Jäsenohjeet

Jäsenohje: Isännöinnin eettiset ohjeet

Julkaistu: Muokattu:

Uudistetut Isännöinnin eettiset ohjeet tulivat voimaan helmikuun alussa 2023. Ohjeet selkeyttävät esimerkiksi, miten isännöinti toimii taloyhtiön hankinnoissa, kertoo yrityksensä palveluista ja hinnoitteluperusteista ja huolehtii, että hallitus on tietoinen taloyhtiönsä sopimuksista. Ohjeissa korostetaan avoimuutta kaikessa toiminnassa ja ne luovat hyvän pohjan asiakkaan ja isännöinnin väliselle yhteistyölle. Isännöintiliitto, Kiinteistöliitto ja Isännöinnin Auktorisointi ISA ry ovat tehneet ohjeet yhdessä.

  • Ketä Isännöinnin eettiset ohjeet koskevat?

    Isännöintiliiton jäsenet ja ISA-auktorisoidut isännöintiyritykset ja isännöitsijät ovat sitoutuneet eettisiin ohjeisiin ja niihin liittyviin valvonta- ja kurinpitomenettelyihin. Ohjeet ovat kuitenkin koko alaa koskeva eettinen normisto. Ohjeet koskevat myös isännöintiyrityksen työntekijöitä heidän omien työtehtäviensä rajoissa. Ohjeita sovelletaan asunto-osakeyhtiöiden lisäksi soveltuvin osin myös muihin isännöinnin asiakkaisiin.

  • Miksi Isännöinnin eettiset ohjeet on uudistettu?

    Isännöinnin eettisten ohjeiden uudistamisen tärkein tavoite on lisätä ja parantaa luottamusta isännöintiin ja isännöintialaan. Ohjeet korostavat avoimuutta ja luovat pohjan hyvälle yhteistyölle.

    Ohjeet on kirjoitettu konkreettisiksi, jotta ne paremmin selventäisivät sitä, mitä isännöinnin eettinen toiminta käytännössä tarkoittaa, ja että isännöinti ja isännöinnin asiakkaat ymmärtäisivät sen samalla tavalla. Ohjeissa otetaan kantaa myös tutkimuksiin perustuen niihin alan yleisimpiin ongelmakohtiin, jotka voivat aiheuttaa tyytymättömyyttä ja ongelmia asiakkaiden kanssa. Tavoitteena on kaikkinensa parantaa asiakastyytyväisyyttä.

    Alan itsesääntely ja valvonnan kehittäminen ovat olleet tärkeässä roolissa eettisten ohjeiden uudistamisessa. Alan omilla, toimivilla ohjeilla ja valvonnalla torjutaan pakottavaa lainsäädäntöä, joka on oikeusministeriössä keskeisessä näkökulmassa asunto-osakeyhtiölakia uudistettaessa. Alan valvontaa kehitetään tällä hetkellä siten, että tavoitteena on saada uusi omavalvontajärjestelmä toimintaan vuoden 2024 aikana.

  • Mitä ”eettisyys” tarkoittaa?

    Eettiset ohjeet kertovat, mikä on alalla yhteisesti ja yleisesti hyväksytty ja eettinen tapa toimia. Ohjeissa korostuu sopimuskumppaneiden luottamus toisiaan kohtaan, sen rakentaminen ja ylläpito. Huomioitavaa on, että eettisistä ohjeista riippumatta osapuolilla on sopimusvapaus eli isännöinti voi sopia vapaasti asiakkaan kanssa isännöintiin ja muihin mahdollisiin palveluihin liittyvistä asioista.

    Sopimusvapaus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että olisi hyväksyttävää tehdä isännöintisopimuksia, jotka olisivat kohtuuttomia ja epäeettisiä. ISA ry:n ja Isännöintiliiton kurinpitotoimia voidaankin kohdistaa isännöintiin eettisten ohjeiden rikkomisen perusteella, vaikka osapuolet vetoaisivat toimineensa sopimusvapauden puitteissa. Näin järjestöt pystyvät puuttumaan eettisesti arveluttaviin ja alan uskottavuutta ja luotettavuutta vaarantaviin toimintatapoihin.

  • Miten ohjeita kannattaa lukea?

    Eettiset ohjeet kannattaa lukea huolellisesti, muttei pikkutarkasti takertuen liikaa yksityiskohtiin. Ohjeita ei ole tehty rajoittamaan liiketoiminta- ja sopimusvapautta, vaan ohjeiden sisältö on koottu asioista, jotka tutkitusti aiheuttavat eniten asiakastyytymättömyyttä ja epäluottamusta.

    Ohjeet eivät esimerkiksi muodosta vaatimusta tehdä uudenlaisia raportteja asiakkaille.

    Ohjeet on tehty yhteistyössä Kiinteistöliiton ja ISA ry:n kanssa, joten ohjeiden kirjauksissa on tehty kompromisseja puolin ja toisin. On tärkeää, että myös asiakaspuolta edustavan Kiinteistöliiton näkökulmat on otettu huomioon, sillä asiakas (taloyhtiö) on viime kädessä se taho, joka päättää isännöinnin ja alan luotettavuudesta. Ja vaikka Isännöintiliitto olisi tehnyt ohjeet yksin yhdessä jäsentensä kanssa, ohjeet olisivat joka tapauksessa kompromissi hyvin erilaisten jäsenten näkemyksistä.

