6 vinkkiä isännöintijärjestelmän valintaan

Isännöintijärjestelmä on koko isännöintitoimiston sydän. Kun järjestelmä toimii, arki on hallittua, tieto kulkee ja asiakaspalvelu pysyy laadukkaana. Kun se ei toimi, kuormitus kasvaa nopeasti – ja se näkyy sekä omassa työssä että asiakaspalvelussa.

Sopivan isännöintijärjestelmän valinta ei ole vain tekninen hankinta, vaan strateginen päätös. Se vaikuttaa suoraan tehokkuuteen, kustannuksiin ja siihen, kuinka sujuvalta isännöinnin arki tuntuu.

Tässä artikkelissa kerron sinulle 6 vinkkiä, joiden avulla valitset isännöintijärjestelmän, joka tukee aidosti isännöinnin arkea.

1. Valitse kokonaisjärjestelmä, älä kokoelmaa ohjelmia
   Isännöinti ja kirjanpito muodostavat kokonaisuuden. Kun ne toimivat samassa järjestelmässä, tieto on keskitetty yhteen paikkaan, pysyy ajan tasalla ja on koko tiimin hyödynnettävissä. Työ ei pirstoudu useisiin järjestelmiin, eikä aikaa kulu manuaalisiin siirtovaiheisiin.
   
   
2. Automatisoi kaikki, mikä ei vaadi ihmistä
   Isännöinnin arjessa toistuvat rutiinit vievät paljon aikaa. Hyvin rakennettu isännöintijärjestelmä automatisoi aikaa vievät rutiinit: pankkiaineistojen käsittelyn, laskujen tiliöinnin ja raportoinnin. Tämä vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön ja parantaa työn sujuvuutta.
   
   
3. Katso isännöintijärjestelmän kustannuksia pintaa syvemmälle
   Isännöintijärjestelmän hinta on tärkeä osa päätöstä, mutta pelkkä kuukausimaksu ei kerro koko totuutta. Varmista aina, mitä kuukausimaksu pitää sisällään ja mitä laskutetaan erikseen. Tee tarvittaessa laskelmat todellisilla tosite-, verkkolasku yms. määrillä.
   
   Läpinäkyvä ja ennakoitava hinnoittelu kertoo hyvin suunnitellusta isännöintijärjestelmästä – sellaisesta, joka tukee työtä ilman piilokuluja tai yllätyksiä.
   
   
4. Tietoturva ja luotettavuus ovat isännöintijärjestelmän perusta
   Isännöinnissä käsitellään arkaluonteista tietoa päivittäin. Auditoitu tietoturva, selkeä käyttöoikeuksien hallinta ja automaattinen varmuuskopiointi varmistavat, että tieto on turvassa ja toiminta luotettavaa kaikissa tilanteissa.
   
   
5. Tuki on osa hyvän isännöintijärjestelmän arvoa
   Hyvä isännöintijärjestelmä ei jätä käyttäjää yksin. Tukipalveluiden on oltava helposti tavoitettavissa, ja niiden taustalla on oltava ihmisiä, jotka tuntevat isännöinnin työnkulun ja todellisuuden.
   
   
6. Yhdessä kehitetty isännöintijärjestelmä toimii parhaiten
   Isännöinnin toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Järjestelmä, jota kehitetään yhdessä isännöitsijöiden kanssa, pysyy mukana muutoksessa ja tukee työtä myös tulevaisuudessa

Haluatko syventyä aiheeseen tarkemmin?
Lue koko artikkeli Confirman blogista ja tutustu siihen, miten Confirma Disponent -isännöintijärjestelmä tukee isännöinnin arkea.

Teksti: Arttu Lehtonen, Key Account Manager, Confirma

Tämä palsta on osa Isännöintiliiton ja Confirman kaupallista yhteistyötä. Tiedustelut: janne.tiitta@isannointiliitto.fi tai jenni.mahanen@isannointiliitto.fi.