Taloyhtiön on sovittava tietosuojan hoitamisesta isännöinnin kanssa

EU:n uutta tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa 25.5.2018. Uusi asetus velvoittaa myös taloyhtiöitä rekisterinpitäjinä.

Käytännössä isännöinti hoitaa taloyhtiöiden henkilörekistereitä, minkä vuoksi isännöinti tuo asian taloyhtiöiden hallitusten pöydälle tänä keväänä.

Miksi tarvitaan sopimusliite?

Rekisterinpitäjän, eli taloyhtiön ja sitä kautta hallituksen, velvollisuus on sopia henkilötietojen käsittelystä. Isännöinti voi auttaa tässä esimerkiksi tarjoamalla valmiin sopimuspohjan hallituksen käyttöön, jolloin hallituksen ei tarvitse itse laatia sopimusta. Käytännössä useimmat hallitukset tarvitsisivat sitä varten avukseen lakiasiantuntijan.

Isännöintiliiton esimerkki tietojenkäsittelysopimuksesta on tehty tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Asetuksen artikloiden kopioimista sopimukseen ei tarvita, vaan olennaisista on, että sopimus on selkeä ja ymmärrettävä.

Isännöintiliiton esimerkki ei ota kantaa rekisterinpitäjän velvoitteiden aiheuttaman työn hinnoitteluun, vaan siitä jokainen hallitus ja isännöintiyritys sopivat erikseen.

Isännöitsijä, tutustu ohjeisiin ja kysy tarvittaessa apua

Isännöintiliiton jäsenyritysten maksuttomassa Mappi-palvelussa on ohjeet tietosuoja-asetuksen noudattamiseen, mallit isännöintiyrityksen ja taloyhtiön tietosuojaselosteista sekä esimerkki sopimuksesta taloyhtiön tietojenkäsittelyyn.

Jäsenyritysten henkilökunta voi myös ottaa yhteyttä GDPR-asioissa Isännöintiliiton lakiasiantuntijoihin. Yhteystiedot löydät Tietosuoja-asetus isännöintiyrityksessä -ohjeen lopusta. Voit myös jättää soittopyynnön jäsenpalveluun: 050 337 4570 (ark. klo 9-15).

Tietosuoja-asiat haltuun isännöintiyrityksessä -palvelu

Isännöintiliiton jäsenyrityksille on tarjolla Tietosuoja-asiat haltuun isännöintiyrityksessä -palvelu, jossa lakimies tekee yritykselle alkukartoituksen ja toimenpide-ehdotuksen sekä ohjeet henkilökunnalle. Palvelu sisältää myös tarvittavien tietosuojaselosteiden laatimisen ja koulutuksen henkilökunnalle.

Palvelun tuottaa Isännöintiliiton yhteistyökumppani, Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy. Lisätietoja näet sisäänkirjautuneena täältä.