  • Mitä asioita eettiset ohjeet sisältävät?

    Eettiset ohjeet sisältävät 13 kohtaa, joiden alle on koottu täsmentäviä ja konkretisoivia alakohtia. Alakohtien tarkoitus on kertoa selkeämmin ja ymmärrettävämmin, mitä kyseisellä kohdalla käytännössä tarkoitetaan. Alakohdat ovat muodostuneet teemoista, jotka herkästi aiheuttavat haasteita ja epäluottamusta isännöinnin asiakassuhteissa.

    Jäsenohjeen seuraavissa kohdissa jokaisen eettisen ohjeen kohdan loppuun on lisätty Isännöintiliiton huomioita kyseisen kohdan tulkitsemisen ja noudattamisen helpottamiseksi.

  • 1. Isännöinti toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti
    • Toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti.
    • Sitoutuu lisäämään hallituksen tietoutta Taloyhtiön hyvä hallintotapa- suosituksesta, ja noudattaa suositusta asunto-osakeyhtiön päätöksen ja yhteisesti sovitun mukaisesti.
    • Hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimii hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti.
    • Sopii hallituksen kanssa uuden puheenjohtajan ja uuden hallituksen jäsenen perehdyttämisvastuista ja tukee hallitusta hallitustyöskentelyssä ja päätöksenteossa.
    • Huolehtii, että voimassa olevat sopimukset ja asiakirjat ovat jatkuvasti hallituksen saatavilla ja käsittelee tarvittaessa sopimuksia hallituksen kanssa tarkemmin. Toimii aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on tietoinen sopimuksista ja niiden olennaisista ehdoista.
    • Huolehtii ja tarvittaessa ohjaa, että päätökset ovat asunto-osakeyhtiön kokonaisedun mukaisia.
    • Ohjaa päätöksentekoa, jos ollaan tekemässä yhtiöjärjestyksen vastaista tai muutoin laitonta tai kohtuutonta päätöstä taikka päätöstä, joka voi muodostaa muutoin riskin vahingonkorvausvastuusta.
    • On asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Keskeinen lähtökohta isännöinnissä on huolellinen ja asunto-osakeyhtiön (asiakkaan) edun mukainen toiminta. Asunto-osakeyhtiölakikin velvoittaa isännöitsijää toiminnassaan huolellisesti edistämään asunto-osakeyhtiön etua. Kaikissa tilanteissa ei kuitenkaan ole täysin selvää, mitä huolellisella ja asiakkaan edun mukaisella toiminnalla tarkoitetaan.
    • Tavoitteena on edistää Taloyhtiön hyvä hallintotapa- suosituksen käyttöönottoa. Tietoisuus suosituksesta voi auttaa hallituksen jäseniä ymmärtämään taloyhtiön hallintoa aikaisempaa paremmin, ja omaksumaan hyvän hallinnon käytäntöjä myös omaan toimintaansa.
    • Yleensä ammatti-isännöitsijä on huomattavasti paremmin perillä asunto-osakeyhtiölain vaatimuksista kuin hallituksen jäsenet. Näin ollen hallitus ensinnäkin tarvitsee isännöitsijän tukea omassa toiminnassaan, ja lisäksi on välttämätöntä, että isännöitsijä puuttuu tai ohjaa, jos havaitsee hallituksen olevan tekemässä lain tai yhtiöjärjestyksen vastaisia päätöksiä.
    • Hallituksella on oikeus saada käyttöönsä kaikki taloyhtiön sopimukset, asiakirjat ja muu hallintomateriaali. Isännöitsijällä ei ole oikeutta olla luovuttamatta asiakirjoja hallitukselle, mutta varsin usein tulee vastaan tilanteita, joissa hallitus ei ole saanut pyytämäänsä aineistoa käyttöönsä. Isännöinnin velvollisuus on huolehtia, että hallituksella on edellytykset hoitaa oma tehtävänsä asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sopimusten ja muiden asiakirjojen pitämistä jatkuvasti hallituksen saatavilla esimerkiksi verkkopalvelussa.
    • Ohjeiden mukaan uuden puheenjohtajan tai hallituksen jäsenten perehdyttäminen ei ole automaattisesti isännöinnin vastuulla, mutta koska perehdyttäminen jää usein tekemättä, on isännöinnin jatkossa oltava aloitteellinen ja sovittava hallituksen kanssa, miten perehdyttämisen suhteen menetellään. Myös isännöinti hyötyy perehdyttämisestä, kun uusilla hallituksen jäsenillä on sen myötä parempi käsitys hallituksen tehtävistä ja toiminnasta.
  • 2. Isännöinti kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
    • Erittelee sopimuksessa, mitä isännöintitehtävät ovat ja mitä ovat mahdolliset muut sovitut asiantuntijapalvelut sekä niiden hinnoitteluperusteet ja hinnantarkistusmenettelyn.
    • Huolehtii, että isännöintisopimus liitteineen on jatkuvasti hallituksen saatavilla ja käy tarvittaessa sopimuksen läpi hallituksen kanssa tarkemmin. Toimii aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on tietoinen isännöintisopimuksen olennaisista ehdoista. Sopii hallituksen kanssa mahdolliset sopimusehtojen muutokset ja antaa palautetta yhteistyön kehittämiseksi. Sopimusmuutokset (ml. hinnantarkistukset) hyväksytään kirjallisesti tai käsitellään hallituksessa ja kirjataan pöytäkirjaan.
    • Erittelee vähintään kerran vuodessa selkeästi asunto-osakeyhtiöltä tarkasteltavalla tilikaudella perittyjen kiinteän ja erillisveloitettavien isännöintipalkkioiden määrät.
    • Pitää huolta, että laskutus on selkeää ja laskutettavat toimenpiteet on eritelty.
    • Luo ja toimeenpanee asunto-osakeyhtiön pyynnöstä käytännön, jolla asunto-osakeyhtiö pystyy helposti hyväksymään isännöinnin erillisveloituksen piiriin kuuluvien töiden laskut ennen niiden maksua.
    • Pyrkii toimittamaan viipymättä epäselviin laskuihin liittyvät selvitykset.
    Isännöintiliiton huomioita

