Huoneistotietojärjestelmä

2027: Lainatietojen jyvitykset positiiviseen luottotietorekisteriin.

1.7.2026: Taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä taloudelliset tiedot täysmittaisina huoneistotietojärjestelmään.

2026: Lainatietojen jyvitys osakeryhmille. Kunnossapito- ja muutostyötiedot huoneistotietojärjestelmässä.

2025: Tiedonantovelvoite alkaa, kunnossapito- ja muutostyötietojen siirtäminen alkaa. Lainatiedot pankeista.

2023: Kaikkien taloyhtiöiden omistajatietojen on oltava rekisterissä vuoden 2023 loppuun mennessä.

2021: Huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys alkaa.

2020–2022: Isännöintijärjestelmät päivitetään yhteensopiviksi huoneistotietojärjestelmän kanssa. Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokseen, osakas voi muuttaa paperisen osakekirjan sähköiseksi omistajamerkinnäksi.

12/2020: Maanmittauslaitos avasi rajapinnat isännöintijärjestelmiin.

4/2020: Vanhat, käytännössä isännöintipalveluiden ulkopuolella olevat, taloyhtiöt voivat alkaa siirtää osakeluetteloitaan huoneistotietojärjestelmään sähköisen siirtopalvelun kautta.

5/2019: Vanhojen taloyhtiöiden osakeluettelot on ollut mahdollista siirtää manuaalisesti Maanmittauslaitokselle.

1/2019: Laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan 1.1.2019. Lisäksi muutoksia tuli muun muassa asunto-osakeyhtiölakiin, asuntokauppalakiin ja varainsiirtoverolakiin. Tästä lähtien uudet taloyhtiöt on perustettu sähköiseen järjestelmään, eikä niille ole enää painatettu osakekirjoja.

Vuoden 2019 alun jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt löytyvät suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden tiedot viedään huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa: ensin järjestelmään vietiin taloyhtiöiden osakeluettelot, minkä jälkeen osakkeenomistaja hakee omistajamerkintää Maanmittauslaitokselta.

Ensimmäisessä vaiheessa huoneistotietojärjestelmään siirtyivät asunto-osakkeita koskevat omistus-, rajoitus- ja panttaustiedot sekä osakkaiden yhteystiedot. 

Huoneistotietojärjestelmään siirtyivät Suomen noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Näistä taloyhtiöistä noin 55 000 on ammattimaisen isännöinnin piirissä.

Osakeluettelon siirron jälkeen ylläpitovastuu siirtyi Maanmittauslaitokselle. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa osakeluettelot ja osakkaiden tiedot saa Maanmittauslaitokselta.

Osakkaat ilmoittavat muuttuvat tiedot tai omistukset jatkossa isännöinnin sijaan Maanmittauslaitokselle.

Siirron jälkeen tiedot muun muassa yhtiökokouskutsuja ja yhtiövastikkeen laskuttamista varten saadaan Maanmittauslaitokselta.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, tulee siirrosta ilmoittaa osakkaille.

Osakeluettelon siirron jälkeen osakkaat hakevat omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, ja samalla Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan.

Osakkaan on haettava rekisteröintiä 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirron tekemisestä tai kun omistaja vaihtuu ensimmäisen kerran siirron jälkeen.

Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Maanmittauslaitos ja pankit valmistelevat osakekirjojen massasähköistämistä, joka tulee mahdolliseksi vuoden 2027 alun lakimuutoksen myötä. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, osakkaan kannattaa odottaa massamuotoista sähköistämistä.  

Huoneistotietojärjestelmän ensimmäinen jatkokehityshanke käynnistyi vuonna 2021. Ensimmäisessä jatkokehityshankkeessa määriteltiin ja vakioitiin taloyhtiön hallinnolliset tiedot, kuten kunnossapito- ja muutostyöt, sekä taloyhtiölainatiedot.

Jatkokehityshaketta koskevat lakimuutokset astuivat voimaan 1. kesäkuuta 2023. Hallinnolliset tiedot siirrettiin huoneistotietojärjestelmään vuosien 2025 ja 2026 aikana. Tietojen jatkuva ylläpitäminen alkoi 1.7.2026. Aikataulua määritti EU-rahoitus.

Maa- ja metsätalousministeriö vastasi jatkokehityshankkeen valmistelusta sekä seuraa ja ohjaa sen toteutumista. Maanmittauslaitos vastaa huoneistotietojärjestelmän kehittämisestä, ylläpidosta ja asiakaspalvelusta. 

Suomessa annetaan vuosittain noin 214 000 isännöitsijäntodistusta (Deloitte 2017), jotka toimitetaan osakkaille, kiinteistönvälittäjille ja pankeille erilaisia käyttötarkoituksia varten. Kun tiedot saadaan kulkemaan järjestelmien välillä, tieto on helpommin saatavilla ja tallennustyö vähenee. Jatkokehityshanke palvelee myös positiivisen luottotietorekisterin toimintoja.

