Tietosuoja Isännöintiliitossa
Henkilötietojen huolellinen käsittely on meille Isännöintiliitossa tärkeää. Käsittelemme henkilötietoja voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sekä huomioiden hyvät käytännöt tiedonhallinnassa sekä tietojen käsittelyssä. Meille on tärkeintä, ettei rekisteröityjen yksityisyys vaarannu.
Tässä selosteessa kerromme, kuinka käsittelemme henkilötietoja Isännöintiliiton jäsenrekisterissä. Tarkemmissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Jenni Valkamaan, toimisto@isannointiliitto.fi
Isännöintiliitossa keräämme jäsenyritysten yhteyshenkilöiden ja työntekijöiden sekä jäsenyhdistysten luottamushenkilöiden tietoja Isännöintiliiton toiminnan ja jäsenpalveluiden järjestämiseksi. Jäsenrekisteriimme on kirjattu seuraavia henkilötietoja:
- nimi, ammattinimike tai asema jäsenyrityksessä ja/tai jäsenyhdistyksessä, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), Mappi-jäsenpalvelun käyttäjätunnus, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumistiedot, laskutusyhteystiedot, suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin ja suoramarkkinointikiellot, jäsenpalautetiedot, asema Isännöintiliiton luottamuselimissä ja Isännöintiliiton verkostoihin kuuluminen. Lisäksi Isännöintiliiton hallituksen jäsenistä kerätään ja tallennetaan henkilötunnukset. Potentiaalisten jäsenyritysten yhteyshenkilöistä tallennamme yhteystiedot.
Kerätyt henkilötiedot saamme rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumisen yhteydessä ja Mappi-jäsenpalveluun rekisteröidyttäessä sekä palvelua käytettäessä. Jäsenpalveluiden käyttöönottoa varten jäsenyrityksessä työskentelevän henkilön nimi ja sähköpostiosoite voidaan saada jäsenyrityksen edustajalta eli rekisteröidyn työnantajalta. Lisäksi potentiaalisten jäsenyritysten yhteyshenkilötietoja saadaan yritysten verkko-osoitteista. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröity työskentelee jäsenyrityksessä tai toimii jäsenyhdistyksen luottamushenkilönä ja yritysjäsen yhteyshenkilön osalta jäsenyyden keston ajan. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään tarpeellisin osin esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Koulutusten ja tapahtumien järjestämisen yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se tietojen käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Markkinointitarkoituksiin kerätyn henkilötiedon poistamme rekisteröidyn pyynnöstä.
Yritysjäsenen yhteyshenkilön tiedot voidaan tallentaa rekisterinpitäjän erilliseen markkinointirekisteriin mahdollisen uuden jäsenyyden perustamiseksi, ellei tätä ole erikseen kielletty
Tarvitsemme henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa jäsenyrityksen/-yhdistyksen edustajan ja työntekijät näiden käyttäessä jäsenpalveluita. Käytämme tietoja jäsensuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsenviestintään, jäsenpalvelun tuottamiseen ja kehittämiseen sekä laskutukseen ja perintään. Henkilötietoja käytetään myös yhdistyksen hallinnon hoitamiseen, riskienhallintaan ja palvelun tietoturvallisuuden varmistamiseen sekä mahdollisten väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen. Tietoja voidaan käyttää toimialan kehittämistarkoituksessa tehtävien kyselyjen tekemiseen, Isännöintiliiton ja sen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden kohdentamiseen, markkinointiin, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi, sekä suoramarkkinointikieltojen toteuttamiseen. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa yhdistyksen etua.
Käsittelemämme henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan Isännöintiliiton työntekijät tai Isännöintiliiton alihankkijat suojatuilla työasemillaan, joihin kirjaudutaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella. Varmistamme, että henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellytämme tätä myös omilta alihankkijoiltamme. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön puitteissa. Tietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, jos rekisteröity ei ole sitä kieltänyt, ja tällöin edellytämme luovutuksensaajaa toimimaan voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.