Taloyhtiön yleisavaimen säilytys kannattaa ulkoistaa huoltoyhtiölle tai lukkoliikkeelle. Jos hallitus kuitenkin haluaa säilyttää avainta itse, täytyy noudattaa erityistä huolellisuutta ja tarkistaa vakuutukset.
Taloyhtiö on vastuussa yleisavaimista, sillä asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiö vastaa perusjärjestelmistä, joihin myös lukitusjärjestelmä kuuluu. Yleisavainta on säilytettävä huolellisesti, eikä sitä saa käyttää jokapäiväisenä käyttöavaimena.
– Se, mitä pidetään huolellisena säilytystapana, arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Ainakin avain on merkittävä siten, ettei sitä voi yhdistää tiettyyn paikkaan, ja sitä on suositeltavaa säilyttää lukkojen takana. Mikäli huolellisuutta ei noudata ja yleisavain joutuu vääriin käsiin, voi joutua vahingonkorvausvastuuseen, Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jenni Lauhia sanoo.
Avainta säilyttävän hallituksen muistilista
Avainhallinnan organisointi kuuluu lakimääräiseen isännöintiin, ja usein isännöintiyritys ulkoistaa avainhallinnan huoltoyhtiölle tai lukkoliikkeelle. Vaikka taloyhtiöllä ei olisi isännöintiä, kannattaa avainhallinnasta huolehtiminen antaa ammattilaisten käsiin.
Jos hallitus haluaa itse vastata avainhallinnasta, kannattaa muistaa seuraavat seikat:
- Joku hallituksen jäsenistä kannattaa nimetä avainhallinnasta vastaavaksi henkilöksi.
- Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluvat kaikki avainhallintaan ja lukitukseen liittyvät asiat, kuten avainten huolellinen säilytys.
- Mikäli yleisavainta säilytetään kiinteistössä, kannattaa tarkistaa, mitä kiinteistövakuutus- ja kiinteistönomistajan vastuuvakuutusehdot sanovat avainten säilytyksestä ja tehdä säilytysratkaisut sen mukaisesti.
- Ovenavauspalvelu on nykyaikaa ja ainakin isoissa yhtiöissä myös tarpeen. Jos avaimen unohtaneet asukkaat jäävät pulaan eikä palvelua ole tarjolla, eivät he varmastikaan ole tyytyväisiä järjestelyyn. Näin ollen yhtiön on periaatteessa tarjottava ovenavauspalvelua.