Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys – missä mennään? 

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys etenee vaiheittain, ja isännöinnissä sen vaikutukset näkyvät ennen kaikkea tietojen ilmoittamiseen ja ylläpitoon liittyvinä käytännön tehtävinä.

Huoneistotietojärjestelmän aikaa on eletty asunto-osakeyhtiöissä ja monissa kiinteistöosakeyhtiöissä jo useampi vuosi, ja omistajia koskevien tietojen hakeminen MML:n rekistereistä suoraan tai järjestelmän kautta on muodostunut osaksi isännöinnin arkipäivää.

Samalla on valmistauduttu huoneistotietojärjestelmän jatkokehityksen myötä tuleviin uusiin velvollisuuksiin, kuten hallinnollisten tietojen ylläpitämiseen isännöinnin käytössä olevien järjestelmien lisäksi myös huoneistotietojärjestelmässä.  

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys (HTJ2) tarkoittaa, että asunto-osakeyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötietoja, laina- ja vastiketietoja sekä muita hallinnollisia tietoja siirretään huoneistotietojärjestelmään, missä ne ovat käytettävissä yhtenäisessä, rakenteisessa muodossa. Tämä parantaa tiedon laatua ja läpinäkyvyyttä niin isännöinnissä, luotonannossa kuin asuntokaupassakin.  

Tietojen ilmoittaminen järjestelmään on parhaillaan käynnissä. Tämä perustamisvaihe on alkanut 1.6.2025. 

Tärkeimmät tietojen ilmoittamiseen liittyvät määräajat ovat seuraavat: 

• Perustamisvaihe päättyy 30.6.2026. Siihen mennessä taloyhtiöiden on ilmoitettava taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot (korjaushistoria ja kunnossapitotarveselvitys) sekä yhtiölainoja ja vastikkeita koskevat tiedot järjestelmään ensimmäisen kerran. 
• 1.7.2026 alkaen siirrytään tietojen jatkuvaan ylläpitoon. Taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa tietoja vähintään kerran vuodessa, kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta. Lisäksi tietoja on päivitettävä lainoja ja vastikkeita koskevien muutosten yhteydessä sekä tarvittaessa pyynnöstä, jos osakas tai esimerkiksi kiinteistönvälittäjä pyytää tietojen päivittämistä.   
• Osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten tietojen ilmoittamiseen varauduttava viimeistään 1.7.2026 alkaen. Tämän niin sanotun remonttirekisterin tiedot on pakko viedä järjestelmään 1.6.2023 alkaen kertyneiden ilmoitusten tietojen osalta. Tietojen ilmoittamiseen on varauduttava 1.7.2026 alkaen, koska tästä eteenpäin isännöinnin on pystyttävä päivittämään HTJ-tiedot esimerkiksi osakkaan tai kiinteistönvälittäjän pyynnöstä. Tietojen päivittäminen on tehtävä viimeistään ensimmäisen 30.6.2026 jälkeen pidetyn varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen.  

Taloyhtiöiden ja isännöinnin velvollisuudet 

Huoneistotietojärjestelmää koskeva lainsäädäntö tuo taloyhtiöille ja isännöitsijöille uuden velvollisuuden huolehtia siitä, että taloyhtiön tekniset, taloudelliset ja osakkaiden remontteihin liittyvät tiedot on päivitetty järjestelmään oikeassa muodossa ja laissa säädetyllä aikataululla.

Tietojen ilmoittaminen on uusi lakisääteinen velvollisuus, jota sovelletaan pienimpiä asunto-osakeyhtiöitä lukuun ottamatta kaikkiin Suomen asunto-osakeyhtiöihin sekä osaan keskinäisistä kiinteistöosakeyhtiöistä.  