    Ehkä eniten haasteita isännöinnin ja asiakkaan välisissä suhteissa aiheuttaa epäselvyys sopimuksen sisällöstä ja hinnoitteluperusteista. Näin ollen on erittäin tärkeää, että sopimuksella on näistä seikoista selvästi sovittu. Hallituksella on oltava myös isännöintisopimus jatkuvasti saatavilla, sekä tieto vähintään sopimuksen olennaisista ehdoista. Epäselvyyksiä ja erimielisyyksiä voidaan tehokkaasti ennaltaehkäistä käymällä sopimuksen sisältö tarvittaessa tarkemmin läpi hallituksen kanssa.

    Isännöintialalla on varsin vakiintunut toimintatapa, että isännöinti hyväksyy kaikki taloyhtiön laskut, myös omat laskunsa, ilman hallituksen erillistä hyväksyntää. Menettely on omiaan aiheuttamaan epäluottamusta, joten on tarpeen mahdollistaa asiakkaan toiveesta menettelytapa, jolla asiakas voi hyväksyä ainakin erillisveloitettaviin toimenpiteisiin perustuvat laskut. Laskuilta on myös selvästi käytävä ilmi laskutuksen peruste, eli laskutettavat toimenpiteet eriteltyinä. Vähintään vuosittain hallitukselle on myös kerrottava, mitä isännöintiyritys on taloyhtiöltä laskuttanut. Eettisissä ohjeissa ei oteta kantaa, miten laskujen hyväksyntämenettely on toteutettava, tai miten laskutus vuosittain on eriteltävä, vaan isännöinti voi itse määritellä sille sopivat toteutustavat.

     

