Isännöintiyritys vastaa oman henkilökuntansa työympäristöstä, työympäristön turvallisuudesta sekä työsuojelusta. Isännöintiyritys myös päättää, mitä ja miten työntekijälle normaalistikin kuuluvia tehtäviä priorisoidaan koronaepidemian aikana. Isännöintiyrityksessä on hyvä huomioida vähintään seuraavat asiat.
Suositaan etätöiden tekemistä
Isännöintiyrityksen on hyvä tarkistaa, että kaikilla on tarvittavat työskentelyvälineet etätyöhön. Työntekijän on hyvä pitää tietokone jatkuvasti mukana. Tarvittaessa työnantaja voi lähettää työntekijän tietokoneen työntekijän kotiosoitteeseen etätyön mahdollistamiseksi. Ulkomaanmatkan jälkeen jokaisen henkilöstöön kuuluvan on hyvä jäädä kahdeksi viikoksi etätöihin. Työpaikalle ei saa tulla, jos on vähääkään flunssan oireita.
Yrityksen sisäiset kokoukset ja palaverit joko perutaan, siirretään tai pidetään etäyhteydellä
Tarvittavat kokoukset pidetään ensisijaisesti sähköisiä järjestelmiä hyödyntäen. Muuten kokoukset ja palaverit perutaan tai siirretään.
Sairaslomaa omalla ilmoituksella
Henkilöstö voi pitää sairaslomaa esimiehen kanssa sopien omalla ilmoituksella tämän epidemiaohjeistuksen voimassaollessa.
Koronaepäilystä ilmoitus välittömästi työnantajalle
Jos työntekijä epäilee koronaa, hänen tulee ilmoittaa välittömästi työnantajalle, jonka kanssa käydään läpi mahdolliset lähikontaktit kollegoihin ja asiakkaisiin.
Asiakastapaamiset sähköisesti
Asiakkaiden kanssa tapaamiset tulee järjestää mahdollisuuksien mukaan sähköisesti. Asiakasyhtiöiden hallituksen kokoukset järjestetään sähköpostilla, puhelimitse tai muulla käytössä olevalla etäyhteydellä.
Huoneistossa käyntejä harkittava tarkkaan
Asunnoissa suoritettavien tarkastusten tarpeellisuus on syytä arvioida etukäteen entistä paremmin epidemian aikana. Asuntoihin, joissa on altistuneita, ei ole syytä mennä. Jos asuntoon on tilanteesta johtuen kuitenkin mentävä, voidaan näin toimia, mikäli se kaikille sopii ja tarkastajalla on mahdollisuus hoitaa tarkastus ilman, että tilassa on useita ihmisiä.
Kevään yhtiökokoukset erityisjärjestelyn tai siirto myöhempään ajankohtaan
Kevään yhtiökokouksissa kannattaa ottaa ensisijaisesti etäyhteydet käyttöön ja tarpeen vaatiessa siirtää kevään yhtiökokoukset myöhempään ajankohtaan.
Kaikkiin yhtiökokouskutsuihin tulee liittää maininta etäyhteyden käytöstä ja etäyhteyden mahdollisista rajoitteista osakkaan puhe- tai äänivaltaan. Asiakasyhtiöitä kannattaa ohjeistaa niin, että kokoukseen tulevat paikalle vain tarvittavat osallistujat. Tällä tarkoitetaan sitä, että kutsussa mainitussa kokouspaikassa on yhtiökokouksessa oltava paikan päällä vähintään yksi osallistuja. Käytännössä kokouspaikassa olisi hyvä läsnä olla ainakin yhtiökokouksen puheenjohtajan ja tarvittaessa kokouksen sihteerin. Muiden suositellaan osallistuvan yhtiökokoukseen etäyhteyttä käyttäen.
Riskiryhmiin kuuluvat työntekijät erityishuomioon
Mikäli työnantajalla on tiedossa riskiryhmiin kuuluvia työntekijöitä, heidät on syytä ohjata pitämään kokoukset etäyhteydellä tai siirtämään ne.
Mikäli työntekijä tai hänen lähipiiriläisensä kuuluu koronaviruksen kannalta riskiryhmään, on hyvä keskustella työnantajan kanssa osallistumisesta tilanteisiin, jossa altistumisriski on kohtalainen.
Tämä koronaepidemiaohjeistus on voimassa tarvittaessa toukokuun loppuun asti ja ohjeistusta päivitetään tarvittaessa. Työnantaja seuraa viranomaisohjeistusta epidemian osalta ja tiedottaa työntekijöitä tarvittaessa.
Tutustu myös Isännöintiliiton päivittyvään Näin korona vaikuttaa taloyhtiöissä -sivuun, joka kokoaa kaiken tuottamamme ja keräämämme materiaalin ja asiantuntijasisällön aiheesta.