No show kuormittaa tapahtumia – sitoutuminen on vastuullisuutta

Isännöintialalla arvostetaan täsmällisyyttä, ennakointia ja vastuunkantoa. Samoja periaatteita tarvitaan myös tapahtumissa. Viime aikoina yksi ilmiö on kuitenkin noussut toistuvasti esiin: no show eli ilmoittautunut osallistuja, joka ei saavu paikalle eikä peru osallistumistaan.

Ilmiö näkyy myös Isännöintiliiton järjestämissä koulutuksissa ja tilaisuuksissa.

– Olemme kohdanneet tilanteita, joissa viime hetkellä peruneiden ja no show -ilmoittautuneiden yhteismäärä on noussut jopa puoleen kaikista live-ilmoittautuneista. Tilanne on haastava, kun yritämme valita sopivan kokoisia tapahtumatiloja ja arvioida tarjoilumääriä. Aiemmin olemme voineet luottaa ”normaaleihin” 10-20% muutoksiin osallistujamäärissä. Käyttäytymisessä on siis tapahtunut tapahtumajärjestäjän näkökulmasta merkittävä muutos, kertoo Isännöintiliiton tapahtumatuottaja Inka Kovanen.

Jokainen ilmoittautuminen vaikuttaa kokonaisuuteen

Livetapahtuman järjestäminen vaatii resursseja ja rahaa. Jokainen ilmoittautunut osallistuja vaikuttaa tilavarauksiin, tarjoiluihin, materiaalien määrään ja henkilöstöresursseihin.

– Etäaikana totuimme siihen, että osallistuminen webinaareihin ja virtuaalitapahtumiin oli joustavaa ja tarvittaessa tallennetta pääsee katsomaan myös myöhemmin. Live-tapahtumissa tilanne on toinen. Kun osallistuja ei saavu paikalle eikä peru paikkaansa, siitä syntyy turhia kustannuksia ja ruokahävikkiä. Olemme myös olleet tilanteessa, jossa tapahtuman kaikki livepaikat on varattu, eli kaikki halukkaat eivät pääse edes ilmoittautumaan mukaan. Tämä tuntuu jälkikäteen turhauttavalta, kun no show on ollut tapahtumassa merkittävästi arvioitua suurempi, Kovanen toteaa.

Isännöintiliitossa vastuullisuus tarkoittaa myös sitä, että tapahtumat suunnitellaan realistisesti ilmoittautumismäärien perusteella, arvioitu no show huomioiden. Myös ilmoittautuneiden vastuu on merkittävä, jotta lopullisen osallistujamäärän arvioinnista saadaan luotettavaa. Sitoutuminen omaan ilmoittautumiseen on osa yhteistä vastuuta.

Keinot käyttöön: muistutukset ja no show -maksu

Heti ilmoittautumisen yhteydessä saapuvassa ilmoittautumisvahvistuksessa on mukana kalenterilinkki. Tapahtuma kannattaakin lisätä heti omaan kalenteriin, jotta sen pystyy huomioimaan omassa ajankäytön suunnittelussaan.

– Aiomme myös itse lisätä viestintää ennen tapahtumaa, jotta tapahtuma on paremmin ilmoittautuneiden mielessä. Lisäksi otamme käyttöön tehokkaamman jonotuslistakäytännön live-tapahtumiin. Pyrimme jatkossa korostamaan live-osallistumisen sitovuutta ja muistutamme osallistumisehdoista ja perumiskäytänteistä, Kovanen täsmentää.

Isännöintialan arki on kuitenkin arvaamatonta ja toisinaan oma osallistuminen peruuntuu lyhyellä varoitusajalla. Tapahtumaturvallisuuden näkökulmasta tapahtumiin ei tule myöskään saapua sairaana.

– Me ymmärrämme kyllä alan yllätyksellisyyttä ja ikäviä sairastapauksia. Olen myös itse ollut joskus tilanteessa, jossa tapahtumapäivänä tuntuukin siltä, että etäosallistuminen on helpompaa. Kuitenkin, kun live-tilaisuuteen saapuu, on se kokemuksena aina etälähetystä parempi. Mikään ei korvaa tapahtumatunnelmaa ja kohtaamisia toisten kanssa; ammattilaistapahtumaan käytetty aika on aina hyvin käytettyä työaikaa. Uskon vilpittömästi live-tapahtumien voimaan ja vaikuttavuuteen, Kovanen toteaa.

Nyt myös Isännöintiliiton maksuttomissa live-tapahtumissa otetaan käyttöön no show -maksut. Maksulla katetaan kustannuksia, joita tapahtumajärjestämisestä syntyy, saapui osallistuja paikalle tai ei. Mikäli osallistuja ilmoittaa perumisesta ja sen syystä etukäteen, ei maksua peritä.

Isännöintiliiton maksuttomissa live-tapahtumissa otetaan käyttöön no show -maksut. Maksulla katetaan kustannuksia, joita tapahtumajärjestämisestä syntyy, saapui osallistuja paikalle tai ei. Mikäli osallistuja ilmoittaa perumisesta ja sen syystä etukäteen, ei maksua peritä.

– Tarkoituksenamme ei ole kiusata jäseniämme, vaan luoda vastuullista tapahtumakulttuuria, jossa hyvistä käytöstavoista pidetään kiinni. Haluamme myös, että ne osallistujat, jotka oikeasti haluavat tulla paikan päälle, myös pääsevät sinne, kun paikkoja ei jaeta haamuosallistujille, Kovanen tarkentaa.

Ajoissa liikkeellä oleminen on kaikkien etu

Toinen korona-ajan jälkeen yleistynyt ilmiö on myöhäinen ilmoittautuminen tapahtumiin. Tämä vaikeuttaa tilojen ja tarjoilujen mitoittamista ja voi estää lisäpaikkojen järjestämisen.

– Toivomme, että ilmoittautumiset tehdään hyvissä ajoin. Kaikissa tapahtumapaikoissa ei ole mahdollisuutta tehdä viime hetken muutoksia tiloihin tai tarjoiluihin. Aikainen ilmoittautuminen auttaa meitä varmistamaan sujuvan ja laadukkaan tapahtumakokemuksen kaikille, Kovanen sanoo.

Yhdessä voimme vähentää no show -ilmiötä ja varmistaa, että Isännöintiliiton tapahtumat palvelevat jäseniä parhaalla mahdollisella tavalla.

– Haluamme tarjota laadukkaita ja vastuullisesti toteutettuja tilaisuuksia isännöintialan ammattilaisille. Se onnistuu parhaiten, kun jokainen kantaa oman kortensa kekoon, Kovanen kiteyttää.