Huoneistotietojärjestelmän ylläpitovaihe alkoi – huomioi nämä asiat

Taloyhtiöiden taloudellisten ja teknisten tietojen ensimmäinen ilmoittamisen määräaika on päättynyt. Työ ei kuitenkaan pääty tietojen siirtämiseen, vaan jatkossa tiedot on pidettävä ajan tasalla huoneistotietojärjestelmässä. Milloin tietoja pitää päivittää ja mitä sinne ilmoitetaan?

Milloin tiedot pitää päivittää?

Taloyhtiön tiedot on päivitettävä vähintään kerran vuodessa kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta. Tietoja täytyy kuitenkin päivittää myös kesken vuoden, jos niissä tapahtuu muutoksia.

Taloustiedot pitää päivittää esimerkiksi silloin, kun yhtiökokous päättää ilmoitettavien vastikkeiden muuttamisesta, osakas tekee ylimääräisiä lyhennyksiä lainaosuuteensa tai maksaa sen kokonaan pois. Päivitys tarvitaan myös, jos yhtiöjärjestyksen muutos vaikuttaa osakeryhmiin.

Voiko osakas tai kiinteistönvälittäjä pyytää tietojen päivittämistä?

Kyllä. Tiedot on päivitettävä silloin, kun sitä pyytää taho, jolla olisi oikeus saada isännöitsijäntodistus. Tällainen taho voi olla osakas, voimassa olevan välitystoimeksiannon saanut kiinteistönvälittäjä tai pantinsaaja, kuten pankki.

Isännöintiyrityksessä kannattaa sopia etukäteen, miten päivityspyynnöt otetaan vastaan ja kuinka nopeasti ne käsitellään. HTJ-tietojen päivittämisestä saa lain mukaan veloittaa pyytäjältä hallituksen hyväksymän kohtuullisen maksun.

Mitkä vastikkeet ilmoitetaan huoneistotietojärjestelmään?

Huoneistotietojärjestelmään ilmoitetaan:

• hoitovastike
• pääomavastikkeet
• tonttivastike
• ennakkoon kerättävä korjausvastike.

Kaikkia taloyhtiön perimiä vastikkeita ja maksuja ei siis tarvitse ilmoittaa. Esimerkiksi vesimaksuja, muita käyttökorvauksia, vuokria tai muita maksuja ei ilmoiteta, vaikka ne olisivat vastikeluonteisia.

Myös hoitolaina ilmoitetaan, jos se on otettu esimerkiksi peruskorjaushankkeen rahoittamiseen. Hoitolainaa ei tarvitse ilmoittaa, jos sillä katetaan yhtiön tavanomaisia hoitokuluja.

Mitkä korjaukset ilmoitetaan?

Huoneistotietojärjestelmään ei ilmoiteta taloyhtiön kaikkia huoltoja tai vähäisiä korjauksia. Ilmoitettavia ovat yhtiössä tehdyt huomattavat korjaukset ja uudistukset sekä tulevat kunnossapitotarpeet, joilla on olennaista merkitystä huoneistojen käyttämisen tai osakkaiden maksuvelvollisuuden kannalta. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat korjaushistorian ja kunnossapitotarveselvityksen tiedot ovat samoja, joita vuosittain esitetään yhtiökokouksessa ja jotka vakiintuneesti merkitään isännöitsijäntodistukselle.

Jatkossa kunnossapitohankkeista on ilmoitettava aikaisempaa laajemmat tiedot. Pelkät vähimmäistiedot eivät enää riitä.

Myös rakennuttajan tai urakoitsijan tekemät takuukorjaukset ilmoitetaan, jos ne ovat laajuudeltaan huomattavia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi rakenteisiin, perustuksiin, kattoon, parvekkeisiin tai palokatkoihin kohdistuvat merkittävät korjaukset.

Mitä tehdään, jos tietoja ei ilmoitettu määräaikaan mennessä?

Tietojen ilmoittamiseen ei ole tulossa lisäaikaa. Maanmittauslaitos ei kuitenkaan lähetä taloyhtiölle automaattisesti laskua tai muuta seuraamusta myöhästymisestä.

Ilmoittaminen on silti lakisääteinen velvollisuus. Jos tiedot puuttuvat, taloyhtiön ja isännöinnin kannattaa sopia mahdollisimman pian, kuka ilmoittamisen hoitaa ja millä aikataululla. Hallituksen on tärkeää olla tietoinen tilanteesta.

Tiedot voi ilmoittaa Maanmittauslaitoksen sähköisessä asiointipalvelussa myös manuaalisesti, jos isännöintijärjestelmä ei tue niiden siirtämistä.

Kuka näkee ilmoitetut tiedot?

Osakkeenomistaja voi tarkastella omaa huoneistoaan koskevia tietoja Maanmittauslaitoksen sähköisessä asiointipalvelussa. Osakas näkee oman huoneiston tietojen lisäksi myös tiedot yhtiön remonteista ja kunnossapitotarveselvityksestä. Myös taloyhtiön valtuutettu edustaja voi tarkistaa palvelusta, mitä tietoja yhtiöstä on ilmoitettu.

Tietojen puuttuminen tai virheet voivat siksi näkyä suoraan osakkaalle ja herättää kysymyksiä isännöinnille. Ilmoitettujen tietojen oikeellisuus kannattaa tarkistaa myös silloin, kun tiedot on siirretty isännöintijärjestelmästä automaattisesti.

Lue lisää:

Tutustu myös Maanmittauslaitoksen huoneistojen kirjaamisen käsikirjaan. Käsikirja sisältää ohjeistuksen, jota viranomainen noudattaa tehdessään kirjauksia osakehuoneistorekisteriin. Käsikirjasta saa lisätietoja esimerkiksi siitä, mitä tietoja MML tarvitsee osakkeenomistajilta omistuksen kirjaamista varten erilaisissa saantotilanteissa (mm. kauppa, yritysjärjestelyt, perintö).