Huoneistotietojärjestelmää laajentamalla taloyhtiön hallinnollisia tietoja voidaan siirtää muun muassa seuraavissa järjestelmissä:

• isännöintijärjestelmät
• pankkien- ja vakuutuslaitosten tietojärjestelmät
• kaupalliset tiedontuottajien järjestelmät.

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityksestä puhuttaessa puhutaan aina myös isännöitsijäntodistuksen tiedoista. Isännöitsijäntodistuksella isännöinti antaa ylläpitämäänsä tietoa taloyhtiön tiedoista ja tilanteesta. Isännöitsijä vastaa tiedon tallentamisesta ja päivittämisestä. Nämä asiat eivät muutu huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeen myötä, vaan isännöinti vastaa jatkossakin tietojen oikeellisuudesta riippumatta siitä, mistä kanavasta ja missä muodossa tiedot saajalle luovutetaan.

Jatkokehityshankkeen ensimmäisessä vaiheessa teknisistä ja taloudellisista tiedoista rakenteistettiin koneluettavaan muotoon tehdyt korjaukset, korjaustarveselvitykset, osakasmuutostyöt, yhtiölainat sekä pääoma- ja yhtiövastikkeet. Nämä tiedot eivät vielä kata kaikkea isännöitsijäntodistuksella kerrottavaa tietoa.

Tällä hetkellä isännöitsijäntodistuksen tiedot tarjotaan perinteisesti pdf-muodossa, mutta jatkossa tiettyjä tietoja saadaan huoneistotietojärjestelmästä. Isännöinnin liiketoiminta ei tässä mielessä ole millään tavoin uhattuna.

Huoneistotietojärjestelmän jatkokehittäminen saattaa kuitenkin tulevaisuudessa jatkua, mutta toistaiseksi ns. HTJ3 ei ole tiedossa.  

Isännöinnin käyttämillä järjestelmillä on hyvin keskeinen rooli huoneistotietojärjestelmässä ja isännöinnin arjessa. Alan järjestelmät ovat olleet mukana huoneistotietojärjestelmän eri kehitysvaiheissa alkaen osakeluetteloiden siirrosta hallinnollisten tietojen ylläpitoon. Järjestelmätoimittajien tehtävänä on tuottaa alalle ohjelmistoja, joiden avulla voidaan hyödyntää huoneistotietojärjestelmässä olevia tietoja sekä välittää tarvittavia tietoja huoneistotietojärjestelmään.

Tietopalveluiden käyttö saattaa olla isännöinnille maksullinen lisäpalvelu. 

Huoneistotietojärjestelmä on ollut keskeinen teema Isännöintiliiton vaikuttamistyössä. Alla muutamia poimintoja keskeisistä aiheista: 

• Isännöintiliitto on panostanut yhteistyöhön Maa- ja metsätalousministeriön sekä Maanmittauslaitoksen kanssa. Olemme järjestäneet yhteisiä webinaareja ja puheenvuoroja, olemme osallistuneeet toistemme tapahtumiin ja järjestäneet säännöllisiä yhteistyöpalavereja. Vahvalla yhteistyöllä on saavutettu Isännöintiliiton tavoitteita ja lisätty avointa keskustelua ja ymmärrystä.
• Tiivistä yhteistyötä on tehty myös esimerkiksi Kiinteistöliiton ja PRH:n kanssa.  
• Huoneistotietojärjestelmä on saatu nousemaan myös mediaan. Julkinen keskustelu on tärkeää, koska huoneistotietojärjestelmän jatkokehitys on vaikea ja monitasoinen kokonaisuus.
• Olemme olleet mukana lainsäädäntötyössä alusta saakka. Isännöintiliitto onnistui tavoitteessaan vahvistaa isännöinnin roolia ja merkitystä sekä vaikuttaa tietojen ja tietopäivitysten frekvenssiin. Useat Isännöintiliiton ehdottamat muutokset päätyivät osaksi lakimuutosehdotusta a sittemmin myös huoneistotietojärjestelmää koskevaa asetusta.
• Isännöintiliitto alkoi tehdä järjestelmäselvitystä, jonka ensimmäinen vaihe (jäsenkysely) toteutettiin vuonna 2022. Järjestelmäselvitys tukee vahvasti myös huoneistotietojärjestelmään vaikuttamista. Järjestelmäselvitystä on ohjannut jäsenistä ja Isännöintiliiton henkilökunnasta muodostettu ohjausryhmä. Järjestelmäselvitys toteutetaan joka toinen vuosi. Kaikki toteutetut selvitykset löytyvät täältä: https://www.isannointiliitto.fi/vaikuttaminen-ja-tutkimus/tutkimukset/isannointialan-jarjestelmaselvitys/ 
• Isännöintiliitto on järjestänyt koulutusta ja pitänyt puheenvuoroja jäsenistölleen. Huoneistotietojärjestelmä on kuulunut lähes kaikkien tapahtumien ohjelmaan, ja lisäksi jäsenistön kanssa on käyty tiivistä keskustelua. Myös Isännöintiliiton tuottamissa muissa sisällöissä huoneistotietojärjestelmä on ollut vahvasti esillä.