Tietosuoja isännöitsijäyhdistyksessämme
25.5.2018
Etelä-Karjalan Isännöitsijät ry:n henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Ari Perälään, puheenjohtaja, 0400-573399, ari.perala@gmail.com. Isännöitsijäyhdistyksessä keräämme jäsenrekisteriin jäsenten henkilötietoja yhdistyksemme toiminnan järjestämiseksi. Jäsenrekisteriä ylläpitää puolestamme Suomen Isännöintiliitto ry, joten jäsenyyteen liittyvissä asioissa palvelee Isännöintiliiton jäsenpalvelu toimisto@isannointiliitto.fi.
Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:
Jäsenrekisteri: jäsenen nimi, syntymäaika, ammattinimike, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), jäsenyyden kesto,suostumus sähköiseen suoramarkkinointiinja suoramarkkinointikiellot , jäsenpalautetiedot, jäsenyyteen liittyvät maksutiedot sekä asema yhdistyksessä (luottamus- ja/tai toimihenkilö). Lisäksi yhdistyksen hallituksen jäsenistä kerätään ja tallennetaan henkilötunnukset.
Jäseneksi pyrkimistä varten rekisteröidystä kerätään koulutus-, työkokemus- ja työnantajatietoja ja tapahtuminen järjestämistä varten voidaan kerätä tietoa henkilön ruokarajoitteista.
Kerätyt henkilötiedot saamme yhdistyksemme jäseniltä ja muilta rekisteröidyiltä itseltään, ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.
Tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan, lukuun ottamatta jäseneksi pyrkimisen ja tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättyjä tietoja, joita säilytetään vain niin kauan kuin se tietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Jäsensuhteen päätyttyä henkilötietoja säilytetään tarpeellisin osin esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi sekä mahdollisen uuden jäsenyyden perustamiseksi.
Henkilötietoihin on pääsy yhdistyksemme hallituksella, tilintarkastajalla ja vastuullisilla toimihenkilöillä omien tehtäviensä hoitamiseksi. Lisäksi tietoja siirretään Suomen Isännöintiliitto ry:lle sen tuottamien jäsenpalveluiden ja -etujen käyttöä sekä niistä jäsenelle tiedottamista ja markkinointia varten.Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, jos rekisteröity ei ole sitä kieltänyt, ja tällöin luovutuksensaaja vastaa tietojen käytöstä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.
Isännöitsijäyhdistyksemme varmistaa, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä isännöitsijäyhdistyksen käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Jäsenten tietoja siirretään jäsenviestinnän toteuttamiseksi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin Google -palveluun. Google on sitoutunut EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn EU:n ja Yhdysvaltojen hyväksymän Privacy Shield -ohjelman mukaisesti eli henkilötietojen siirto tapahtuu tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.