  • 3. Isännöinti toimii avoimesti asunto-osakeyhtiön hankinnoissa ja käyttää hankintaverkostoa asunto-osakeyhtiön eduksi
    • Hoitaa kilpailutukset ja hankinnat läpinäkyvästi, huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti. Huolehtii, että asunto-osakeyhtiö tekee isännöitsijän toimivallan rajoista ja sen ylimenevistä sopimuksista ja hankinnoista asianmukaisen päätöksen. Tuo asunto-osakeyhtiölle säännöllisesti tiedoksi omaan toimivaltaansa kuuluvat hankinnat esimerkiksi pääkirjaotteella.
    • Huolehtii, että asunto-osakeyhtiö voi aina kohtuullista irtisanomisaikaa ja -ehtoja noudattaen irtisanoutua sopimuksesta tai hankinnasta, jos isännöinnin hankintaverkostosta tilataan asunto-osakeyhtiölle pitkäkestoista palvelua tai hyödykehankintoja.
    • Tuo avoimesti ja oma-aloitteisesti esiin lähisukulaisuuden tai mahdollisen taloudellisen sidonnaisuuden eri yrityksiin, ei käytä sidonnaisuutta omaksi tai työnantajan hyväksi ja tarvittaessa jäävää itsensä asian käsittelyssä.
    • On riippumaton sellaisista ulkopuolisista taloudellisista palkkioista tai muista vaikutteista, jotka voivat haitata hänen kykyään täysipainoisesti valvoa asunto-osakeyhtiön etua. Hankintojen keskittämiseen liittyvät palkkiot ja palkkioon verrattavat etuisuudet hankintaverkostolta isännöinnille on kielletty.
    • Huolehtii, että hankintaverkosto on tarpeeksi laaja ja uudistuva sekä hallituksen tiedossa.
    • Tunnistaa ja tuo esiin hallituksen sidonnaisuudet ja mahdolliset esteellisyydet.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Velvollisuus toimia huolellisesti ja avoimesti asunto-osakeyhtiön etua edistäen korostuu, kun käytetään taloyhtiön varoja hankintoihin. Avoimuus ja läpinäkyvyys hankintojen hoitamisessa edellyttää esimerkiksi sitä, että hallituksella on käsitys siitä, mitä hankintoja taloyhtiön varoilla on tehty ja voidaan tehdä ilman, että hallitus tekee asiasta erillisen päätöksen. Isännöinnin tehtäviin kuuluu huolehtia rutiiniluonteisista hankinnoista, mutta toimivallan rajat voivat olla epäselvät. Epäselvyys poistuu, kun hallitus tekee nimenomaisen päätöksen siitä, minkä suuruisia hankintoja isännöitsijä voi itsenäisesti tehdä. Tällaiset hankinnat on tarpeen käydä läpi tai raportoida hallitukselle säännöllisesti.
    • Läpinäkyvyyttä edistää myös se, että sidonnaisuudet kerrotaan avoimesti. Sidonnaisuuksia on kaikilla, myös isännöitsijällä, mutta ne eivät saa vaikuttaa kilpailutuksissa tai hankinnoissa isännöitsijän tai isännöintiyrityksen eduksi ja taloyhtiön vahingoksi. Isännöitsijän on jäävättävä itsensä asian käsittelystä, jos taloyhtiön ja isännöitsijän intressit voivat olla ristiriidassa (sama koskee hallituksen jäsentä, lue lisää jäsenohjeista Taloyhtiön lähipiiri ja esteellisyydet, esteellisyydet yhtiökokouksessa ja hallituksen kokouksessa). Jos isännöitsijä on esteellinen, hän ei saa olla lainkaan paikalla asiaa käsiteltäessä.
    • Luottamuksen rakentamisen kannalta on erittäin tärkeää, että isännöinti ajaa ainoastaan taloyhtiön etua. Jos isännöinti ottaa vastaan palkkioita hankintaverkostolta taloyhtiön varoilla tehdyistä hankinnoista, herää väistämättä kysymys siitä, onko hankinta tehty taloyhtiön etua edistäen, vai onko tarkoitus edistää isännöinnin omaa etua. Näin ollen eettisissä on yksiselitteisesti kielletty palkkioiden tai niihin verrattavien etuisuuksien vastaanottaminen.
  • 4. Isännöinti toimii tasapuolisesti
    • Noudattaa yhdenvertaisuutta kaikessa toiminnassa ja huomioi yhdenvertaisuuslain velvoitteet toiminnassaan. Kohtelee kaikkia osakkaita, asukkaita ja hallituksen jäseniä tasapuolisesti riippumatta asemasta tai lähtökohdista tai siitä, ovatko osakkaat sijoittajia vai asukkaita.
    • Kohtelee hankintaverkostoa reilusti ja tasapuolisesti sekä kilpailuoikeudellisen lainsäädännön edellyttämin tavoin.
    • Toimii osakkaiden tai asukkaiden välisissä ristiriitatilanteissa puolueettomasti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti.
    • Tuntee ja tuo esiin erilaisia riidanratkaisutapoja.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Yhdenvertaisuuslain tarkoitus on muun muassa edistää yhdenvertaisuutta ja ehkäistä syrjintää. Lain mukaan on kiellettyä syrjiä ketään iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen tai esimerkiksi vammaisuuden tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Syrjintäkielto on otettava huomioon myös isännöinnissä.
    • Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole säännöksiä muista riidanratkaisumenettelyistä, kuin tuomioistuimenettelystä. Varsinaiseen oikeudenkäyntiin liittyy kuitenkin usein merkittävä kuluriski, eikä naapurusten välisiä riitoja pystytä välttämättä oikeudenkäynnissä ratkaisemaankaan. Isännöinnin on tarpeen tuntea myös vaihtoehtoisia keinoja, kuten esimerkiksi erilaiset sovittelumenettelyt. Sovittelu on mahdollista tuomioistuimessa, lisäksi eri tahot järjestävät sovittelua (esimerkiksi (Naapuruussovittelun keskus).
  • 5. Isännöinti edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
    • On velvollinen sovitussa tai kohtuullisessa ajassa vastaamaan isännöintitoiminnassa saamiinsa yhteydenottoihin, ellei se aiemman vastauksen tai muun vastaavan syyn vuoksi ole tarpeetonta.
    • Antaa asunto-osakeyhtiön hallitukselle tarpeellisen tiedon hallituksen tehtävän hoitamiseksi ja pitää huolta, että hallitus pääsee helposti perehtymään taloyhtiön aineistoihin, kuten talouteen liittyvään aineistoon sekä päätös- ja sopimusaineistoon.
