Ongelmissa on negatiivinen tunnelma. Jotkut eivät siedä koko sanaa. Puhutaankin usein haasteista, kysymyksistä tai pulmista.
Ei niissäkään mitään vikaa ole, mutta kun toteaa, että hei, tässä meillä on selvä ongelma, sitä on suoraviivaisempi lähteä myös ratkomaan. Ongelman nimeäminen onkin ongelmanratkaisun ensimmäinen askel, joka ei muuten ole niin helppoa kuin kuvittelisi.
Ongelmanratkaisuun on olemassa liuta erilaisia menetelmiä. Kokeilimme omassa tiimissä A3-menetelmää, joka etenee vaiheittain:
- Ongelman nimeäminen
- Nykytilan kuvaus
- Tavoitetila
- Analyysi
- Vastatoimenpiteet
- Toteutussuunnitelma
- Seuranta
Muutamia ajatuksia kokeilustamme:
- Ongelman nimeämistä kannattaa pohtia huolella. Aina ensimmäinen mieleen tuleva ongelma ei ole se paras, joten tähänkin kohtaan kannattaa varata aikaa. Kun ongelman saa kiteytettyä lyhyeksi eikä se syyttele tai ole toimenpide itsessään, ollaan hyvässä vauhdissa kohti ratkaisua.
- Malttamaton mieli meinaa lipua ratkaisuihin ongelman nimeämisen aikana tai heti sen jälkeen. Homman juju piilee kuitenkin siinä, että edetään kohta kohdalta eikä oikaista liian nopeasti toimenpiteisiin.
- Jos työpajalle on rajallinen aika, fasilitoijan on hyvä suunnitella ajankäyttö tarkasti. Rajattu aika toimi meillä myös moottorina saada tuloksia aikaiseksi.
- Kun asiat kirjaa ylös loogisesti, voi ongelmaa asettua katsomaan kauempaa. Silloin näkee myös laajemmalle eikä tunne ota valtaa. Ongelmasta tulee tekemisen kohde.
- Ongelmanratkaisu on tiimityötä, joten ympärille kannattaa koota sopiva joukko osaamista ja intoa. On hankalaa ratkoa sellaista asiaa, johon tiimillä ei ole ymmärrystä tai motivaatiota. Kun sopiva joukko on kasassa, yhdessä ratkominen on hauskaa ja tuloksellista. Porukka sitoutuu asian edistämiseen kuin itsestään.
Ongelmanratkaisu saa hullunkurisesti iloitsemaan ongelman nimeämisestä. Silloin ratkaisun mahdollisuus on jo olemassa. Helppoa se ei silti useinkaan ole. Ratkaisun löytyminen voi vaatia monia kokeiluja eivätkä kokeilut aina onnistu.
Henri Alén tiivisti mielestäni hauskasti ratkaisukeskeistä ajattelutapaa yhdessä Leadcast-podin jaksossa: ”Aina on ratkaisu. Se on olemassa. Aina on ratkaisu. Ei ole olemassa tilannetta, mihin ei ole ratkaisua. Se pitää vain löytää.”
Meidän ongelmanratkaisupajassamme ratkottiin sitä, että organisaatiossa ei ole projektinhallinnan osalta yhtenäisiä toimintatapoja eikä työkaluja. Vastatoimenpiteet ongelman syihin on aloitettu.