Taloyhtiöiden yhtiökokouksissa etäyhteydet käyttöön koronaepidemian aikana

Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto suosittelevat, että koronaepidemian aikana taloyhtiöt hyödyntävät yhtiökokousten pitämisessä etäyhteyksiä. Taloyhtiöissä kannattaa myös harkita kiireettömien hankkeiden päätöksenteon tai jopa koko yhtiökokouksen siirtämistä myöhempään ajankohtaan.

− Yhtiökokouksiin osallistuu usein myös riskiryhmään kuuluvia henkilöitä ja isännöitsijöillä puolestaan on kevään aikana poikkeuksellisen paljon kontakteja, mikä lisää heidän riskiään sairastua ja tartuttaa muita ihmisiä. Yhdenkään taloyhtiön osakkaan, hallituksen jäsenen tai isännöitsijän terveyttä ei tule vaarantaa, sanoo Isännöintiliiton toimitusjohtaja Mia Koro-Kanerva.

Yhtiökokoukseen ei pidä saapua sairaana paikalle, vaan käyttää omistajaoikeuttaan joko antamalla valtakirja terveelle tai osallistumalla kokoukseen etäyhteydellä. Näin tulee toimia myös silloin, jos epäilee olevansa altistunut koronavirukselle tai on altistumisen takia lääkärin määräämässä karanteenissa.

Yhtiökokoukseen etäosallistuminen avuksi

− Tartuntariskin pienentämiseksi taloyhtiöissä suositellaan ottamaan käyttöön uusia ratkaisuja ja tekemään poikkeusjärjestelyjä. Yhtiökokoukseen osallistuminen voidaan mahdollistaa etäyhteyden avulla ja suositella osakkaita etäyhteyden käyttöön tai siirtää yhtiökokous myöhempään ajankohtaan, sanoo Kiinteistöliiton neuvontalakimies Tapio Haltia.

Asunto-osakeyhtiölaki sallii etäosallistumisen yhtiökokoukseen, kunhan lain edellyttämät vaatimukset täyttyvät. Yhtiökokousta ei voi järjestää kokonaisuudessaan teknisten apuvälineiden avulla, vaan taloyhtiön on aina järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous. Tämä voidaan toteuttaa siten, että fyysisesti kokouspaikalla on läsnä esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja tarvittaessa isännöitsijä muiden hallituksen jäsenten sekä osakkaiden osallistuessa yhtiökokoukseen etänä.

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla myös määräys siitä, että yhtiökokoukseen voi etäosallistua teknisen apuvälineen avulla tai postin välityksellä. Ellei yhtiöjärjestyksessä ole kielletty etäosallistumista, myös hallitus voi päättää etäyhteyden käyttämisestä.

Taloyhtiökohtaisesti päätettävä sopivin etäyhteys

Taloyhtiön hallitus päättää, mitä etäyhteyttä yhtiökokouksessa käytetään. Etäosallistumisen mahdollisuudesta ja toteutustavasta on aina mainittava yhtiökokouskutsussa sekä kerrottava riittävän selkeästi osakkaille ohjeet etäosallistumista varten. Kokouskutsusta on käytävä myös ilmi, mikäli etäosallistuminen rajoittaa osakkaan puhe- tai äänivaltaa.

Yhtiökokouksen etäosallistuminen voidaan toteuttaa esimerkiksi verkkoyhteydellä Teams-kokouksena tai ryhmäpuheluna. Reaaliaikaisessa etäyhteyskokouksessa suljettu lippuäänestys ei onnistu, ellei käytössä ole tämän mahdollistava erityinen kokousjärjestelmä.

Etäyhteyttä käytettäessä tulee osakkaan osallistumis- ja äänioikeus sekä ääntenlaskennan oikeellisuus voida selvittää kuten tavallisessa yhtiökokouksessa. Osakas pitää pystyä tunnistamaan esimerkiksi sähköpostiosoitteesta sekä osakkaan äänimäärän ja äänestyskannanoton on oltava tiedossa.

Päätöksentekoon ja osallistumiseen muitakin tapoja

Etäosallistuminen voidaan toteuttaa myös postin tai sähköpostin välityksellä, jolloin osakas ilmoittaa ennakkoon kantansa yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Tämä etäosallistumisen tapa edellyttää sitä, että osakas voidaan luotettavasti tunnistaa esimerkiksi allekirjoituksesta tai sähköpostiosoitteesta.

Etukäteisessä etäosallistumisessa ongelmallista on se, että yhtiökokouksessa voidaan tehdä myös muita päätösehdotuksia kuin hallituksen etukäteen valmistelevat esitykset. Osakkaiden etukäteen ilmoittamat kannat esityksiin voivat koskea vain etukäteen tiedossa olevia esityksiä, mutta ei kokouksessa tehtyjä esityksiä.

Päätöksiä voidaan tehdä kokouksia pitämättä, jos osakkaat ovat yksimielisiä sekä päätettävästä asiasta, että siitä, että asiasta päätetään kokousta pitämättä. Tällöin päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava. Jos yhtiössä on useampia kuin yksi osakkeenomistaja, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava päätös.

Lisätietoja:

Isännöintiliitto
Mia Koro-Kanerva, toimitusjohtaja
p. 050 3031615
mia.koro-kanerva@isannointiliitto.fi

Kiinteistöliitto
Tapio Haltia, neuvontalakimies
p. 09 1667 6361
tapio.haltia@kiinteistoliitto.fi

Yleiset toimintaohjeet taloyhtiöissä

Koronavirusepidemian tiedottamisesta ja toimintaohjeista vastaa THL.

Seuraa viranomaisten ohjeita

Kotitalo kokoaa päivittyvälle teemasivulle vastauksia yleisimpiin huoliin taloyhtiössä elämiseen epidemia-aikana sekä muuta materiaalia koronaan ja taloyhtiöarkeen liittyen: Arki taloyhtiössä koronan aikana

Lisätietoa isännöitsijälle:

Isännöintiliitto on koonnut päivittyvän Näin korona vaikuttaa taloyhtiöissä -sivun, joka kokoaa kaiken tuottamamme ja keräämämme materiaalin ja asiantuntijasisällön aiheesta. Mukana mm. vapaasti käytettäviä tiedotteita ja ohjeita.

THL:n materiaaleja käsi- ja yskimishygieniasta tiedottamiseen

Työterveyslaitoksen toimintaohje työpaikoille

Uutishuoneeseen