    • Tunnistaa, mitkä ovat parhaita tapoja viestiä. Tiedottaa monipuolisesti ja hallituksen kanssa sovitusti huomioiden kunkin asunto-osakeyhtiön erilaiset tarpeet. Sopii hallituksen kanssa viestinnän pelisäännöt ja työnjaon.
    • Suhtautuu myötämielisesti viestintään osakkaille ja asukkaille sekä viestintätekniikan kehittymiseen.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Avoimuuden ja viestinnän merkitys on sekä isännöinnin ja asiakkaan välisessä suhteessa että taloyhtiön toiminnassa varsin suuri. Hallitus ei pysty toimimaan tehtävässään asianmukaisesti, jos se ei saa riittäviä tietoja toimintansa tueksi. Isännöinnin onkin varmistettava, että hallitus saa riittävät tiedot taloyhtiön ajankohtaisista asioista sekä pääsyn hallintoon liittyvään aineistoon jatkuvasti.
    • Osakkaiden keskuudessa aiheuttaa epäluottamusta, jos taloyhtiön johto ei viesti riittävästi. Isännöinnin tehtäviin kuuluu ottaa viestintään liittyvät kysymykset hallituksen kanssa käsiteltäväksi.
  • 6. Isännöinti noudattaa vaitiolovelvollisuutta luottamuksellisen tiedon suhteen, eikä käytä väärin saamiaan tietoja
    • Huomioi vaitiolovelvollisuuden ja salassapitosopimukset asunto-osakeyhtiön asioissa sekä omassa toiminnassaan.
    • Tuntee tietosuojasäännösten velvoitteet ja noudattaa niitä.
    • Ymmärtää vastuunsa viestijänä ja toimii luottamusaseman arvoisesti.
    • Huolehtii isännöintiyrityksen omasta ja hallussaan olevasta asunto-osakeyhtiön aineistosta ja sen tietoturvasta.
    • On erityisen huolellinen arkaluonteisen tiedon osalta, tallennetaanko tietoa, mihin tietoa tallennetaan ja kuka tietoon voi päästä käsiksi. Huomiota tulee kiinnittää myös tietojen säilytysaikaan ja tietojen tietoturvalliseen hävittämiseen. Lisäksi tulee suunnitella prosessi tietomurtojen varalta.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Isännöinnin on otettava huomioon, että se voi toiminnassaan saada tietoonsa myös vaitiolovelvollisuuden alaista tai salassa pidettävää tietoa. Tällaiset tiedot tulee tunnistaa, eikä tietoja tule paljastaa sellaisille tahoille, joilla ei ole siihen oikeutta.
    • Asunto-osakeyhtiön isännöintiin kuuluu väistämättä henkilötietojen käsittely ja tietosuojaan liittyvät kysymykset. Henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten noudattaminen on toiminnassa ensisijaisen tärkeää. Tietoturva on yksi tietosuojan toteuttamisen keino, jonka tarkoitus on suojata tietoaineisto ja tietojärjestelmät. Jäsenohje tietosuojasta-asetuksesta isännöintiyrityksessä (GDPR)
  • 7. Isännöinti huolehtii parhaansa mukaan siitä, että tilaaja tuntee isännöinnin eettiset ohjeet
    • Huolehtii, että isännöinnin eettiset ohjeet ovat helposti hallituksen saatavilla ja käy ne tarvittaessa läpi hallituksen kanssa tarkemmin. Toimii aktiivisesti ja varmistaa, että hallitus on isännöinnin eettisistä ohjeista tietoinen.
    • Liittää isännöinnin eettiset ohjeet ehtojen voimaantulon jälkeen tehtäviin isännöintisopimuksiin.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Isännöinnin asiakkailla ei välttämättä ole lainkaan tietoa isännöintiä velvoittavista eettisistä ohjeista. Tavoitteena on edistää asiakkaan tietoisuutta ohjeiden olemassaolosta sekä tuntemusta niiden sisällöstä.
  • 8. Isännöinti ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
    • Ottaa huomioon asunto-osakeyhtiön tarpeet ja ominaisuudet omien resurssien näkökulmasta sopimuksentekovaiheessa.
    • Huolehtii, että resurssit riittävät sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen sopimuksen voimassaoloaikana.
    • Hoitaa asunto-osakeyhtiön asiat huolellisesti ja pitää asunto-osakeyhtiölle annetut lupaukset.
    • Isännöinnillä on oikeus ja velvollisuus käyttää tarpeen mukaan asiantuntijapalveluita esimerkiksi juridiikassa, tekniikassa ja taloudessa. Isännöinti huolehtii, että asunto-osakeyhtiön lukuun tehtävä asiantuntijapalvelujen hankinta päätetään asianmukaisesti.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Tavoitteena on edistää sitä, että isännöinti ottaa vastaan uusia asiakkaita vain, jos se pystyy huolehtimaan niiden isännöinnistä asianmukaisesti. Liiallinen työmäärä ei ole hyväksyttävä peruste laiminlyödä isännöitsijän tehtäviä. Harkinta resurssien riittävyydestä pitäisi tehdä jo ennen isännöintisopimuksen solmimista.
    • Isännöinnin on erittäin tärkeää tunnistaa ne tilanteet, joissa tarvitaan ulkopuolista apua, kuten juristia tai teknistä asiantuntijaa. Isännöitsijällä ei yleensä ole ”Joka Alan Asiantuntija”- tutkintoa, vaikka joskus voi siltä tuntuakin. Asunto-osakeyhtiön toimintaan liittyy väistämättä tilanteita ja hankkeita, joiden huolellinen hoitaminen edellyttää ulkopuolisen asiantuntijan käyttämistä. Näissä tilanteissa isännöitsijän on viestittävä asiantuntijan tarpeesta hallitukselle, joka tekee asiantuntijan käyttämisestä päätöksen, ellei asiantuntijan palveluiden hankkiminen kuulu isännöinnin päätösvallan sovittuihin rajoihin.
  • 9. Isännöinti huolehtii ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä
    • Osallistuu koulutuksiin tai muulla tavoin ylläpitää osaamistaan kiinteistötoimialan lainsäädännöstä ja normeista sekä jakaa saamaansa tietoa yrityksessä.
    • Seuraa kiinteistöalan järjestöjen viestintää ja julkaisuja ajankohtaisista isännöintitoimintaan vaikuttavista asioista.
