Olin vuosi sitten keväällä valokuvauskurssilla kansalaisopistossa. Moni hyvä kameraan ja kuvaukseen liittyvä vinkki on jo unohtunut, mutta eräs ajatus jäi mieleen muhimaan. Silmä haluaa nähdä logiikkaa: rivejä, jonoja, joukkoja ja tuttuja muotoja. Sekava muuttuu selkeäksi, kun asiat ovat linjassa, sopivasti ristissä tai tunnistettavassa geometrisessa muodossa. Tämä on hyvä muistisääntö valokuvaukseen, mutta mielestäni siitä voi ammentaa iloa myös isännöintialalle, etenkin kun aiheena ovat yrityksen prosessit.
Arvelen, että joskus isännöinnin asiakkaiden tyytymättömyyden taustalla on se, etteivät he näe tekemisen ja asioiden logiikkaa. Jos asiat vaikuttavat sekavilta ja monimutkaisilta, syynä voi olla se, että niistä puuttuu tasalaatuisuutta ja säännönmukaisuutta. Puuttuu selkeä prosessi. Sama pätee yrityksen sisäisiin asioihin. Jos jossain projektissa tuntuu olevan enemmän kokkeja kuin kokattavaa tai asioita unohtuu tehdä, on aika ottaa yrityksen prosessit suurennuslasin alle. On aika pohtia, ovatko prosessit yrityksessä toiminnan kulmakivi vai kertakaikkinen kummajainen.
Olemme tuottaneet apua jäsenyrityksillemme. Viime vuonna yhdessä Isännöintiliiton työryhmässä keskityttiin prosessien kehittämiseen. Tämän työn pohjalta on tuotettu Jäsenohje: Prosessit isännöintiyrityksessä (vaatii kirjautumisen Mappi-jäsenpalveluun). Se antaa eväitä yrityksen omien toimintatapojen ja prosessien määrittelylle. Jokaisen isännöintiyrityksen täytyy tietenkin tehdä itse omat prosessinsa.
Prosessin laatimisessa kannattaa vastata mm. seuraaviin kysymyksiin: Mikä on prosessin perustehtävä ja näkökulma? Mitkä ovat prosessin pullonkaulat eli sellaiset kohdat, joihin voidaan jäädä jumiin? Miten prosessia mitataan? Kannattaako prosessi tai sen osia automatisoida? Miten henkilöstö ja asiakkaat sitoutetaan? (Lue lisää jäsenohjeen kohdasta Tarkistuslista prosessin laatimiseen)
Selkeistä prosesseista ja niiden kuvaamisesta hyötyvät sekä yritys että asiakas. Isännöinnin asiakkaalle eli taloyhtiölle selkeät prosessit näyttäytyvät esimerkiksi ennakoitavuutena ja luotettavuutena. Kun esimerkiksi hallituksen kokouskäytäntöihin tai osakkaan muutostyöilmoituksen käsittelyyn on määritelty sujuva prosessi ja siitä on kerrottu, asiakas tietää, mitä voi odottaa missäkin vaiheessa, miten asia etenee ja mikä on kenenkin rooli eri vaiheissa.
Kuten valokuvissa, myös työelämässä silmä ja mieli kaipaavat järjestystä, logiikkaa ja asioiden virtaamista eteenpäin. Tämä onnistuu, kun yrityksen prosessit ovat kunnossa.