Isännöitsijöiden rooli korostuu tietojen ilmoittamisessa, sillä käytännössä isännöinti huolehtii suurelta osin hallinnoimiensa tietojen ilmoittamisesta ammattimaisesti isännöidyissä taloyhtiöissä. Jos huoneistotietojärjestelmän mukanaan tuomia muutoksia ei ole vielä huomioitu isännöintisopimuksessa, on syytä harkita isännöintisopimuksen päivittämistä tai muuten sovittava taloyhtiön hallituksen kanssa tarvittavista muutoksista kirjallisesti.

Ilmoitusvelvollisuuden ulkopuolelle jäävät yhtiöt

Tietojen ilmoittamiseen on velvollisuus vain sellaisilla asunto-osakeyhtiöillä, joissa on enemmän kuin viisi osakehuoneistoa, ellei yhtiöllä ole huoneistokohtaista lainaa. Osakehuoneistolla tarkoitetaan kaikkia osakeryhmiä, eli asuntojen lisäksi myös esimerkiksi osakeautopaikkoja, -varastoja ja muita vastaavia tiloja, jos niiden hallintaan oikeuttaa erillinen osakeryhmä.

Jos 1–5 osakehuoneiston yhtiöllä on huoneistokohtaista lainaa, on myös näillä yhtiöillä velvollisuus tietojen ilmoittamiseen.

Tiedot on päivitettävä huoneistotietojärjestelmään esimerkiksi osakkaan tai muun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutetun tahon pyynnöstä. Vaikka yhtiö ei kuuluisi velvollisuuden piiriin, voi tietoja ilmoittaa vapaaehtoisesti.  

Ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on voinut valita, siirtyykö yhtiö huoneistotietojärjestelmään vai ei. Jos yhtiö ei ole siirtynyt huoneistotietojärjestelmään lainkaan, eivät myöskään uudet hallinnollisten tietojen siirtämistä koskevat velvollisuudet koske näitä yhtiöitä.

Vuoden 2019 alusta alkaen perustetut keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt on perustettu suoraan huoneistotietojärjestelmään. Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt, joihin sovelletaan asunto-osakeyhtiölakia, ovat velvollisia ilmoittamaan hallinnollisia tietoja. Yhtiöt, joihin sovelletaan osakeyhtiölakia, jäävät ilmoitusvelvollisuuden ulkopuolelle.  

Ilmoitusvelvollisuutta ei ole myöskään sellaisella yhtiöllä, jossa sijaitsevat huoneistot eivät ole tavanomaisen vaihdannan piirissä. Tällainen yhtiö on esimerkiksi asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö, jonka huoneistot ovat vuokrauskäytössä ja jolla on vain yksi osakkeenomistaja.

Ilmoittaminen järjestelmän kautta tai MML:n asiointipalvelussa

Maanmittauslaitos on avannut asiointipalvelun, jonka kautta hallinnollisten tietojen ilmoittaminen on mahdollista manuaalisesti. Tavoitteena kuitenkin on, että ammatti-isännöitsijät ilmoittavat tietoja isännöinnin käytössä olevan järjestelmän kautta, ja asiointipalvelu on ensisijaisesti ajateltu sellaisten yhtiöiden käyttöön, joilla ei ole ammatti-isännöitsijää.  

Kaikki perinteiset järjestelmätoimittajat eivät ole kehittäneet järjestelmiinsä tietojen ilmoittamista varten tarvittavia toimintoja, joten järjestelmän kautta ilmoittaminen voi edellyttää järjestelmän vaihtamista. Tarkempia tietoja voi kysyä omalta järjestelmätoimittajalta.  

Osakkaiden yhteystietojen muutokset 

Osakkailla on tammikuun 2026 alkupuolelta alkaen ollut mahdollisuus päivittää omat yhteystiedot Maanmittauslaitoksen asiointipalvelussa. Samalla isännöintiyrityksiltä on poistunut väliaikaisesti käytössä ollut mahdollisuus ilmoittaa Maanmittauslaitokselle suurempia määriä osakkaiden sähköpostiosoitteita Excel-taulukkomuodossa.

Kuva: Adobe Stock