Isännöitsijä Petri Haapa-aho teetti isännöimäänsä uudiskohteeseen taloyhtiöstrategian ulkopuolisen asiantuntijan avulla. Strategia tuo asunto-osakeyhtiön johtoon pitkäjänteisyyttä sekä parantaa hallitustyötä ja asukastyytyväisyyttä.
Taloyhtiöstrategioden lisääntymistä jarruttaa se, että vaikka innostusta löytyy, työkalut usein puuttuvat. Loppuvuodesta ongelmaan saatiin apua, kun Isännöintiliitto julkaisi jäsenyrityksilleen taloyhtiöstrategioita koskevan ohjeen. Jäsenohje antaa käytännön työkaluja strategian laatimiseen, kuvaa tyypillisen strategiaprosessin eri vaiheet ja antaa esimerkkejä strategiatuotteen moduuleista.
– Jotta taloyhtiötä voidaan johtaa tavoitteellisesti, niille on laadittava strategiat. Isännöinnin kannattaa ottaa tässä aktiivinen rooli, sillä strategia uudistaa isännöintipalvelun luonnetta ja arjen työtä, sanoo Isännöintiliiton asiantuntija Pekka Harjunkoski.
Harjunkoski on työstänyt uutta jäsenohjetta yhdessä jäsenyritysten edustajien kanssa. Lisäksi asiantuntijanäkemyksiä on saatu Vahanen-yhtiöiltä, joka myy strategioita taloyhtiöille omana palvelutuotteenaan. Yhteistyö Vahasen kanssa on osa Kiihdyttämöksi nimettyä hanketta, jossa valitut yritykset tekevät kehitystyötä Isännöintiliiton ja sen jäsenyritysten kanssa.
– Niin jäsenten työryhmässä kuin Vahasenkin kanssa työskennellessä on hahmoteltu, mitä taloyhtiöstrategiat ovat ja miten niitä voi edistää. Samalla on kartoitettu erilaisia vaihtoehtoja taloyhtiöstrategioiden toteuttamiseen, kertoo Harjunkoski, jonka vastuulla kumpikin projekti on.
Strategia tukee isännöitsijää johtamisessa
Strategia-asiantuntija Anu Norros Vahaselta korostaa, että hyvä taloyhtiöstrategia edellyttää huolellista taustatyötä. Lähtökohtana on taloyhtiön kuntoarvio. Kiinteistön teknisen kunnon ja talouden tunnuslukujen lisäksi pitäisi tuntea myös ihmiset, jotka taloyhtiössä asuvat.
– Asukkaiden asumistoiveet, asuntojen arvo ja asuinalue ovat olennainen osa strategiaprosessia. Parhaimmillaan strategia huomioi koko ympäröivän asuinalueen suunnitelmat, jolloin taloyhtiö voi toteuttaa vaikka korjaushankkeen yhteistyönä naapuriyhtiön kanssa. Kun asukkaat saavat vaikuttaa taloyhtiönsä strategiaan, he myös sitoutuvat siihen, kertoo Norros.
Vahasen tuottama taloyhtiöstrategia perustuu eri osapuolien yhteistyöhön. Käytännössä strategiaa työstetään istuttamalla hallitus, isännöitsijä ja Vahasen asiantuntijat saman pöydän ääreen. Asukkaat otetaan mukaan asukaskyselyn kautta. Strategian ollessa luonnosvaiheessa he tuovat aktiivisen panoksensa asukasilloissa.
Norroksen mukaan onnistunut strategia on isännöitsijälle samanlainen johtamisen tuki kuin yrityksen strategia on yrityksen toimitusjohtajalle:
– Päätöksenteko ja johtaminen on jouhevampaa, kun on yhdessä luodut tavoitteet. Kiinteistön kunnossapidosta tulee ennakoitua ja taloyhtiön taloudesta hallittua. Yhteistyö asukkaiden kanssa paranee, kun heidät on sitoutettu mukaan.
Teettäisinkö ulkopuolisen tuella?
Isännöitsijä Petri Haapa-aho teetti edellisessä työpaikassaan isännöimäänsä taloyhtiöön strategian Vahasen asiantuntijan avulla. Helsingin Kalasatamassa sijaitsevan uudiskohteen strategia valmistui viime vuonna, noin neljän kuukauden projektin tuloksena.
– Isännöitsijällä on usein pula ajasta. Ulkopuoliselta ostettu strategia säästi aikaa, jolloin itse pystyin keskittymään muihin isännöitsijälle kuuluviin tehtäviin, kertoo Haapa-aho, joka työskentelee nykyisin MTR-Isännöinnissä.