    • On suositeltavaa, että isännöintiyrityksellä on ISA-auktorisointi tai muu vastaava yleisesti tunnettu ja hyväksytty vastaava laatujärjestelmä. Lisäksi on suositeltavaa, että lakisääteistä isännöintitehtävää hoitava henkilö on suorittanut isännöintialan tutkinnon tai suorittaa sellaista, taikka henkilöllä on auktorisoitu isännöitsijä -pätevyys.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Isännöitsijän on oltava perillä isännöintiin ja asunto-osakeyhtiöiden toimintaan liittyvän keskeisen lainsäädännön muutoksista, jotta se pystyy asianmukaisesti huolehtimaan isännöintitehtävästä.
    • On tärkeää huomioida, että ISA-auktorisointia tai laatujärjestelmää ja isännöintialan tutkintoja suositellaan ohjeissa, mutta kyseessä ei ole velvoite. Isännöintiyritys ei siis voi saada seuraamuksia tämän ohjekohdan suosituksen noudattamatta jättämisestä.
  • 10. Isännöinti ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta
    • Kertoo asunto-osakeyhtiölle isännöinnin tehtävistä sekä omasta ammattitaidostaan ja koulutuksesta.
    • Korostaa alan tutkintojen arvostusta.
    • Edustaa ammattikuntaa kunnialla ja ylpeydellä.
    • Käyttäytyy asiallisesti ja kunnioittavasti.
    • Toimii luottamuksellisesti ja rehellisesti.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Isännöinnin ja asiakkaan välisen yhteistyön ja myös alan yleisen arvostuksen kannalta on tärkeää, että mahdollisimman moni ymmärtää, mitä isännöinnin tehtäviin kuuluu. Monelle on hyvin epäselvää, mikä isännöitsijän rooli taloyhtiössä on, ja isännöinnin tehtävät sekoitetaan usein huoltoyhtiön tehtäviin. Tilannetta ja myös alan arvostusta on mahdollista parantaa kertomalla asiasta avoimesti, käyttäytymällä asiallisesti sekä toimimalla luottamuksellisesti ja rehellisesti.
  • 11. Isännöinti kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee reilusti
    • Hoitaa isännöinnin vaihtotilanteet yhteistyössä ja ammattimaisesti, eikä aiheuta haittaa kilpailijalle tai asunto-osakeyhtiölle.
    • Isännöinnin vaihtotilanteissa toimittaa asunto-osakeyhtiön kaikki tiedot kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä helposti siirrettävässä muodossa, jollei muuta ole sovittu.
    • Toimii kilpailijoita kohtaan kaikissa tilanteissa asiallisesti ja kunnioittavasti.
    • Kertoo rehellisesti omasta toiminnasta ja osaamisesta.
    • Tuntee kilpailulainsäädännön vaatimukset ja toimii niiden mukaisesti. Kieltäytyy kaikista sopimuksista, menettelytavoista ja muista järjestelyistä, jotka rajoittavat tai joiden tarkoitus on rajoittaa oikeudenmukaista kilpailua isännöintialalla.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Varsin usein käy ilmi tilanteita, joissa isännöintiyritys ei toimi isännöinnin vaihtumistilanteessa asianmukaisesti. Lopettava isännöitsijä on esimerkiksi voinut pantata kaikkia taloyhtiön tietoja viimeiseen mahdolliseen hetkeen tai toimittaa tietoja tahallisesti sellaisessa muodossa (esim. valokuvina), että uusi isännöitsijä ei pysty tietoja järkevästi tallentamaan käyttämäänsä järjestelmään. Tällainen toiminta aiheuttaa ylimääräistä työtä uudelle isännöitsijälle, ja lisäksi se aiheuttaa haittaa tai jopa vahinkoa taloyhtiölle. On koko isännöintialan etu, että alan toimijat kunnioittavat kilpailijoita asianmukaisella toiminnalla kaikissa tilanteissa. Se edellyttää muun muassa viivyttelemätöntä tietojen siirtoa isännöinnin vaihtumistilanteissa, sekä sellaisten tiedonsiirtotapojen tai tiedostomuotojen käyttämistä, joiden avulla taloyhtiön tiedot pystytään mahdollisimman sujuvasti siirtämään uuteen järjestelmään.
    • Asiallinen ja kunnioittava toiminta kilpailijoita kohtaan tarkoittaa myös sitä, että esimerkiksi markkinoinnissa kilpailijoita ei halvenneta tai puhuta heistä epäasiallisesti.
  • 12. Isännöinti sitoutuu harmaan talouden ja talousrikollisuuden torjuntaan
    • Toimittaa asunto-osakeyhtiölle oma-aloitteisesti selvityksen harmaan talouden torjuntaa koskevien velvoitteiden täyttämisestä omalta osaltaan myös sopimussuhteen aikana.
    • Varmistaa, että palveluntuottajat huolehtivat viranomaisvelvoitteidensa täyttämisestä. Käyttää vain tilaajavastuulain selvitysvelvoitteet täyttävää palveluverkostoa.
    • Selvittää avoimesti ja aktiivisesti mahdolliset epäselvyydet.
    • Huolehtii sopimuksen mukaan rakentamisen tiedonantovelvollisuuteen liittyvistä viranomaisilmoituksista.
    • Myötävaikuttaa aktiivisesti viranomaisyhteistyöhön.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Harmaan talouden torjuntaa koskevien velvoitteiden täyttämisen voi osoittaa esimerkiksi toimittamalla taloyhtiölle tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset isännöintiyrityksestä. Vastaavat selvitykset on aina muistettava edellyttää myös taloyhtiön sopimuskumppaneilta. Jäsenohje tilaajavastuusta
  • 13. Isännöinti sitoutuu ilmastonmuutoksen torjuntaan ja energiatehokkuuden edistämiseen
    • Informoi hallitusta sekä osakkaita ja asukkaita siitä, millaisin toimenpitein energiankulutusta voidaan vähentää tai mistä tällaista tietoa on saatavilla.
    • Edistää kiinteistön käyttöön ja huoltoon liittyvää energiatehokkuutta, seuraa energiankulutusta sovitulla tavalla ja tuo merkittävät poikkeamat hallituksen tietoon viivytyksettä.
    • Tuo korjaustoimenpiteiden suunnittelussa sekä toteutuksessa esille energiatalouteen ja -tehokkuuteen liittyvät näkökulmat.
    • Huolehtii, että asunto-osakeyhtiöllä on voimassa oleva ja päivitetty energiatodistus.
    • Huolehtii isännöintiyrityksen oman toiminnan ekologisuudesta.
    Isännöintiliiton huomioita

