Tietotyön automaatio on toistaiseksi ollut lähinnä isojen yritysten mahdollisuus. Haaga-Helia ammattikorkeakoulun hankkeessa pohditaan, millaisia automaatioita isännöintiyritykset voisivat tehdä yhdessä.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu selvitti yhdessä Isännöintiliiton kanssa, millaisia automaatioratkaisuja isännöintiyrityksissä käytetään ja millaisia rutiinitehtäviä isännöitsijät haluaisivat automatisoida.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Älykkään automaation osaamiskeskus -hanke edistää uusimaalaisten mikro-, pk- ja kasvuyritysten talouden prosessien kehittämistä ja automaatiota. Osaamiskeskus tarjoaa koulutuksia ja neuvontaa ohjelmistorobotiikan ja rutiinitöiden automatisoinnissa.
Isännöintiliiton jäsenyrityksille lähetetyssä kyselytutkimuksessa selvitettiin alkutalvesta 2022 digitalisaation ja työn automatisoinnin tilannetta. Kyselyyn vastasi 25 yritystä, joista miltei puolet oli mikroyrityksiä (1-10 henkeä työllistäviä), neljäsosa 11-50 henkeä ja loput 51-100 henkeä työllistäviä isännöintiyrityksiä. Automaatioratkaisuja käytti tai niitä suunnitteli jo miltei puolet vastanneista.
Digitaalisen taloushallinnon koettiin helpottavan isännöitsijän, hallituksen, kirjanpitäjän ja tilintarkastajan työskentelyä. Digitaaliset taloushallintoratkaisut ovatkin arkipäivää 64 prosentille vastaajista. Vain muutama vastaaja käytti paperia tai pdf-muotoisia tositteita taloushallinnossaan.
Pienillä yrityksillä automaation este on usein ajan, rahan ja osaamisen puute.
Suosituimmat järjestelmät olivat Visma Fivaldi, Domus ja Tampuuri, mitkä ovatkin erikoistuneet kiinteistöalalle. Nämä järjestelmät tarjoavat jo hyvät mahdollisuudet taloushallinnon prosessien tehostamiseen ja automatisointiin.
Sähköisesti siirtyvä verkkolasku on digitaalisen taloushallinnon perusta, ja 96 prosentilla vastaajista se olikin käytössä. Robotiikkaa ja tekoälyä käytti jo 20 prosenttia vastaajista.
38 prosenttia suunnitteli automaatioratkaisujen käyttöönottoa. Automaatioratkaisuja on käytössä laskutuksessa ja maksumuistutuksissa, toistuvien maksujen käsittelyssä sekä asiakaspalvelun toistuvissa toimenpiteissä, kuten isännöitsijätodistuksen tilaamisessa ja käsittelyssä.
Automaatiota käytettiin myös oman työajan seurannassa. Tämä onkin hyvä tehostamiskohde: yli puolet vastanneista keräsi manuaalisesti tiedot työajan käytöstä laskutusta varten.
Lopuksi kysyttiin, minkä rutiinitehtävän isännöitsijät haluaisivat automatisoida nyt heti, jos vaan voisivat. Lista ideoista oli pitkä.
Vastaajat ehdottivat muun muassa osakkaan rekisteröintiä, kokousmateriaalin tuottamista, urakkailmoitusten toimittamista, yhtiökokousten äänimäärän laskemista ja työajan seurantaa. Halusi yksi vitsikäs vastaaja jopa automatisoida koko yhtiökokouksen, mikä lienee ymmärrettävää näin vuoden kiireisempänä aikana.
Pienillä yrityksillä automaation este on usein ajan, rahan ja osaamisen puute. Tämä tuli esille myös tässä kyselyssä.
Ratkaisuna on yhteistyö. Mikäli useampi pieni yritys tunnistaa saman automatisaatiotarpeen, voisi yhteistyössä rakentaa robotin tekemään tämän tehtävän. Juuri näitä monistettavia robottikokeiluja teemme tässä hankkeessa ja ensi syksynä onkin suunnitteilla automaatioiden tekeminen isännöintiyrityksille.
Hanke rahoitetaan osana Euroopan unionin Covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia. Yritysten ja yrittäjien nopean muutoskyvykkyyden edistäminen -hanke on osa Suomen Kestävää kasvua ja työtä 2014-2020-ohjelmaa. Sitä rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto Hämeen ELY-keskuksen kautta.
Ennen syksyllä 2022 alkavia automaatiokokeiluja Haaga-Helia ammattikorkeakoulu järjestää Uudenmaan alueen yrityksille koulutuksia digitalisaatiosta. Lisätietoa koulutuksista ja Älykkään automaation osaamiskeskus -hankkeesta löytyy hankkeen verkkosivuilta.