Muun maailman digitalisoituessa asiakkaat vaativat toimivaa sähköistä asiointia myös isännöintiin. Hyvä foorumi on isännöintiyrityksen ylläpitämä taloyhtiön verkkosivu. Parhaimmillaan siitä on tullut yrityksen laatutyökalu.
Verkkopalveluilla pyritään vähentämään asiakkaiden tiedusteluja ja keventämään työkuormaa. Toimivat verkkopalvelut parantavat asiakastyytyväisyyttä ja vaikuttavat positiivisesti yrityksen brändiin. Kun alkaa suunnitella uusia taloyhtiösivuja, näiden ylätason toiveiden rinnalle on muistettava luoda myös yksilöidympiä tavoitteita.
– Ensin pitää tietää, kenelle on tekemässä ja mitä. Sitten pitää kirjoittaa tavoitteet ylös ja asettaa niille mittarit. Projektin kuluessa tehtävien päätösten kohdalla mietitään, vievätkö ne kohti tavoitetta, pohjustaa digitaalisten palvelujen asiantuntija Marianne Falck-Hvilstafeldt Isännöintiliitosta.
Falck-Hvilstafeldtin mukaan verkkopalvelun rakentaminen menee tyypillisesti pieleen juuri siksi, että valmisteluista tingitään tai keskitytään vain tekniikkaan mutta unohdetaan sisältö ja käyttäjät.
Parhaimmillaan taloyhtiösivut ovat ennakoivaa viestintää, mikä puolestaan vähentää turhia yhteydenottoja, asioiden selvittelemistä ja riitoja.
Taloyhtiösivut osana laatujärjestelmätyötä
Länsi-Suomen OP-Isännöinti Oy:ssä on kokemusta taloyhtiösivuista jo vuodesta 2010. Sivut ovat käytössä noin puolessa Rauman-toimiston asiakasyhtiöistä, ja lisää avataan parhaillaan.
– Sivustosta on tullut osa laatujärjestelmätyötä, sillä taloyhtiösivut ohjaavat meitä asioiden dokumentoinnissa, yhtenäisten toimintatapojen kehittämisessä ja luovat tehokkuutta toimintaan, kertoo toimitusjohtaja Tapio Pihlajamäki.
Taloyhtiösivut ovat Pihlajamäen mukaan auttaneet ilmoitusten hallinnassa, vähentäneet muuta hallitustiedotusta ja helpottaneet tiedon siirtymistä, kun isännöitsijä vaihtuu. Sisältö tulee isännöintijärjestelmästä ja Isännöintiliiton Asumisen tietopankista.
Teksti: Meri Siippainen
Lue koko juttu ja vinkit taloyhtiösivujen perustamisesta Isännöintiliiton jäsenlehden, Isännöinti-lehden numerosta 3/2017.