Isännöintiyritysten avuksi suunniteltu postituspalvelu säästää isännöinnin työtunteja kevätkiireiden aikaan. Ammattimaisesti tuotetut ja selkeät yhtiökokouskutsut myös houkuttelevat osakkaita kokouksiin paremmin, kuin kuivakka nivaska A-nelosia.
Isännöintiliitto ja Edita Prima Oy ovat luoneet isännöintiyrityksille postituspalvelun, jolla viestien lähettäminen taloyhtiöasukkaille sujuvoituu ja ammattimaistuu.
– Suurin hyöty postituspalvelusta on työn tehostuminen. Kun vaikkapa yhtiökokouskutsuja ei tarvitse tulostaa ja postittaa manuaalisesti isännöintitoimistolla, isännöitsijän työaikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Kevät on isännöinnissä kiireistä aikaa ja postituspalvelu tuo helpotusta arkeen, sanoo palvelusta Edita Primalla vastaava Key Account Manager Pyry Heinonen.
Kun vaikkapa yhtiökokouskutsuja ei tarvitse tulostaa ja postittaa manuaalisesti isännöintitoimistolla, isännöitsijän työaikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin.
Postituspalvelua käyttää vuosittain kymmenestä kahteenkymmeneen aktiiviasiakasta. Mukana on pieniä ja suuria isännöintiyrityksiä ympäri maan. Palvelua käyttäen voi lähettää muitakin asiakasviestejä, kuten postikortteja ja tiedotteita. Materiaalit tuunataan yrityksen ulkoasuun sopiviksi.
– Postitettavat materiaalit tehdään niihin tarkoitetuilla koneilla, jolloin loppuasiakkaalle saadaan hienompi lopputuote käteen. Osakkailta asti on kantautunut kiitosta korviimme tästä, sanoo Heinonen.
Asukkaat iloisia postituspalvelun toimittamista yhtiökokouskutsuista
Helsinkiläisessä 10+ Isännöinti Oy:ssä postituspalvelua on käytetty yhtiökokouskutsujen postittamiseen jo kolmen vuoden ajan. Yrityksen toimitusjohtaja, isännöitsijä Sami Asujamaa kertoo, että palvelun käytössä on monia hyviä puolia.
– Meillä ei ensinnäkään ole syytä pitää isoa kopiokonetta tai printteriä toimistolla. Olisi myös todella työllistävää tulostaa, kuorittaa ja postittaa iso määrä yhtiökokouskutsuja. Kolmanneksi tulostuspalvelu edistää paikkariippumatonta työkulttuuriamme, toimistolle ei ole pakko tulla yhtiökokouskutsujen postituksen vuoksi.
Asujamaan mukaan yritys suosii sähköistä tiedottamista, joten tarvittavien laitteiden hankkiminen kerran vuodessa lähtevien paperisten yhtiökokouskutsujen vuoksi ei olisi kannattavaa.
Hän löytää postituspalvelusta yhden ainoan kehityskohteen, joka sekin oikeastaan on jo korjattu.
– Joskus jonkun yhtiökokouksen kutsujen kanssa voi olla tiukka aikataulu. Aiemmin Economy-luokassa lähteneet kutsut saattoivat aiheuttaa silloin ongelman. Nykyisin myös postituspalvelun kautta voi valita Priority-lähetyksen, kertoo Asujamaa.
Asujamaan mukaan vastaanottajilta on tullut tyylikkäistä yhtiökokouskutsuista paljon positiivista palautetta. Taannoin eräs osakas kiitteli sitä, miten yhtiökokouskutsut eivät enää ole kuivakoita A4-nippuja, vaan kansiin nidottuja valmistautumisohjeita yhtiökokoukseen.
Teksti: Meri Siippainen