    • Suomalaisen päästöistä 30% tulee asumisesta, joten taloyhtiön energiatehokkuuteen ja – säästöihin tähtäävillä toimenpiteillä on varsin merkittäviä vaikutuksia. Sen lisäksi, että hallitusta ja osakkaita informoidaan energiankulutuksen vähentämisestä, on erittäin tärkeää ottaa energiatalouden ja – tehokkuuden näkökulma huomioon kaikissa taloyhtiöiden korjaushankkeissa. Isännöinnin on varmistettava, että asia tulee huomioiduksi. Se ei tarkoita, että isännöitsijän on itse oltava energia-alan asiantuntija, vaan isännöitsijä voi esimerkiksi ehdottaa hallitukselle alan asiantuntijan konsultoimista.
  • Oleellisimmat asiat Isännöinnin eettisistä ohjeista

    Alle on koottu Isännöinnin eettisten ohjeiden oleellisimmat asiat. Tutustu kuitenkin huolellisesti myös ohjeisiin kokonaisuudessaan.

    • Isännöinti-, vakuutus-, huolto-, sähkö-, ym. sopimukset ja isännöinnin eettiset ohjeet tulee pitää jatkuvasti hallituksen saatavilla ja tarvittaessa käsitellä ne tarkemmin hallituksen kanssa.
    • Isännöinnin on aktiivisesti varmistettava, että hallitus on tietoinen sopimuksista ja niiden olennaisista ehdoista.
    • Hallitus hyväksyy sopimusten muutokset (myös hinnantarkistukset) kirjallisesti tai ne käsitellään kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan.
    • Isännöintipalkkioiden kiinteä ja erillisveloitettavien palkkioiden määrät eritellään selkeästi vähintään kerran vuodessa.
    • Luodaan ja toimeenpannaan taloyhtiön pyynnöstä käytäntö, jolla taloyhtiö pystyy helposti hyväksymään isännöinnin erillisveloituksen piiriin kuuluvien töiden laskut ennen niiden maksua.
    • Raportoidaan säännöllisesti esimerkiksi pääkirjaotteella isännöinnin omaan toimivaltaan kuuluvat hankinnat.
    • Jos isännöinnin hankintaverkostosta tilataan taloyhtiölle pitkäkestoista palvelua tai hyödykehankintoja, on huolehdittava, että taloyhtiö voi aina kohtuullista irtisanomisaikaa ja -ehtoja noudattaen irtisanoutua sopimuksesta tai hankinnasta.
    • Isännöinti on riippumaton ulkopuolisista taloudellisista palkkioista tai muista vaikutteista, jotka voivat haitata kykyä valvoa asiakkaan etua täysipainoisesti. Hankintojen keskittämiseen liittyvät palkkiot hankintaverkostolta isännöinnille on kielletty.
    • Isännöinti tuo avoimesti ja oma-aloitteisesti esille mahdolliset, eri yrityksiin kohdistuvat sidonnaisuudet. Sidonnaisuuksia ei saa käyttää omaksi tai työnantajan hyväksi ja tarvittaessa pitää jäävätä itsensä asian käsittelyssä. Isännöinti tunnistaa ja tuo esiin myös hallituksen sidonnaisuudet ja mahdolliset esteellisyydet.
    • Vastaa sovitussa tai kohtuullisessa ajassa isännöintitoiminnassa saatuihin yhteydenottoihin, ellei se aiemman vastauksen tai muun vastaavan syyn vuoksi ole tarpeetonta.
    • Antaa hallitukselle kaiken oleellisen tiedon, jotta hallitus voi hoitaa tehtäväänsä, ja huolehtii, että hallitus pääsee helposti perehtymään taloyhtiön aineistoihin (muun muassa. talouteen liittyvään ja päätös- ja sopimusaineistoon).
    • Kun isännöintiyritys vaihtuu, isännöinti toimittaa taloyhtiön tiedot uudelle isännöintiyritykselle kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Tiedot on toimitettava helposti siirrettävässä muodossa.
    • Kilpailijoita kohtaan toimitaan kaikissa tilanteissa asiallisesti ja kunnioittavasti.
  • Miten huolehditaan, että ohjeet pysyvät ajan tasalla, jos niitä on tarve muuttaa?

