Tilinpäätös- ja yhtiökokouskausi on aikataulujen palapeli, joka ratkeaa parhaiten yhdessä suunnittelemalla.
Isännöinnin työntäyteinen kevätkausi alkaa viimeistään parin kuukauden päästä. Työn vaikeuskerrointa lisää, ettei kevätkautta voi suunnitella yksin. Kirjanpitäjät pohtivat tilinpäätösten aikatauluja, isännöitsijät tuskailevat, miten saada sumplittua tilinpäätösajan kokoukset, ja kiinteistösihteerit painiskelevat tilinpäätös- ja yhtiökokousmateriaalien lähettämisen ja myöhemmin vastikepäivitysten paineissa.
Monessa isännöintiyrityksessä tilinpäätös- ja yhtiökokousaika on hanskassa ja aikatauluja suunnitellaan yhdessä tiimin kanssa tai jokainen itsekseen. Joillekin yhtiökokouskausi tuottaa kuitenkin päänvaivaa.
Yksi aloittaa suunnittelun lokakuussa, toinen marras-joulukuussa, kolmas on liikkeellä vasta tammikuussa. Neljäs ei suunnittele, vaan vetää kevään vuosien kokemuksella suurempia hötkyilemättä: tekee talousarvioita ja sopii kokouksia sitä mukaa kuin tilinpäätöksiä ilmestyy hänen työpöydälleen. Aikamoinen työtapa, jossa moni ahdistuisi.
Me, joilta neljäs tapa ei luonnistu, kaipaamme suunnitellumpaa kevätkautta. Miten tämä kannattaisi tehdä?
Ykkösasia on tilinpäätösajan aikatauluttaminen. Tilinpäätösten valmistuminen, talousarviot, kunnossapitotarveselvitykset, hallituksen kokoukset, tilintarkastukset, yhtiökokouskutsut, yhtiökokoukset ja niiden jälkeiset toimenpiteet vaativat kaikki aikatauluttamista. Koska suunnittelussa on mukana useita ihmisiä, aikataulun tekeminen kannattaa aloittaa ajoissa.
Yksi haaste on yhteisen ajan löytäminen hallitusten tilinpäätöskokouksille. Hallitukset keskittyvät usein liikaa siihen, että ajan pitää sopia kaikille, koska ketään ei haluta jättää päätöksenteon ulkopuolelle. Ehdotukset kannattaa tehdä ajoissa, jolloin kalentereissa on vielä tilaa. Kerralla kannattaa ehdottaa vain yhtä tai kahta ajankohtaa – ja lähettää ehdotus myös varajäsenille. Tai olisiko sähköinen ajanvaraus mahdollinen?
Kokouksissa kannattaa pitäytyä vain tilinpäätösasioissa. Jos tilinpäätöskokoukset venyvät muiden käsiteltävien asioiden vuoksi, on kokouksia liian harvoin.
Suuri haaste on usein myös tilintarkastusprosessi. Otetaanko tilintarkastaja mukaan aikataulujen suunnitteluun? Sovitaanko yhdessä, milloin mikäkin taloyhtiö tulee hänelle tarkastettavaksi?
Jos kaipaat apua ja ideoita yhtiökokouskauteen liittyviin aiheisiin ja kokousrumbaan, tule Isännöinnin talviseminaariin Nokialle 1.–2.12.2022. Koulutustapahtumassa on yhtiökokouksiin liittyviä lakipuheenvuoroja, lakiasiantuntijoiden kysymys- ja vastausklinikka, runsaasti luentoja yhtiökokousteemasta ja minityöpajoja yhtiökokousten aikatauluhaasteiden selättämiseen. Ohjelman ja ilmoittautumisen löydät täältä.
Nähdään Nokialla!