Isännöinnillä on juuri nyt enemmän hommaa kuin ehkä ikinä. Käynnissä on kevään yhtiökokouskausi, huoneistotietojärjestelmän määräajat lähestyvät ja valtaosa isännöinnin ammattilaisista on keskellä järjestelmänvaihtourakkaa tai suunnittelemassa sitä. Alan digitalisaatio on edennyt huimaa vauhtia, mutta arki ei ole täysin pysynyt mukana. Miksi työ tuntuu raskaammalta kuin ennen? Yli puolet Isännöintiliiton tuoreeseen järjestelmäselvitykseen vastanneista kertoo vaihtaneensa isännöinnin pääasiallista järjestelmää viimeisen kolmen vuoden aikana ja noin viidesosa suunnittelee vaihtoa. Taustalla on erityisesti huoneistotietojärjestelmä ja sen tuomat vaatimukset. Koska valtaosa kehittämisen resursseista on kohdistunut huoneistotietojärjestelmään, muu kehitys on jäänyt vähemmälle. Tämä näkyy arjessa. Monessa isännöintiyrityksessä jaetaankin nyt yhteinen tuska: digitalisaatio ei lupauksista huolimatta ole keventänyt työtä. Ala on vahvasti säännelty, arkea hoidetaan useilla järjestelmillä ja asiakasodotukset ovat kasvaneet. Samaan aikaan tiedon liikkumisen haasteita ei saada ratkaistua, automaatioita hyödynnetään edelleen vähän ja kokonaisuuden hallinta tuntuu haastavalta. Työ ei vähene, koska kokonaisuus on keskeneräinen ja manuaalisen työn tekeminen on siirtynyt eri järjestelmien välisiin toimiin. Digitalisaation välivaihe vaatii säätöä Alalla on paljon järjestelmiä erilaiseen tiedonhallintaan, ja arki pyörii niiden ympärillä. Isännöintialalla ollaan keskellä digitalisaatiomurrosta. Murrosvaiheisiin liittyy lähes poikkeuksetta kokemus siitä, että kaikki on yhtä sekoilua. Digitalisaation seuraavaan vaiheeseen siirtymisen kannalta on tärkeää, että muutokselle annetaan aikaa ja pelkkien järjestelmien sijaan keskitytään muutosjohtamiseen ja osaamiseen. Nykyisten perustaitojen rinnalle on noussut dataosaaminen, ymmärrys IT-kokonaisuuksista ja kyky arvioida kokonaisuuden toimivuutta. Tekoälyosaamista on sanottu uudeksi kansalaistaidoksi. Samalla myös johtamisen rooli korostuu. Teknologia ei yksin ratkaise mitään, vaan tarvitaan suunta, priorisointia ja kykyä viedä muutokset osaksi oikeaa arkea. Järjestelmäselvityksen mukaan osaamisen tärkeys tunnistetaan aiempaa laajemmin ja osaamistarpeiksi on nimetty aivan kaikkea perus atk-taidoista tekoälyyn. Tee näkymätön näkyväksi Alalla kyllä tiedetään mitä pitäisi tehdä, mutta miksi kehitys kehittyy liian hitaasti? Järjestelmäselvityksestä käy ilmi, että suurimmiksi kehittämisen esteiksi nähdään vuodesta toiseen aika ja raha. Mitä siis tehdä, jos kehitysvelkaa kertyy, tahtotilaa muutokselle löytyy, mutta resursseja ei ole? Arjen kuormitus syntyy pienistä asioista, joita ei ole pysähdytty tarkastelemaan. Yllättävän usein käy niin, että työtä tehdään siksi, että “näin on aina tehty”. Kun tähän ajatusmaailmaan lisätään uudet järjestelmät ja velvoitteet, ei ole ihme, että arki saattaa tuntua sekoilulta. Hyvä lähtökohta arjen muutoksen starttaamiselle on yksinkertainen. Tehdään työ näkyväksi. Omaa työpöytää voi lähestyä esimerkiksi seuraavien apukysymysten kautta: Mikä on ärsyttävä ja/tai aikaa vievä työtehtävä? Tehdäänkö sama asia kahdesti tai peräti kolmesti? Voisiko jonkin vaiheen jättää pois? Mitä varten työtehtävä oikeasti tehdään? Ideaalitilanteessa kehittäminen on yrityksen dna:ssa ja osana arkea. Voisiko esimerkiksi viikkopalaverissa käydä läpi yrityksen toimintatapoja arjen prosessi kerrallaan? Pienet oivallukset kertyvät nopeasti ja voivat säästää paljon aikaa. Kun arjen aikasyöppöjä saadaan kitkettyä, selkeämmillä aivoilla voi miettiä myös isompaa muutosta. Vaikka järjestelmävaihdot ovat raskaita, niistä on ollut myös hyötyä. Järjestelmäselvityksen mukaan tyytyväisyys järjestelmiin on selkeästi kasvanut. Ala on oikealla polulla ja uskaliaasti väitän, että hetken kuluttua digitalisaatio alkaa näkyä siellä missä kuuluukin: sujuvampana työnä ja parempana asiakaskokemuksena. Tutustu Isännöintialan järjestelmäselvityksiin