Haapa-ahon mukaan ostettu strategia sopii hyvin tilanteeseen, jossa isännöintiyritys ei tuota itse taloyhtiöstrategioita. Vahaselta tilattuun taloyhtiöstrategiaan sisältyi erilaisten tapaamisten ja työpajojen lisäksi myös strategian pohjaksi teetetty rakennetekninen kuntoarvio sekä asukaskysely ja sen vastausten tulkinta. Haapa-aho pitää kyselytulosten analysointia yhtenä strategiatyön kriittisimmistä vaiheista:
– Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän voi olla hankala analysoida asukaskyselyn tuloksia objektiivisesti. Puolueeton asiantuntija ratkaisi ongelman, ja auktoriteetti vastausten tulkintaan löytyi helposti.
Vaikka ulkopuolista asiantuntijaa käytettiinkin, strategiaprosessi vaati panosta myös isännöitsijältä, hallitukselta ja asukkailta. Ensimmäisissä tapaamisissa Vahasen edustaja, isännöitsijä ja hallitus pohtivat taloyhtiön tilannetta kolmikannalla. Tämän jälkeen teetettiin asukaskysely, ja sen jälkeen jatkettiin työpajatyöskentelyllä, jossa kuultiin asukkaiden ja osakkaiden ajatuksia. Näiden pohjalta hahmottuivat taloyhtiön arvot ja suuntaviivat tulevaisuudelle.
Haapa-ahon mielestä strategiasta on ollut hyötyä niin isännöinnille kuin taloyhtiöllekin, kun asukkaat ovat tyytyväisempiä.
– Tyytyväinen asukas on tyytyväinen isännöinnin asiakas.
Kun käynnistät taloyhtiön strategiatyön:
Yritys voi tuottaa strategioista oman palvelunsa tai teettää strategiat ostopalveluna ulkopuolisen asiantuntijan avulla. Varmista kummassakin tapauksessa, että saatavilla on kunnolliset taustatiedot ja työkalut:
- ajantasainen tieto kiinteistön kunnosta (esim. kiinteistön kuntokartoitus)
- näkymä taloyhtiön taloustilanteeseen
- väline tai kumppani osakaskyselyn toteuttamiseen (esim. Talokysely)
- dokumenttipohjat strategian työstämiseen
- esimerkkistrategia, joka voi toimia myyntimateriaalina hallituksille
- viestintäsuunnitelma laadinnan ajaksi.
Tarkemmat ohjeet löydät pian julkaistavasta jäsenohjeesta.
Strategia tuo yhtiön tahtotilan näkyviin
Kalasatamalaisen taloyhtiön hallituksessa on kiitelty sitä, että linjauksia on nyt helpompi tehdä, kun tavoitteet on kirjattu, eikä jokaisesta asiasta tarvitse enää äänestää erikseen. Strategian johtamana on kehitetty kerhotilaa ja alettu pohtia taideteosten tuomista taloyhtiöön. Myös asukkaiden toivomat parannukset piha-alueelle ovat työn alla.
Strategia toi myös taloyhtiön johtoon kaivattua pitkä jänteisyyttä, sillä suunnitelmissa tähytään vähintään viidentoista vuoden päähän.
– Toivon, että jossakin vaiheessa strategia olisi tärkeä paperi myös asuntokaupoissa. Silloin yhtiölle voisi määritellä niin sanotun vastikkeen kipurajan, jonka mukaan taloyhtiön hankkeet mitoitetaan. Ostaja voisi olla varma, että vastikkeen määrä pysyy suhteellisen tasaisena eikä tulossa ole hallitsemattomia korotuksia, ideoi Haapa-aho.
Hän uskoo, että nopeaan tiedonkulkuun tottuneet asukkaat alkavat odottaa, että voivat osallistua taloyhtiön linjauksiin muutoinkin kuin yhtiökokouksen kautta. Strategiat lisääntyvät silloin väistämättä. Haapa-ahon nykyinen työpaikka MTR-Isännöinti onkin kehittänyt oman taloyhtiöstrategiapalvelun.
– MTR:n oma strategiatuote pohjautuu asukkaille ja osakkaille teetettyyn kyselyyn, jolla kartoitetaan nykytilaa ja kehityksen painopistealueita. MTR painottaa erityisesti asukkaiden ja osakkaiden asumiskokemuksen nostamista teknisen ylläpitolinjan oheen. Yhdessä sovitut suuntalinjat helpottavat päätöksentekoa ja sitouttavat kaikkia osapuolia kehittämään kiinteistöä suunnitelmallisesti, kertoo MTR-Isännöinnin toimitusjohtaja Krister Ilvonen.
Meri Siippainen