    Ohjeiden ajantasaisuutta ja muutostarpeita arvioidaan vuosittain eettisten ohjeiden toimikunnassa, johon Isännöintiliitto, Kiinteistöliitto ja Isännöinnin Auktorisointi ISA ry saavat kukin nimetä kaksi edustajaa kahden vuoden mittaiselle toimikaudelle.

  • Miten Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus suhtautuu eettisiin ohjeisiin?

    Taloyhtiöiden toimintaa varten laadittiin Taloyhtiön hyvä hallintotapa- suositus vuonna 2016. Oppaassa on suosituksia, jotka helpottavat asunto-osakeyhtiölain soveltamista käytännössä ja täydentävät lain vähimmäisvaatimuksia. Suositukset eivät ole velvoittavia, ellei toisin ole sovittu, mutta isännöintiyritysten tulee sitoutua omassa toiminnassaan noudattamaan suosituksen isännöintiä koskevia ehtoja.

    Suosituksen ovat laatineet Suomen Kiinteistöliitto ry, Suomen Isännöintiliitto ry ja Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry yhteistyössä oikeusministeriön kanssa.

  • Kysymyksiä ja vastauksia Isännöinnin eettisistä ohjeista

    Onko sinulla kysyttävää Isännöinnin eettisistä ohjeista? Lähetä kysymyksesi jäsenohjeen perässä olevalla lomakkeella. Julkaisemme kysymykset ja vastaukset täällä.

    Kysymys
    Kun vanhat eettiset ohjeet ovat kaikissa yrityksen isännöintisopimuksissa jo liitteenä, niin sovelletaanko nyt automaattisesti uusia isännöinnin eettisiä ohjeita?

    Vastaus
    Jos vanhalla sopimuksella on erikseen sovittu aikaisempien eettisten ohjeiden noudattamisesta, tai jopa vielä niitä tarkemmista määräyksistä, sopimus lähtökohtaisesti sitoo molempia osapuolia edelleen uudistuksen voimaantulosta huolimatta. Uudet eettiset eivät siis automaattisesti tule suoraan sopimusehtoina sovellettavaksi taloyhtiön ja isännöinnin välillä (muuta voimassa olevaa sopimusta). Isännöintiä ne toki velvoittavat siitä huolimatta.

     

Katso myös nämä

Isännöinnin eettiset ohjeet_8-sivuinen (lisäpalvelu)

Isännöinnin eettiset ohjeet_8-sivuinen (lisäpalvelu)

Isännöinnin eettiset ohjeet on Isännöintiliiton jäseniä sitova ohje, joka on samalla tarkoitettu eettiseksi ohjeistukseksi koko isännöintialalle. Suomen Isännöintiliitto ry, Isännöinnin Auktorisointi ISA ry ja Suomen Kiinteistöliitto ry ovat laatineet ja hyväksyneet ohjeet. Eettiset ohjeet korostavat avoimuutta ja luovat perustan toimivalle yhteistyölle. - 8-sivuinen versio

Sisältö:

  • Isännöinnin eettiset ohjeet_8-sivua
Isännöinnin eettiset ohjeet_4-sivuinen (lisäpalvelu)

Isännöinnin eettiset ohjeet_4-sivuinen (lisäpalvelu)

Isännöinnin eettiset ohjeet on Isännöintiliiton jäseniä sitova ohje, joka on samalla tarkoitettu eettiseksi ohjeistukseksi koko isännöintialalle. Suomen Isännöintiliitto ry, Isännöinnin Auktorisointi ISA ry ja Suomen Kiinteistöliitto ry ovat laatineet ja hyväksyneet ohjeet. Eettiset ohjeet korostavat avoimuutta ja luovat perustan toimivalle yhteistyölle. - Tiiviimpi 4-sivuinen versio.

Sisältö:

  • Isännöinnin eettiset ohjeet_4-sivuinen
Isännöinnille uudet eettiset ohjeet – ”Tavoitteena on parantaa asiakkaan ja isännöinnin välistä luottamusta”
Medialle

Isännöinnille uudet eettiset ohjeet – ”Tavoitteena on parantaa asiakkaan ja isännöinnin välistä luottamusta”

Uudistetut Isännöinnin eettiset ohjeet astuvat voimaan 1.2.2023. Ohjeet on uudistettu Isännöintiliiton, Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n ja taloyhtiöiden etua valvovan Kiinteistöliiton yhteistyönä. Uudistuksen tavoitteena on parantaa isännöinnin laatua ja lisätä luottamusta isännöintiin.