Ohjelmistoyrittäjä, käännä katseesi isännöintiin

Suomessa on noin 50 000 ammattimaisesti isännöityä taloyhtiötä. Voisi kuvitella, että näissä asuvat 2,7 miljoonaa asukasta hoitavat asumisen asioita käyttäjäystävällisten mobiilisovellusten kautta, ja että tieto kulkisi kuin verkkopankkien ja vakuutusyhtiöiden verkkopalveluissa konsanaan. Totuus on kuitenkin karmaiseva.

Vuonna 2018 paperi rahisee, puhelin pirisee ja sähköpostit sinkoilevat, kun isännöitsijän työpäivä on käynnissä. Ja osakas harmittelee, kun kaikki on niin hankalaa. Mutta samaan aikaan tässä on mahdollisuuksien paikka sinulle, hyvä ohjelmistoyrittäjä. Avataanpa seuraavaksi tätä pandoran lipasta hieman.

Isännöinnin tuottama ja käsittelemä data on siiloutunut useisiin erillisiin järjestelmiin, jotka eivät vaihda tietoa keskenään.

Tieto palasina maailmalla

Miksi tieto ei liiku? Isännöinnin tuottama ja käsittelemä data on siiloutunut useisiin erillisiin järjestelmiin, jotka eivät vaihda tietoa keskenään. Omien järjestelmiensä lisäksi isännöintiyritys hoitaa usein esimerkiksi vikailmoituksiin liittyviä toimenpiteitä alihankkijoiden ja viranomaisten verkkopalveluissa.

Tiedon siiloutumisesta johtuen asukkaille ja osakkaille tarjotut sähköiset palvelut takeltelevat. Saunavuoron varaaminen netin kautta tai taloyhtiön dokumenttien sähköinen käsittely ovat edelleen enemmän poikkeus kuin sääntö. Ei voida varmaankaan puhua ”sähköisestä asioinnista”, jos verkkosivujen vikailmoituslomake vastaanotetaan kiinteistösihteerin sähköpostiin ja käsitellään virka-aikana. Integraatiot verkkosivujen sekä taustajärjestelmien välillä ovat puolestaan isännöintiyritysten johdon mielestä niin haastavia ja kalliita toteuttaa, että asiat hoidetaan edelleen mieluiten manuaalisesti.

Viestintä sähköistyy hitaasti

No entäpä sitten viestintä? Peruskommunikointi isännöitsijän ja osakkaan välillä hoidetaan pääasiassa edelleen puhelimella ja sähköpostilla, asukastiedottaminen taas ”postilaatikkojakeluna”. Kun tiedotelappu kolahtaa postiluukusta, koetaan monissa isännöintiyrityksissä, että sopimuksen velvoittama tiedottaminen on nyt hoidettu.

Isännöintiliiton teettämien kyselyjen mukaan viestintä ja tiedottaminen on ollut yli kymmenen vuoden ajan taloyhtiöiden suurimpia kehityskohteita. Osakkaat ja asukkaat kokevat, että tiedottaminen on liian harvaa ja tärkeät faktat vaikeasti löydettävissä. Usein perusteluina saa myös kuulla, että sähköisten asukasportaalien ja talosivujen käyttöönottoa jarruttavat paperitiedottamista vaativat seniorit. Tiedä sitten, mitä puuta haukkua. Oikeastihan hyvin suunnitellun tiedottamisen pitäisi kuitenkin aina huomioida sekä nettikäyttäjät että paperitilaajat, mutta näin on valitettavan harvoin.

Lisää tietoa taloyhtiöjohtamiseen

Taloyhtiön ”big data” on mielenkiintoinen kokonaisuus pohdittavaksi. Isännöintiyritysten tietokannoissa makailevasta tietomassasta voisi tuottaa useita hyödyllisiä sovelluksia ja ristikkäisraportteja isännöitsijälle, hallitukselle tai osakkaille, mutta todellisuudessa dataa hyödynnetään minimaalisesti.

Vielä mielenkiintoisemmaksi kokonaisuus muodostuisi, jos taloyhtiödataan liitettäisiin esimerkiksi kaupunkien ja viranomaisten erilaisia datavarantoja. Maankäyttö, julkinen liikenne, kaupungin päätökset, pysäköinti, tapahtumat, meluanalyysit: tässä vain karkea lista esimerkiksi pääkaupunkiseudulla tarjolla olevasta avoimesta datasta, jota voisi hyödyntää. Isännöitsijä voisi parhaimmassa tapauksessa ennakoida tulevia tilanteita omien asiakasyhtiöidensä osalta, kuten esimerkiksi: ”Näytä taloyhtiöt, jotka asettuvat suurtapahtuma X:n vaikutusalueelle kesällä 2018”. Tai jos aidosti halutaan kurkata esimerkiksi taloyhtiön strategiatyön osalta tulevaan, olisi varmasti luonnollista saada käyttöön esimerkiksi lähialueiden maankäytön ja vaikkapa joukkoliikenteen suunnitelmia. Näin kiinteistön ympärillä tapahtuvia asioita osattaisiin ottaa tarpeeksi kattavasti huomioon.

Joten tässä sitä olisi haastetta ratkottavaksi hyvä ohjelmistoyrittäjä. Jos kiinnostuit, niin tule käymään ja jatketaan keskusteluja kahvikupin ääressä!