Isännöitsijän työ ei lopu yhtiökokoukseen

Yhtiökokous on taloyhtiön vuoden tärkein päätöksentekohetki, mutta kokouksen päättyminen ei merkitse työn loppua – päinvastoin, isännöitsijälle se tarkoittaa kiireisen ja vastuullisen jälkityön käynnistymistä. Yhtiökokouksen jälkeen isännöitsijän tehtävänä on huolehtia siitä, että kaikki kokouksessa sovitut asiat kirjataan, viedään eteenpäin ja saatetaan käytäntöön niin hallinnollisesti kuin käytännön tasolla.

Ensimmäisenä askeleena on yhtiökokouksen pöytäkirjan laatiminen ja siihen pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitusten pyytäminen. Mikäli kokouksen yhteydessä järjestettiin hallituksen järjestäytymiskokous, myös siitä laaditaan pöytäkirja ja allekirjoitetaan. Näiden jälkeen dokumentit tallennetaan isännöintijärjestelmään.

– Tämä on se kohta, johon hallituksen ja pöytäkirjojen tarkastajien kannattaisi kiinnittää huomiota, jotta asioiden hoito nopeutuisi. Nykyään lähes kaikkien asiakirjojen allekirjoitukset hoituvat sähköisesti ja pyyntö allekirjoittamaan tulee sähköpostilla. Kun ihmisille tulee paljon sähköpostia, on ymmärrettävää, että allekirjoituspyyntö voi jäädä huomaamatta tai unohtua arjen kiireessä. Järjestelmä toki lähettää tasaisesti muistutusviestin, mutta asia roikkuu isännöitsijän työpöydällä, kunnes kaikki ovat allekirjoittaneet pöytäkirjat, kertoo Isännöintiliiton vanhempi lakiasiantuntina Kristel Pynnönen Andersson.

– Kun allekirjoitus viipyy, joutuu isännöitsijä usein lähettämään sähköpostia erikseen henkilölle, jotta viesti tulee huomatuksi ja allekirjoitus tehdyksi. Tämä lisää isännöitsijän työtä ja hidastaa taloyhtiön asioiden eteenpäin laittamista, lisää Pynnönen Andersson.

Dokumentit kirjoihin ja kansiin

Isännöitsijä pitää huolta dokumenttien tallentamisesta, jakamisesta sekä tietojen päivityksestä eri järjestelmiin yhtiökokouksen päätösten mukaisesti.
– Dokumentit viedään isännöintiyrityksen järjestelmiin ja mahdolliselle taloyhtiösivulle. Jos taloyhtiön hallitukseen on tullut muutoksia, tiedot rekisteröidään kaupparekisteriin. Tärkeää on myös isännöintiyrityksen sisällä tiedottaminen päätöksistä, näin esimerkiksi kirjanpitäjä osaa lähettää osakkaille uudet vastikelaskelmat, sanoo Pynnönen Andersson.

Yhtiökokoustiedote auttaa pysymään selvillä päätöksistä

Yksi tärkeä isännöinnin tehtävä yhtiökokouksen jälkeen on yhtiökokoustiedotteen laatiminen osakkaille ja asukkaille.

– Tyypillisesti tiedotetaan maksuihin liittyvät muutokset, kuten vaikkapa yhtiövastike-, sauna-, autopaikka- ja vesimaksut. Tiedotteessa tulee myös kertoa päätetyistä tulevista remonteista tai muista merkittävistä asioista, joilla on vaikutusta asukkaiden arkeen, kertoo Pynnönen Andersson.

Puutelistalta asioita järjestykseen

Yhtiökokouksessa nousee usein esille käytännön asioita, jotka kaipaavat huomiota ja kuntoon laittamista.
– Isännöitsijä kerää keskustelun pohjalta listan, jonka toimittaa huollolle ja muille tarpeellisille tahoille. Listalta voi löytyä esimerkiksi pyyntö huollolle tyhjentää pyörävarasto vanhoista pyöristä ja asiasta tiedotus asukkaille, kertoo Pynnönen Andersson.

– Yhtiökokouksen jälkeinen vaihe on ratkaiseva hetki, jossa päätöksistä siirrytään toimeenpanoon. Niissä tarvitaan tarkkuutta, selkeää tiedonkulkua ja tehokasta hallintoa. Isännöitsijän rooli on avainasemassa onnistuneessa toteutuksessa, korostaa Pynnönen Andersson.