Tammikuisessa kyselyssä vain 13 prosenttia Isännöintiliiton jäsenistä kertoi, että taloyhtiöiden tietosuojaselosteet on laitettu kuntoon tulevaa tietosuoja-asetusta silmällä pitäen. Onneksi tilanteeseen on tarjolla apua, niin asiantuntijoiden kuin koulutustenkin muodossa.
Uusi EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR vaatii yritysten ja taloyhtiöiden tiedonhallintakäytäntöjen päivittämistä toukokuuhun mennessä. Espoolaisessa Matinkylän Huolto Oy:ssa valmistaudutaan uudistukseen parhaillaan yhteistyössä lakiasiantuntijan kanssa. Kyseessä on pilottiprojekti, jossa Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy kehittää isännöintiyrityksen tietosuojaprojektista helppoa mallia.
– Olemme selvittäneet, mitä asetus tarkoittaa meille. Määräyksethän eivät muutu kauheasti, ja meillä tietosuoja on hoidettu vastuullisesti aiemminkin. Vaatimukset koskevat enemmän dokumentointia, sanoo Matinkylän Huollon isännöintipäällikkö Marja-Leena Sallinen.
Asetukseen valmistautumista voi verrata pelastussuunnitteluun. Tietosuojaselosteeseen ei ole lomaketta, johon voisi vain vaihtaa yrityksen nimen, vaan tiedonhallinta on kartoitettava itse. Yrityksen projektiryhmää vetävä Sallinen näkee velvollisuudessa mahdollisuuden.
– Ennen kaikkea pystymme yhtenäistämään toimintatapoja, mikä antaa monia sujuvoittamisen mahdollisuuksia. Tämä on myös tilaisuus tunnistaa arvokas tieto ja kehittää sen käyttämistä.
Pilotista malli tietosuojaprojektiin
Tietosuoja-asiat haltuun -palvelussa lakimies tekee isännöintiyritykselle alkukartoituksen ja toimenpide-ehdotuksen sekä ohjeet henkilökunnalle. Palvelu sisältää myös tarvittavien tietosuojaselosteiden laatimisen ja koulutuksen henkilökunnalle. Se on tarjolla Isännöintiliiton jäsenyrityksille.
– Kun tietosuojakartoitus ja tarvittava dokumentaatio saadaan laadittua, isännöintiyritykselle jää vain uusien käytäntöjen ylläpito, lakimies Kai Haarma lupaa.
Taloyhtiön ja yrityksen tieto erikseen
Tietosuoja-asetus edellyttää silti yritykseltä hyvää pohjatyötä. Jokaisen yrityksen on itse kerättävä tiedot kaikista rekistereistä, joita se ylläpitää kumppaniensa kanssa ja mietittävä, mikä tieto on asiakkaan ja mikä yrityksen omaa. Myös nykyiset rekisteriselosteet kannattaa kaivaa esiin.
Ensin kartoitetaan, mitä rekisteritietoja yrityksellä on ja miksi, missä ne ovat sekä kuka niitä käyttää, mihin tarkoitukseen ja missä roolissa.
– Tärkeintä on aloittaa tiedon kerääminen heti. Toukokuun deadlineen ehtii vielä huhtikuussakin, edellyttäen että kartoitus on siihen mennessä tehty, Haarma sanoo.
Lue lisää Kai Haarman ja Marja Leena Sallisen vinkkejä tietosuoja-asetukseen valmistautumisesta Isännöinti-lehden numerosta 1/2018, joka ilmestyy 30.1.2018.