Suomessa on käynnissä mittava valtiollinen hanke, jossa taloyhtiöiden osakeluettelot ja vanhat paperiset osakekirjat siirtyvät digitaaliseen muotoon. Tällä hetkellä hieman yli puolet taloyhtiöiden osakeluetteloista on jo siirretty Maanmittauslaitoksen hallinnoimaan huoneistotietojärjestelmään ja määrä kasvaa koko ajan. Isännöintiyrityksissä on uurastettu siirtojen kanssa, mutta siirrettyjen yhtiöiden osakasmuutosten hidastunut rekisteröinti Maanmittauslaitoksella aiheuttaa nyt isoja ongelmia taloyhtiöissä. Viive käsittelyssä on pahimmillaan 9 viikkoa.
Osakehuoneiston uusi omistaja saa osakkaan oikeudet huoneistotietojärjestelmään siirretyssä taloyhtiössä vasta kun omistusmuutos on käsitelty Maanmittauslaitoksella ja osakas kirjattu viralliseen osakerekisteriin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että osakas ei voi tehdä esimerkiksi muutostyöilmoitusta, aloittaa remonttia, saada autopaikkaa taloyhtiöstä, tilata lisää avaimia tai isännöitsijätodistusta.
– Suurin ongelma koskee yhtiökokousta, johon kutsun saadakseen ja osallistuakseen osakas tulee olla kirjattuna viralliseen osakerekisteriin, pelkkä kauppakirja ei tässä tapauksessa riitä. Yleisesti voidaan sanoa, että uusi osakas ei pysty käyttämään mitään osakkeenomistajan oikeuksia ennen kuin omistus on virallisesti rekisteröity , kertoo tilanteesta Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva.
Ongelmana kiireettömien hakemusten suuri määrä – kiireelliset jumiutuvat ruuhkaan
Ongelmia aiheuttaa nyt se, että samaan aikaan, kun osakeluetteloita siirretään ja niihin liittyviä osakasmuutoksia rekisteröidään, jotkut osakkaat ovat rientäneet hakemaan vanhan osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta, vaikka osakkailla olisi täysin kiireettömästi 10 vuotta aikaa hakea mitätöintiä. Tämä on ruuhkauttanut pahasti Maanmittauslaitoksen hakemusten käsittelyn, jonka takia käsittely vie aikaa pahimmillaan yli 9 viikkoa.
– Nyt ilmi tullut ruuhka Maanmittauslaitoksen rekisteröinneissä heijastuu vahvasti isännöintiin asukkaiden tyytymättömyytenä ja lisätyönä, kun isännöitsijät yrittävät auttaa ja selvittää osakkaiden rekisteröintiasioita. Valitettavasti negatiivista palautetta tulee paljon isännöinnille, joka ei voi käsittelyaikoihin vaikuttaa, Koro-Kanerva summaa tilannetta.
Ruuhka näkyy isännöintikentällä – toiveena löytää asiaan ratkaisu hakemusten priorisoinnilla
Suomen suurin isännöintiyritys Retta on jo siirtänyt 95 % isännöimiensä taloyhtiöiden osakeluetteloista huoneistotietojärjestelmään, joten Maanmittauslaitoksen käsittelypalvelun ruuhkautuminen on näkynyt isännöintitoimistolla lisääntyneinä yhteydenottoina.
– On harmillista, että emme saa meistä riippumattomista syistä tarjottua osakehuoneiston uudelle omistajalle välittömästi hänelle kuuluvia palveluita ja sujuvaa asiointia. Olemme ohjeistaneet asiakkaita kiirehtimään oman hakemuksensa käsittelyä Maanmittauslaitoksella ja pyrkineet luovimaan tilanteissa, jotta taloyhtiön ja osakkaiden arki saadaan viranomaispalvelun ruuhkasta huolimatta rullaamaan, kuvailee tilannetta Rettan kehitysjohtaja Linda Koivunen.
– Toiveemme on, että Maanmittauslaitos voisi priorisoida työjonostaan ne hakemukset, joiden aiheena on lunastusmenettelyn käynnistyminen tai omistusmuutos. Lisäksi viestinnässä pitäisi vahvasti painottaa sitä, ettei paperisen osakekirjan muuttamisessa sähköiseksi omistajamerkinnäksi ole kiire, ellei osakehuoneisto vaihda omistajaa. Yhteistyö Maanmittauslaitoksen kanssa on ollut koko osakeluetteloiden siirtoprojektin ajan hyvää ja aktiivista, joten uskon, että tämäkin saadaan alkuvaikeuksien jälkeen sujumaan ja huoneistotietojärjestelmän hyödyt taloyhtiöille ja kiinteistötoimialle lunastettua, kertoo Koivunen.
Taloyhtiöiden osakeluettelotiedot on siirrettävä tämän vuoden aikana huoneistotietojärjestelmään. Kun osakeluettelo on siirretty, osakkailla on kymmenen vuotta aikaa hakea omistuksensa sähköistä rekisteröintiä. Osakkaan on haettava omistuksen rekisteröintiä aiemmin vain siinä tapauksessa, jos omistaja vaihtuu.
