Osakehuoneistorekisteriin siirtyminen alkaa 2019

Maanmittauslaitos rakentaa koko maan kattavaa osakehuoneistorekisteriä. Osakehuoneistorekisteri on täysin uusi rekisteri, johon kootaan valtakunnallisesti kattavaa tietoa asunnoista, niiden omistajista ja panttauksista. Tällaista tietojoukkoa ei ole missään etukäteen olemassa.

Osakehuoneistorekisteri tulee käyttöön jo vuoden 2019 alusta. Sitä koskeva lakiluonnos on lausuntokierroksella keväällä 2018, ja myös lain on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2019 alusta.

Rekisteriin kootaan lähtötietoja useasta eri tietolähteestä. Pohjatiedot tuodaan Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH), Verohallinnon (Vero) ja Väestörekisterikeskuksen (VRK) järjestelmistä.

Osakeluettelon siirto on taloyhtiön vastuulla

Todennäköisesti pohjatieto on kunnossa suurimmassa osassa taloyhtiöitä. Koska tällä hetkellä vain taloyhtiön isännöinti tietää taloyhtiön tilanteen parhaiten, pitää sen silti tarkistaa ja tarvittaessa korjata osakehuoneistorekisteriin tuodut pohjatiedot.

Osakeluetteloiden tarkistaminen ja hyväksyminen on tarkoitus päästä aloittamaan keväällä 2019, ja siihen annetaan kolmen vuoden siirtymäaika.

Osakeluettelon ylläpito poistuu taloyhtiöiden lakisääteisistä velvoitteista.

Tietojen tarkistamisen jälkeen isännöinti hyväksyy osakeluettelon siirron osakehuoneistorekisteriin. Sen jälkeen osakeluettelon ylläpito poistuu taloyhtiöiden lakisääteisistä velvoitteista.

Taloyhtiön edustajatiedot pidettävä ajan tasalla

Osakehuoneistorekisterin järjestelmään kirjaudutaan suomi.fi-tunnistamisen avulla. Kaupparekisteristä saadaan tieto siitä, onko kirjautuja isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Näillä rooleilla on aina oikeutettu tarkistamaan tiedot ja siirtämään osakeluettelon, vaikkakin siirto edellyttää myös taloyhtiön hallituksen päätöstä.

Taloyhtiön nimenkirjoittaja voi lisäksi valtuuttaa suomi.fi-valtuudet -palvelussa muita henkilöitä tekemään työn. Esimerkiksi isännöitsijä voi antaa tällaisen oikeuden isännöintitoimiston työntekijöille.

Jotta asiat menevät oikein ja asiointivaltuudet ovat oikeilla henkilöillä, isännöinnin pitää tarkistaa ja tarvittaessa päivittää taloyhtiöidensä edustajatiedot kaupparekisterissä ja pitää ne ajan tasalla.

Isännöintijärjestelmiin muutoksia

Maanmittauslaitos ja isännöintijärjestelmien toimittajat käyvät tiivistä keskustelua siitä, kuinka tieto saadaan kulkemaan sujuvasti osakehuoneistorekisterin ja isännöintijärjestelmien välillä. Sen jälkeen, kun osakeluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin ylläpidettäväksi, taloyhtiö saa tiedot omistajavaihdoksista suoraan osakehuoneistorekisteristä, eikä uuden osakkaan tarvitse enää toimittaa tästä tietoa isännöitsijälle.

Tietojen tarkistamisvaiheeseen ja osakeluettelon siirtoon toteutetaan rajapinta, jonka kautta isännöitsijät voivat toimittaa tietoja omista järjestelmistään osakehuoneistorekisteriin. Pienemmät taloyhtiöt, joilla ei ole isännöinnin järjestelmiä käytössään, voivat tarkistaa tiedot suoraan osakehuoneistorekisterin työkaluilla.

Samassa yhteydessä otetaan myös käyttöön huoneistolle pysyvä tunniste. Sen avulla huoneisto voidaan tunnistaa luotettavasti eri järjestelmissä, ja tunniste voidaan niin haluttaessa ottaa käyttöön myös isännöintijärjestelmissä.

