastauksia. Kun toimintatapaa isännöintiyrityksessä pohditaan, kehottaisin kääntymään Hyvä hallintotapa -suosituksen ohjeistuksen puoleen, sanoo Isännöintiliiton lakiasiantuntija Tommi Leppänen.
Tarkemmin sanottuna isännöintiyrityksissä kannattaa yhtiökokouskauden alla kerrata Hyvä hallintotapa -ohjeistuksen suositus numero 9, jossa käsitellään ennakkotietojen antamista yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.
Hyvän hallintotavan mukainen käytäntö on, että osakkaille toimitetaan yhtiökokouskutsun mukana vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta seuraavat dokumentit: hallituksen omat ja ennalta saadut osakkaiden päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvitys, viimeisin tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus. Jos yhtiön johto saa vielä lisää osakkaiden päätösehdotuksia ennen kokousta, myös ne on hyvä tiedottaa osakkaille ennen yhtiökokousta.
– Näitä dokumentteja ei ole mikään pakko toimittaa kirjepostina. Isännöintiyrityksen täytyy tuntea asiakkaansa ja valita taloyhtiölle sopivin toimintatapa, joka voi olla esimerkiksi sähköposti, kommentoi Leppänen.
Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden tarkoitus on, että osakkaat tietävät, mitä asioita ja minkälaisia päätösehdotuksia yhtiökokouksessa tullaan käsittelemään. Näin osakas voi arvioida tarvettaan osallistua yhtiökokoukseen ja suunnitella ennakkoon, minkä kannan äänestyksissä ottaa.