Isännöintiliiton lakineuvonnassa törmäämme usein tilanteisiin, joissa epäselvyydet syntyvät yksinkertaisesti siitä, että asioista ei ole sovittu kirjallisesti. Vaikka arjessa moni asia hoituu luottamuksen ja tottumuksen varassa, ongelmatilanteessa vain kirjallinen sopimus tarjoaa todellisen selkänojan. Isännöitsijän työssä sopimusten hallinta on olennainen osa taloyhtiön edunvalvontaa. On kyse sitten urakoitsijan, palveluntarjoajan tai osakkaan kanssa sovituista asioista, kirjallinen sopimus tuo kaikille osapuolille selkeyttä ja ennakoitavuutta. Epäselvyyksien syntyessä juuri dokumentaatio ratkaisee, kenen vastuulla mikäkin asia on. Eräs lakineuvontaan tullut tapaus havainnollistaa hyvin kirjallisten sopimusten merkityksen. Osakas oli remontin yhteydessä tilannut urakoitsijalta töitä paitsi omaan myös muiden osakkaiden huoneistoihin. Tämä tehtiin ilman taloyhtiön tai isännöitsijän lupaa, eikä osakkaalla ollut valtuuksia tehdä sopimuksia muiden puolesta. Tilanne aiheutti runsaasti hämmennystä, kun yhtiö ei ollut tietoinen tilauksista eikä niiden sisällöstä. Tällaiset tilanteet olisi helppo välttää, jos sopimuksissa muistetaan tarkentaa pelisäännöt. Kun taloyhtiö esimerkiksi käynnistää kylpyhuoneremontteja, sopimukseen urakoitsijan kanssa olisi hyvä kirjata, että osakkaat eivät voi tehdä suoria lisätilauksia ilman yhtiön lupaa. Selkeästi kirjattu menettely estää väärinkäsityksiä ja auttaa pitämään projektin hallinnassa. Osakkaiden kanssa tehtävissä sopimuksissa korostuu isännöitsijän rooli yhteisten pelisääntöjen selkeyttäjänä. On tärkeää, että osakkaat tietävät, missä asioissa he voivat toimia itsenäisesti ja milloin tarvitaan taloyhtiön tai isännöitsijän hyväksyntä. Kirjallinen sopimus on arjen työkalu, jolla isännöitsijä suojaa sekä itseään että taloyhtiötä. Se auttaa varautumaan tilanteisiin, joissa hyvä tahto tai muisti ei enää riitä. Kun asiat on kirjattu ylös, niitä ei tarvitse muistella – ne voi tarkistaa.