Osakeluettelon siirto aiheuttaa kuluja

Osakeluettelon siirtämisestä aiheutuu tietojärjestelmä- ja työkustannuksia taloyhtiöille. Siirtämisestä aiheutuvia kustannuksia ei korvata taloyhtiöille, vaan kyseessä on vastaava velvoite kuin esimerkiksi pelastussuunnitelman laadinta tai energiatodistuksen hankkiminen, joista taloyhtiö vastaa.

Toisaalta osakeluettelon siirtäminen osakehuoneistorekisteriin poistaa taloyhtiöiltä velvoitteen ylläpitää osakeluetteloa siitä eteenpäin, joten pidemmällä aikavälillä taloyhtiöiden kustannukset laskevat.

Isännöitsijöiden ei enää tarvitse rekisteröidä omistajavaihdoksia tai esimerkiksi selvitellä perintöoikeudellisia saantoja.

Isännöitsijöiden ei enää tarvitse rekisteröidä omistajavaihdoksia tai esimerkiksi selvitellä perintöoikeudellisia saantoja.

Osakehuoneistorekisterin tietosisältö kasvaa

Osakehuoneistorekisteriin viedään perustiedot asunto-osakeyhtiöistä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista ja panttauksista. Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa sähköiseen osakehuoneistorekisteriin, voidaan yksittäiselle huoneistolle vahvistaa sähköinen omistaja- ja panttausmerkintä. Tämä tehdään viimeistään kaupan tai panttauksen yhteydessä. Samassa yhteydessä osakekirja mitätöidään.

Uudet asunto-osakeyhtiöt perustetaan sähköisinä vuodesta 2019 alkaen.

Tulevaisuudessa isännöitsijät ja taloyhtiöt voisivat myös oman harkintansa mukaan alkaa ylläpitää osahuoneistojen muita tietoja osakehuoneistorekisterissä. Taloyhtiö voisi viedä osakehuoneistorekisteriin tietoja esimerkiksi huoneistojen yhtiölainaosuuksista, yhtiön vuokrasopimuksista tai vaikkapa vastikemaksuperusteesta. Tämä olisi taloyhtiöille vapaaehtoista ja oman päätöksen takana. Näin toimien varsinkin pienemmät taloyhtiöt voisivat tulevaisuudessa tuottaa järjestelmän avulla muun muassa kauppatilanteissa tarvittavan isännöitsijätodistuksen.

Osakehuoneistorekisteri toimii pohjana jatkokehitykselle ja uudenlaisten sähköisten palveluiden rakentamiselle. Sähköiset kauppajärjestelmät, kuten toivottavasti monet muutkin uudet sähköiset palvelut, syntyvät markkinatoimijoiden toteuttamina. Tuossa vaiheessa uudesta järjestelmästä aletaan saamaan hyötyjä toden teolla ulos.

Osakehuoneistorekisteriä valmistellaan maa- ja metsätalousministeriön ASREK-hankkeessa yhteistyössä muiden ministeriöiden kanssa. Osakehuoneistorekisteriä rakentaa Maanmittauslaitos yhdessä Patentti- ja rekisterihallituksen, Verohallinnon ja Väestörekisterikeskuksen kanssa.

Kirjoittajat

• Paavo Häikiö, johtava asiantuntija, Maanmittauslaitos
• Erkki Tapola, osakehuoneistorekisterin tuoteomistaja, Maanmittauslaitos
• Saija Korhonen, kirjaamislakimies, Maanmittauslaitos

Lisätietoja

• osakehuoneistorekisteri.fi
• Lue lisää osakehuoneistorekisteristä Isännöinti-lehdestä, joka ilmestyy 28.3.2018.
• Mitä muutos tarkoittaa isännöinnille? Maanmittauslaitoksen innovaatiojohtaja Antti Kosonen ja Isännöintiliiton lakiasiantuntija Jaana Sallmén kertovat hankkeesta ja sen vaikutuksista isännöinnille lisää Laki ja järjestys -koulutuksessa 7.-9.6.2018.
• Asrek ei korvaa isännöintijärjestelmää