Sähköinen asunto-osakerekisteri eli Asrek yhdistää asunto-osakkeita koskevat tiedot ja omistajamerkinnät sähköiseksi palveluksi. Viimeistään Asrekin myötä myös isännöintiala sähköistää palvelunsa. Ensimmäisessä vaiheessa paperiset asunto-osakekirjat siirretään pankkiholveista ja piironginlaatikoista sähköiseen tietokantaan. Tämän valtakunnallisen omistajarekisterin on tarkoitus olla jossain laajuudessa käytössä keväällä 2019. Myöhemmin kirjoihin ja kansiin kootaan myös muuta taloyhtiödataa kuten esimerkiksi yhtiöiden kunnossapito- ja taloustietoja.
Isännöinti on keskeisessä roolissa, kun omistajia ja taloyhtiöitä koskeva tieto kootaan yhteen palvelukokonaisuuteen. Isännöintiliitto vaikuttaa siihen, että siirtyminen Asrek-aikaan on isännöinnin kannalta yksinkertaista ja selkeää. Keskeinen vaikuttamistavoite on saada isännöintijärjestelmien toimittajat kehittämään järjestelmiään niin, että isännöintiyrityksille on tarjolla hyviä ja kohtuuhintaisia rajapintaratkaisuja.
Käyttöönottovaiheen jälkeen sähköinen asunto-osakerekisteri helpottaa isännöintiyrityksen arkea, kun osakas- ja asukastietojen saatavuus ja ajantasaisuus paranee. Kirjasin ylös asioita, joiden osalta isännöitsijän työ tulee ainakin muuttumaan:
- Viimeistään Asrekin myötä isännöinnin asiakkaat alkavat hoitaa asioita omatoimisesti ja kelloon katsomatta taloyhtiön ja/tai isännöintiyrityksen verkkosivuilla. Asrek vauhdittaa myös sähköisen isännöitsijäntodistuksen yleistymistä. Kun asiointi verkossa yleistyy, puhelin- ja sähköpostiyhteydenotot isännöintiyritykseen vähenevät.
- Myös isännöitsijä saa Asrekin avulla ajantasaista ja hyödyllistä tietoa asiakkaistaan. Isännöinnillä on pääsy esimerkiksi osakkaiden ja asukkaiden kulloisiinkin osoitetietoihin, mikä helpottaa huomattavasti muun muassa henkilölukuun perustuvien vesimaksujen perintää.
- Myöhemmässä vaiheessa Asrekiin tuodaan myös kunnossapito- ja taloustietoja. Kun osa taloyhtiön datasta on jo valmiiksi Asrekissa, on se helppo siirtää isännöintiyrityksestä toiseen kun palveluntarjoaja vaihtuu. Toivottavasti Asrekin myötä palveluntarjoajan vaihtotilanne muutoinkin sujuvoituu ja rutinoituu.
- Asrek antaa myös eväät parempaan ja ajantasaisempaan tiedottamiseen, kun osakkaiden yhteystiedot saa yhdestä paikasta. Isännöintiliitto vaikuttaa siihen, että myös asukkaiden sähköpostiosoitteet löytyvät tulevaisuudessa Asrekista. Tämä tavoite täyttynee, koska Asrekin taustalla vaikuttaa laajempi julkisten palvelujen digitalisaatio.
- Asrek keventää isännöitsijän työkuormaa, sillä joukko rutiinitehtäviä siirtyy kokonaan historiaan. Tällaisia ovat esimerkiksi osakeluettelon pitäminen, verottajan hyväksi tehtävät osakesiirtoihin liittyvät varainsiirtoveron valvomiset ja vastikkeettomien omistajamuutosten ilmoittamiset.
- Koska Asrek poistaa aikaavieviä viranomaisilmoituksia ja muita rutiineja isännöitsijän työpöydältä, on isännöintiyrityksissä enemmän resursseja kehittää toimintaa.
- Asrek vaikuttaa lähes kaikkeen isännöinnin tekemiseen, missä pitää tarkistaa oikea osakkeenomistaja, oli se sitten osakkaan muutostyöilmoituksen käsittely tai hallintaanottovaroituksen toimittaminen. Voisikin sanoa, että on vaikeaa keksiä, mihin Asrek ei isännöinnin työssä tulisi ainakin välillisesti vaikuttamaan.
Uskon, että sähköisen asunto-osakerekisterin mukanaan tuomien myllerrysten ja muutosten myötä saavutetaan vielä yksi tärkeä juttu – nimittäin arvostusta isännöitsijän työlle.
Kiinnostuneille lisää tietoa Asrek-hankkeesta täällä.