Oletko ollut tapaamisessa tai kokouksessa, joka on valmisteltu huonosti? Tai jossa kukaan muu osallistuja ei ole tutustunut taustamateriaaliin? Isännöitsijöille tilanteet ovat tuttuakin tutumpia.
Jutellessani isännöitsijöiden kanssa puheeseen nousevat usein erilaiset haasteet taloyhtiöiden hallitustyössä.
- Yksi hallitus tulee palavereihin hyvin valmistautuneena: paperit on luettu ja asioista on keskusteltukin etukäteen. Toisessa hallituksessa taas osa jäsenistä on tulostanut paperit mukaansa sähköpostista pikaisesti juuri ennen kokoukseen lähtöä eikä ole niitä edes vilkaissut etukäteen.
- Yhden hallituksen kokouksessa mennään säntillisesti asioissa eteenpäin, toisessa aiheet ja keskustelut poukkoilevat sinne tänne, ja kokoukset venyvät.
- Hallitus pitää kokouksia kertomatta niistä isännöitsijälle, tilaa työn ja tavarat, mutta pöytäkirjat ja päätökset ovat jääneet kirjaamatta, ja laskut tupsahtavat isännöitsijälle yllätyksenä.
Kokouksiin valmistautumattomuus aiheuttanee eniten harmaita hiuksia niin isännöitsijälle kuin muille hallituksen jäsenille. Lisäksi jos mukaan on tulossa jonkin hankkeen edustaja, on piinallista, jos hallitus on kuutamolla. No, tällöin ollaan usein vieraskoreita ja kokoukseen tullaan valmistellummin. Mutta arkisemmissa tai pienemmissä asioissa sorrutaan vanhoihin tapoihin.
Entä, jos pelisäännöt olisivat selvät?
Jokaiselle kerrotulle esimerkille yhteistä kuitenkin on pelisääntöjen puute.
Entä, jos pelisäännöt olisivat selvät: miten kokouksiin valmistaudutaan ja niissä toimitaan, miten pidetään kokouksia ilman isännöitsijää, miten taloyhtiön varoja voi käyttää, mistä ja kenelle asioista ja tekemisistä raportoidaan.
Saan usein kuulla, että taloyhtiöt ja hallitukset ovat erilaisia ja jokainen haluaa hoidettavan asioitaan omalla tavalla. En usko tähän. Olen täysin varma, että useimmat hallitukset ovat tyytyväisiä, kun isännöitsijä ehdottaa heille selkeitä pelisääntöjä kokouskäytännöistä, viestinnästä ja raportoinnista, valtuuksista hankinnoissa ja niin edelleen.
Jos joku hallitus sitten haluaa erilaisen käytännön, tehdään poikkeus sen kohdalla. Helpottaa kuitenkin isännöintiä, kun kaikkien kanssa toimitaan pääpiirteittäin samalla tavalla.
Isännöintiyrityksen ja isännöitsijän työpöydällä on paljon asioita, eikä aikaa tahdo löytyä kehittämistyölle ja yhteisten toimintatapojen pohtimiselle. Aina ei tarvitse tehdä asioita yksin. Jos kehittäjää ei löydy omasta organisaatiosta, apua voi pyytää vaikka Isännöintiliiton asiantuntijoilta. He voivat tulla johdattamaan keskusteluja ja pohdintoja ja luomaan yhteisiä pelisääntöjä.
PS. Isännöitsijä voi luoda itse omat pelisäännöt isännöimilleen yhtiöille, jos yritykseltä ei löydy tähän aikaa tai tahtotilaa.
Tutustu myös jäsenohjeeseen hallitustyöstä (vaatii kirjautumisen).